Afin de faciliter et d'automatiser une série de traitements lors de l'injection des données de Virtual Invoice vers la comptabilité, il vous faut adapter les paramètres généraux de WinBooks.

Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur VIRTUAL INVOICE.

 

Onglet Généralités

Indiquez si vous désirez un message d'alerte lorsqu' apparaît dans Virtual Invoice une facture non équilibrée (Lorsque l'égalité arithmétique de la facture n'est pas vérifiée : Base + TVA <> Total TTC) et/ou  quand la facture se présente sans décimales

Il vous est également possible de demander à ce que les fiches signalétiques clients et fournisseurs soient complétées dans WinBooks lorsque Virtual Invoice dispose d'informations supplémentaires (N° d'entreprise ou compte IBAN par exemple).

L'option "importer des informations du cachet analytique" détermine la manière dont ces informations analytiques seront réparties sur les comptes généraux qui composent la pièce comptable.

Soit "Au prorata", les imputations du cachet analytique sont réparties sur les différents comptes généraux au prorata des montants imputés sur les comptes généraux.

Soit "Sur la première ligne"  toutes les imputations du cachet analytique sont imputées sur le premier compte général de la pièce.

Remonter le code TVA dans les imputations comptables (partie gauche écran d'encodage)

A quelques exceptions près, les informations TVA sont injectées dans la partie droite de l'écran d'encodage de WinBooks Classic dans les colonnes réservées à cet effet.

Vous pouvez opter pour que la ventilation par code TVA se fasse dans la partie gauche de l'écran d'encodage. Cela peut faciliter l'exploitation de certains documents.

Cette option est d'office activée pour un dossier de législation luxembourgeoise.


Onglet Achats

 

Spécifiez les comptes généraux centralisateurs pour les frais de port et les vidanges sur achats.

Retenez l'option d'utiliser les dictionnaires Virtual Invoice, plutôt que ceux de WinBooks. Les dictionnaires sont des jeux d'écritures qui peuvent être mémorisés par défaut pour un fournisseur. Ceux de Virtual Invoice sont beaucoup plus puissants, en ce sens que vous pouvez spécifier la correspondance entre les zones reconnues sur la facture, et les comptes d'imputation dans la comptabilité.

La zone Commentaire d'une facture d'achat WinBooks est automatiquement remplie suivant le contenu de la zone Num./Commentaire de Virtual Invoice.
Toutefois, il se peut que cette information ne soit pas suffisante pour vous. Vous pouvez donc personnaliser le contenu de la zone commentaire.
Cliquez sur , et une fenêtre reprenant les zones qui peuvent être reprises dans la zone Commentaire est affichée.
Pour réaliser l'exemple repris ci-dessous ;

  1. Sélectionnez la zone Num/Commentaire
  2. Cliquez sur 
  3. Cliquez sur 
  4. Sélectionnez la zone Num/Commentaire
  5. Cliquez sur 
  6. Pour terminer, cliquez sur 

  

Choisissez ensuite le caractère séparateur à utiliser si vous reprenez plus de deux zones dans le Commentaire.

La zone Commentaire étant limitée à 40 positions, cochez Mettre le contenu dans le champ mémo s'il dépasse 40 caractères afin de ne pas tronquer le contenu de la zone Commentaire.

Onglet Ventes

 

Spécifiez le client comptoir à utiliser en cas d'encodage de factures sans compte bancaire ni numéro de TVA.

Spécifiez les comptes généraux centralisateurs pour les frais de port et les vidanges sur ventes.

Sélectionnez les dictionnaires Virtual Invoice si vous souhaitez les utilisez en Ventes.

  • Vous pouvez définir un Dictionnaire par défaut, très utile par exemple si vous utilisez le même dictionnaire pour tous les clients

Cochez la case Avertissement si le numéro de facture reconnu est différent du numéro de pièce comptable si vous désirez qu'un message d'alerte soit affiché si le numéro de la facture client repris sur celle-ci diffère du numéro de pièce comptable proposé par WinBooks.

Onglet Divers

 

Sélectionnez les approbations Virtual Invoice si vous souhaitez que les approbations de factures soient répercutées au niveau des paiements fournisseurs dans WinBooks.

Le paramétrage de l'approbation au sein de WinBooks est défini dans le chapitre Comptabilité et gestion des paiements.

Si vous souhaitez pouvoir apposer un cachet analytique sur un document scanné dans Virtual Invoice, au départ d'une demande d'approbation ou en mode libre, activez "Gérer les imputations analytiques"

Vous pouvez également générer le cachet des imputations comptables lors de l'encodage d'une facture. Vous pouvez dès lors consulter les imputations comptables dans l'onglet Imput des marques reconnues.

Toute modification comptable ou analytique apportée à la pièce comptable est  automatiquement  répercutée vers les cachets des imputations comptables et analytiques de Virtual Invoice.

L'affichage des cachets analytiques et des imputations comptables ne sera pris en compte qu'à partir des documents encodés après activation de ces options.


Parmi les dernières options, la première vous permet de synchroniser la fenêtre des documents et des transactions (historique des factures) : quand vous changez de facture dans la comptabilité, l'image de la nouvelle facture apparaît automatiquement, toutefois au prix d'un léger ralentissement, le temps d'afficher la nouvelle facture.

La dernière option propose par défaut de ne pas afficher la fenêtre des marques reconnues quand vous consultez des documents archivés, déjà comptabilisés. En effet, cette fenêtre n'a plus beaucoup d'intérêt une fois l'encodage terminé, et cela vous permet de gagner en espace de visualisation du document.





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