Exemples de scénarios d'approbation

L’objectif de ce chapitre est de vous présenter quelque scénarios courants d’approbation et la manière de les configurer.

Pré-requis :

-  Un ou plusieurs signataires doivent avoir été ajoutés.

-  Un ou plusieurs fournisseurs doivent avoir été ajoutés dans la comptabilité.

-  Répondre à ces deux questions :

• Pour pouvoir payer les  factures du fournisseur X, j’ai besoin de l’approbation de quel(s) signataire(s) ?
• Avant d’arriver aux différentes personnes validant le paiement des factures du fournisseur X, les factures doivent-elles être préalablement approuvées par un ou plusieurs autres signataires ?

Scénario 1 : Le directeur financier

C’est le cas le plus simple, pour pouvoir payer une facture vous n’avez besoin que de l’approbation du directeur financier.

Dans  l’écran « Paramétrage fournisseur », il suffit de créer une nouvelle règle « FORWARDTO Boss ».

Puis il faut définir la règle pour le ou les fournisseurs concernés. Il est possible d’appliquer une règle à plusieurs signataires en même temps. Il suffit de sélectionner les différentes lignes puis de sélectionner la règle dans la liste et d’appliquer la modification pour la sélection.

Scénario 2 : La secrétaire et ensuite son directeur.

Pour pouvoir payer la facture il faut l’approbation du directeur et pour que la facture arrive chez le directeur il faut que la secrétaire approuve la facture préalablement.

Dans  l’écran « Paramétrage fournisseur »,  dans la colonne « premier signataire » sélectionnez le signataire « secrétaire ». Dans le cas où cette dernière approuve, une demande sera alors transmise automatiquement vers le directeur qui est spécifié dans la règle pour le paiement.

Scénario 3 : Après la secrétaire, soit le directeur A ou le directeur B approuve. Au final, le directeur financier approuve pour le paiement

Dans ce cas,  la secrétaire a besoin de l’approbation du directeur A ou du B pour que le document puisse être approuvé au final par le directeur financier.

1. Dans l’écran « paramétrage fournisseur », dans la colonne « premier signataire » sélectionner le signataire « secrétaire »

     2.  Dans la règle pour le paiement, créer une règle ou modifier la règle par défaut et mettre « FORWARD TO boss »

  

       3. Ensuite il faut indiquer dans la règle particulière du signataire secrétaire que le directeur A ou le directeur B doivent approuver après elle. Pour cela, il suffit d’éditer la fiche du signataire secrétaire et dans l’onglet « Avancé », cliquer sur « éditer » et la indiquer « FORWARD TO chef1 OR FORWARDTO chef2 ».

       4. Dans les fiches des signataires chef1 et chef2 éditer la règle particulière et indiquer « FORWARDTO boss ».

Scénario 4 : Après l'approbation par la secrétaire, le directeur A et B doivent approuver. Au final, le directeur financier approuver pour le paiement

Dans ce cas,  la secrétaire a besoin de l’approbation du directeur A et du directeur B pour que le document puisse être approuvé au final par le directeur financier.

    1. Reprendre le scénarion vu au point numéro 3 mais remplacer la règle particulière du signataire secrétaire par «FORWARDTO chef1 AND FORWARDTO chef2

Scénario 5 : Le directeur financier a besoin dans certains cas de l'approbation préalable d'un ou plusieurs de ses colaborateurs.

Dans ce cas le document est envoyé en premier au directeur. Ce dernier peut alors demander l’approbation d’un de ses employés. Ensuite une fois l’approbation ou le refus apposé par l'employé,  le document retourne vers le directeur pour que ce dernier approuve ou refuse.

   1.  Dans l’écran «paramétrage fournisseur », dans la colonne « règle pour le paiement » Sélectionner la règle « CHEF_ONLY » éditée plus haut.

    2. Dans la règle particulière du signataire chef: Indiquer qu’il peut envoyer une demande d’approbation manuelle et facultative à l’employé 1 ou à  l’employé 2.

   3. Dans la règle particulière de chaque employé, indiquer qu’une demande d’approbation automatique du chef est nécessaire.

Scénario 6 : Un responsable demande l'approbation d'un ou plusieurs de ses collaborateurs. Au final , le directeur financier approuve les factures approuvées préalablement par un directeur.

Ce cas est le même que celui vu au point précédent sauf que pour approuver pour paiement la facture il faut l’approbation du directeur financier après celle d'un des responsables.

Reprendre le schéma vu au scénario 5 mais remplacer l’écran du « paramétrage fournisseur » par

1.   Dans la colonne premier signataire sélectionner le responsable
2.   Dans la règle pour le paiement sélectionner la règle contenant le boss (dans notre exemple c’est la règle par défaut)

  

Scénario 7 : La secrétaire est la seule à savoir qui doit approuver la facture.

Dans ce cas la secrétaire doit obligatoirement envoyer une demande d’approbation à une autre personne.

      1. Dans la règle particulière de la secrétaire il faut indiquer qu’elle doit envoyer obligatoirement une demande d’approbation à une ou plusieurs personnes.

Dès à présent tant que la secrétaire n’a pas apposé un cachet de demande pour un des signataires, le document restera dans son répertoire de transfert même si elle approuve le document. Elle est donc dans l'obligation de faire une demande pour la facture continue son parcours.

Scénario 8 : Règle complexe

Le module d’approbation vous permet de créer des règles d’approbation plus complexes:

   1. Le directeur financier n'approuve que si le montant de la facture est supérieur ou égal à 10 000 euros, en dessous de ce montant la facture peut être payée automatiquement.

   2. Le choix du signataire est fait en fonction de la valeur reconnue dans une zone paramétrable:

   3. Une facture nécessite d'office l'approbation d'un responsable projet mais si le montant est supérieur à 1 000 euros alors l'approbation du directeur financier est requise également.

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