Aan het einde van dit hoofdstuk vindt u een voorbeeld in een video.
U kent reeds de mogelijkheden om automatisch te boeken in Virtual Invoice: eens de basisbedragen en de BTW herkend en rekening houdend met vooraf gedefinieerde defaultrekeningen in de betrokken leveranciersfiche, "passeerden" de meerderheid van de facturen van de eerste keer: Virtual Invoice stelde de juiste boekingen voor, zo goed zelfs dat de factuur rechtstreeks kon worden bewaard.
Ja maar ... wanneer de facturen ingewikkelder zijn, met name wanneer zij meerdere boekingen vergen of niet voorziene velden bevatten, dan daalt de productiviteit van de boeking: men dient dan elke keer de boekingen aan te passen.
Vandaar het belang van het bestaan van 'Vi sjablonen': linken van te gebruiken rekeningen met herkende velden in VI.
Activeer allereerst de optie 'De Virtual Invoice sjablonen gebruiken' in WinBooks Accounting zoals beschreven in de algemene parameters: in dit geval is het deze laatste die prioritair zal worden gebruikt indien er reeds een sjabloon in de boekhouding werd gedefinieerd.
Als voorbeeld hieronder de factuur van het social secretariaat, dat we reeds gebruikten voor het herkennen van extra velden en het mobiel anker.
De eerste keer moet u de verrichtingen manueel in de boekhouding boeken. Hieronder een voorbeeld van zo'n boeking in WinBooks Classic.
Alvorens de boeking van deze factuur te bewaren, moet u deze boeking bewaren in een Vi Sjabloon via de knop 
.
Het volgende scherm komt te voorschijn en laat u toe om de boekhoudkundige rekeningen te linken met de herkende velden op de factuur.
De naam van dit sjabloon is de naam van de leverancier. De lijnen werden reeds ingevuld met de rekeningen en zelfs de herkende velden werden reeds hieraan gelinkt (op basis van de bedragen).
Controleer of pas dit voorstel aan: de pop-up van de kolom 'Index VI' geeft toegang tot de lijst met beschikbare velden. U kunt hier het gewenste veld selecteren.
Het is zelfs mogelijk om berekeningen te doen (optellen / aftrekken) en dus een combinatie van herkende bedragen te linken aan boekhoudkundige rekeningen, door op de knop 'Toevoegen' te klikken: let erop om tussen twee herkende zones een operator (+ of -) te kiezen. U merkt dus dat deze krachtige parametrering u moet toelaten om al uw boekingsproblemen op te lossen, zelfs de meest gesofisticeerde.
Van zodra de sjabloon is bewaard (druk hiervoor op de knop 'Registreren'), alsook de boeking van het factuur zelf, zal Virtual Invoice voortaan dit boekingsschema voor de volgende facturen van deze leverancier reproduceren. Alles gaat automatisch en de enige interventie die overblijft is het klikken op de knop "Bewaren" !
U kunt natuurlijk een bestaand sjabloon via de knop 
wijzigen: Virtual Invoice zal u dan voorstellen om deze aan te vullen of de bestaande sjabloon te vervangen.
Video voorbeeld
Deze video is het vervolg van het voorbeeld uit het hoofdstuk 'Mobiele ankers'.
