Gestion des comptes en sommeil (invisibles)
Nouveau composant pour la gestion des backups
Le composant XceedZip est désormais utilisé par WinBooks en lieu et place de Dynazip. Ce composant bien plus récent utilisé pour effectuer les backups ou les fichiers d'Import/Export permet entre autre de créer un backup sur une clé USB, autorise les espaces dans les noms de répertoires/de fichiers et, ne pose pas de problème si en TS/Client Serveur vous avez un utilisateur Winbooks ayant un "espace" dans son Login.
Gestion des libellés alternatifs des comptes généraux
Dans le menu DOSSIER/IMPRIMER lorsque vous sélectionnez les onglets Analytique ou Immobilisés vous avez la possibilité de choisir d'imprimer le libellé prinicpal ou le libellé alternatif des comptes généraux.
Tableau de bord
En un seul clic et sur un seul tableau, vous disposez d'une vue d'ensemble de vos principaux résultats comptables.
Vous y retrouvez entre autre :
- les liquidités ainsi qu'un ratio de liquidité.
- le compte de résultat simplifié.
- le solde des comptes de TVA. Comptes TVA définis comme comptes centralisateurs d'une part et les comptes courants de l'Administration définis dans le paramétrage général d'autre part.
- les totaux des balances âgées clients et fournisseurs.
- la date du dernier rappel envoyé via le module des rappels clients.
- la date du dernier virement fournisseur émis via le module des virements fournisseurs.
- la date des derniers amortissements comptabilisés via le module des immobilisés.
- par journal, le numéro et la date de la pièce dont la date est la plus récente.
- Sélectionnez le menu AUDIT
- Choisissez l'option TABLEAU DE BORD
- Sélectionnez soit l'option A ce jour soit l'option Fin de période.
- l'option A ce jour reprend toutes les données de l'exercice courant. Si vous avez deux exercices ouverts, que vous soyez en année 1 ou en année 2, ce sont les résultats de l'exercice 2 (en tenant compte du REOPEN) qui sont affichés.
- l'option Fin de période reprend toutes les données encodées jusqu'à la période sélectionnée.
- Signalez si vous voulez tenir compte des écritures de simulation.
- Cliquez sur
En cliquant sur 
en regard d'une rubrique une nouvelle fenêtre reprenant le détail des comptes composant la rubrique est affichée.
Vous pouvez interrompre le calcul en cliquant sur 
.Dans ce cas, l'icône 
sera affichée dans le coin supérieur droit des éléments du tableau entièrement calculés avant l'interruption.
Le bouton 
vous permet, après calcul, de générer le fichier nécessaire à l'établissement du Dashboard.
Pour que cette fonctionnalité soit activée vous devez préalablement installer certains composants.
Le bouton 
vous permet après calcul, d'envoyer les données du Tableau de bord vers le portail Connect de votre client.
Les comptes courant Administration TVA sont à paramétrer dans Dossier/Paramétrage/Général Onglet OD Automatiques/OD TVA
Comme pour les graphiques, le bouton 
permet d'ajouter l'image écran dans le presse papier et donc de le coller dans un autre fichier ou document.
Le tableau de bord est uniquement accessible en législation belge, dans les deux exercices courants et ne tient pas compte des écritures de simulation.
Si la gestion de la confidentialité a été activée, seuls les utilisateurs ayant tous les droits ont accès au tableau de bord.
Tableau des statistiques
Le tableau des statistiques vous affiche par période et par type de journal le nombre de documents ou d'imputations. Cela vous offre la possibilité de visualiser d'un coup d'oeil les périodes pour lesquelles il n'y a pas encore eu d'écritures. Ou encore, en tant que fiduciaire connaitre le nombre de pièces encodées par période.
Ce tableau est subdivisé en deux parties, une par exercice.
- Sélectionnez le menu AUDIT
- Choisissez l'option STATISTIQUES DOSSIER
- l'option A ce jour reprend toutes les données de l'exercice courant. Si vous avez deux exercices ouverts, que vous soyez en année 1 ou en année 2, ce sont les résultats de l'exercice 2 (en tenant compte du REOPEN) qui sont affichés.
- Sélectionnez soit le Nombre de documents soit le Nombre d'imputations
- Ensuite, par exercice comptable, renseignez l'intervalle des périodes à analyser et cocher la case Détail par journal si vous préférez afficher le détail par journal.
Cliquez sur
Le calcul doit être lancé par exercice
Cliquez sur
si vous désirez imprimer le résultatCette fonction est uniquement accessible aux licences fiduciaires.
Contrôle Audit (en cours de développement)
Factures à recevoir (en cours de développement)
Affichage des totaux issus des années archivées
Lorsque vous accédez à l'onglet TOTAUX via la F3 des clients, fournisseurs ou comptes généraux, vous pouvez, lorsque les années archivées sont accessibles, afficher les totaux des deux années courantes mais également les soldes, Chiffres d'affaires des années précédentes. Vous pouvez ainsi comparer le résultat sur plus de deux exercices.
Zone paramétrable code marchandise Intrastat dans les fiches clients - fournisseurs
Vous pouvez ajouter une zone pré-paramétrée dans les fiches clients et fournisseurs qui vous permet d'encoder un code marchandise (Numéro de nomenclature Intrastat) par défaut.
Bien entendu, ce code marchandise ne doit être renseigné que pour les clients ou fournisseurs intracommunautaire, et pour lesquels ce sont régulièrement les mêmes codes marchandises qui sont utilisés.
Lors de la présentation de la fenêtre Intrastat pendant l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit intracommunautaire, le code marchandise sera automatiquement repris sur la première ligne.
Layout spécifique pour les lettres de rappel par mail.
Le layout utilisé pour générer le texte des rappels, peut être différent pour l'envoi des rappels par e-mail. En effet, un rappel standard peut être imprimé sur un papier pré-imprimé contenant le logo et les coordonnées de votre entreprise. Si le même layout est utilisé pour envoyer les rappels par mail, le logo et les coordonnées ne seront donc pas repris. Il vous est donc possible dans l'écran de paramétrage des layouts de mettre à jour des layouts spécifiques pour l'envoi par mail. Si vous ne modifier pas les layouts, c'est le layout classique qui est utilisé pour l'envoi des mails.
La procédure de mise à jour est totalement identique à celle des layouts classiques.
Gestion de la connexion Internet revue pour l'envoi des rappels par mail
Configurer la connexion internet
Sélectionnez le menu DOSSIER.
Choisissez l'option PARAMÉTRAGE et ensuite l'option INTERNET du sous-menu.
Login Utilisateur
Nom du compte
Password
Mot de passe (lié au nom du compte)
E-mail adress
Adresse e-mail
Server mail out
Serveur de courrier sortant
Port
N° du port utilisé pour le serveur de courrier sortant
Requiert login
Le serveur de courrier sortant requiert une authentification
Type de connexion cryptée
Type de connexion sécurisée utilisée par le serveur de courrier sortant (None, SSL ou TLS)
Server mail in
Serveur de courrier entrant
Port
N° du port utilisé pour le serveur de courrier entrant
Encryptage SSL
Cochez cette case si le serveur de courrier entrant utilise SSL
Lorsque vous envoyez simultanément un certain nombre de rappels ou de factures par mail, certains "gestionnaire de mails" peuvent bloquer l'envoi de vos mails et/ou les considérer comme SPAMS.
Connexion
Type de connexion utilisée (Connexion directe ou réseau)
Le bouton 
permet de vérifier la validité de votre paramétrage des serveurs de courrier entrant et sortant.
Onglets Rappels et Facturation
Si vous envoyez les factures et ou les rappels par mail, il se peut que deux utilisateurs différents envoie les rappels d'une part et les factures d'autre part à partir du même PC.
Dans ce cas, vous pouvez paramétrer la connexion internet pour l'envoi des rappels et ou des factures.
Lorsque les données de ces onglets sont remplies, ce sont ces paramètres qui seront tenus en compte lors de l'envoi des rappels ou des factures par mail.
Ce paramétrage peut se faire par dossier.
Exemple de paramétrage utilisable pour GMAIL
Paramètres | |
|---|---|
Login-utilisateur | votre adresse e-mail complète (y compris (@gmail.com ou @votre domaine.be)) |
Password | votre mot de passe Gmail |
E-mail address: | votre adresse e-mail |
Server Mail Out | smtp.gmail.com |
Port | 465 |
Requiert Login | coché |
Type de connexion cryptée: | SSL |
Server Mail In | pop.gmail.com |
Port | 995 |
Encryptage SSL | coché |
Connexion | Connexion directe (LAN, Proxy,... ) |
Exemple de paramétrage utilisable pour Skynet
Paramètres | |
|---|---|
Login-utilisateur | votre adresse e-mail complète (y compris @skynet.be) |
Password | votre mot de passe Skynet |
E-mail address: | votre adresse e-mail |
Server Mail Out | relay.skynet.be |
Port | 587 |
Requiert Login | coché |
Type de connexion cryptée: | TLS |
Server Mail In | pop.skynet.be |
Port | 110 |
Encryptage SSL | décoché |
Connexion | Connexion directe (LAN, Proxy,... ) |
Exemple de paramétrage utilisable pour Outlook
Paramètres | |
|---|---|
Login-utilisateur | votre adresse e-mail complète |
Password | votre mot de passe outlook |
E-mail address: | votre adresse e-mail |
Server Mail Out | |
Port | 587 |
Requiert Login | décoché |
Type de connexion cryptée: | SSL |
Server Mail In | |
Port | 995 |
Encryptage SSL | coché |
Connexion | Connexion directe (LAN, Proxy,... ) |
Exemple de paramétrage utilisable pour Outlook 365
Paramètres | |
|---|---|
Login-utilisateur | votre adresse e-mail complète |
Password | votre mot de passe outlook |
E-mail address: | votre adresse e-mail |
Server Mail Out | |
Port | 587 |
Requiert Login | coché |
Type de connexion cryptée: | TLS |
Server Mail In | |
Port | 995 |
Encryptage SSL | coché |
Connexion | Connexion directe (LAN, Proxy,... ) |
Dans certains environnements où Outlook 365 est implémenté , si le paramétrage Outlook 365 n'est pas fonctionnel, c'est le paramétrage Outlook qu'il faut utiliser.
Ces informations sont indispensables pour utiliser la messagerie Internet intégrée dans l'Import/Export WinBooks, l'envoi des rappels par mail ou encore l'envoi d'un back-up. Elles sont en principe mentionnées sur la confirmation d'inscription qui vous a été envoyée par votre Provider Internet. Si vous avez des difficultés à compléter ces informations, vous pouvez toujours consulter le paramétrage de votre programme de messagerie, faire appel à votre Provider Internet ou demander à votre revendeur Winbooks.
Nous vous recommandons d'utiliser une nouvelle adresse internet dédicacée pour l'échange de courriers comptables WinBooks. En effet, si vous utilisez votre adresse e-mail courante, la consultation de la boîte aux lettres dans WinBooks fera apparaître les courriers non destinés à Winbooks, que WinBooks n'est pas en mesure d'ouvrir.
Les informations de l'onglet "Défaut" sont sauvegardées dans la registry. Exemple : HKEY_USERS\S-1-5-21-220523388-1604221776-725345543-1157\Software\VB and VBA Program Settings\Winbooks\Internet
Les informations des onglets "facturation" et "Rappels" sont sauvegardées dans le fichier des paramètres.
Virements fournisseurs et autres bénéficiaires sous le layout SEPA
La mise en route des virements SEPA a été l'occasion de revoir en grande partie le programme des virements fournisseurs.
Critères de sélection lors de la génération de la proposition de paiement
Génération du paiement
- Fichier
- Paramétrage du commentaire de l'OD de paiement
Les immobilisés
Méthodes de calcul d'amortissement de l'année 1
Vous avez la possibilité de choisir la méthode de calcul de la dotation comptabilisée dans la première période pour lequel le bien sera amorti. Ceci, uniquement dans le cas du calcul par Annuité complète
- Méthode standard : Le montant annuel de la dotation est équitablement réparti sur les mois restants (depuis la date de début d'amortissement).
- Méthode alternative : Le total des dotations des mois précédents l'achat est repris dans le premier mois dans lequel un amortissement est acté. Pour activer cette méthode, cocher la case Calcul alternatif de la première période.
- Exemple :
- Valeur d'acquisition : 12000 EUR, (Linéaire 10* -> Dotation annuelle = 1200 EUR)
- Date de début d'amortissement : 12/05/2010 (Il reste 8 mois dans lesquels les amortissements peuvent être actés.)
- Exercice comptable : 01/01/2010 au 31/12/2010
- Calcul des amortissements du moi de Mai 2010
- Méthode standard : 1200 EUR/8 = 150 EUR. Le montant total des amortissements de l'année est divisé suivant le nombre de périodes à amortir. 150 EUR seront ainsi amorti chaque mois de l'exercice courant.
- Méthode alternative : 1200 EUR/12 * 5 = 500 EUR. Le montant total de l'annuité est divisié par 12 (12 mois) ensuite multiplié par le nombre de mois depuis le début de l'exercice jusqu'à la date du premier amortissement. Pour les 7 mois restants de l'exercice courant, un amortissement de 100 EUR (1200 EUR/12) sera acté.
Ce paramètre ne peut être activé ou désactivé que s'il n'y a pas d'écritures (autres que reprise) d'amortissement dans les 2 exercices actifs pour des biens étant acquis durant ces 2 exercices.
Pour rappel, la législation ne donne de directives qu'au niveau de l'entièreté de l'exercice. Pendant l'exercice, il n'y a pas de règles définies.
- Date de création de la société
- Cette date ne doit être renseignée que si vous démarrez le module des amortissements de WinBooks, l'année de la création de la société. En effet, lorsqu'une entreprise est créée en mars et que son année comptable se termine en décembre par exemple, vous nedevez amortir que 10 mois même si vous travailler en annuité complète.
Transfert des comptes (Reorganisation)
Après l'installation de 5.20, une réorganisation de votre dossier sera exigée avant de lancer le premier calcul d'amortissement qui suivra cette installation.
Ceci dans l'unique but de mettre à jour les données relatives aux transferts de comptes.
En effet, jusqu'à ce jour, rien n'indiquait dans l'historique des immobilisés qu'un transfert de compte avait été effectué.
Après cette réorganisation,vous retrouverez, dans l'historique, une ligne (Montant de couleur orange) lorsqu'un transfert de compte a été exécuté pour cet immobilisé.
Pour les nouveaux transferts, l'historique sera automatiquement mis à jour.
Liste des cessions
La liste des cessions reprend pour chaque immobilisé cédé totalement ou partiellement, le pourcentage et la date de la cession, ainsi que la valeur avant cession, la valeur de la cession et le montant de la plus ou moins value.
Liste des subsides
L'historique des subsides est une liste similaire à l'historique des immobilisés qui concerne plus particulièrement les subsides.
Historique des immobilisés
La principale amélioration de cette liste, concerne la reprise des informations relatives aux transferts de biens. Et ce uniquement si le regroupement par compte général est demandé.
Liste des paramètres
Dans le menu DOSSIER/MAINTENANCE/LISTE DES PARAMETRES vous avez la possibilité d'imprimer les liste des paramètres. Cette liste reprend en détail tous les paramètres renseignés dans les différents modules de WinBooks (Paramétrage général, les champs paramétrables, les paramètres des rappels, les préférences utilisateurs, les journaux, les périodes clôturées...).
Vous avez la possibilité de sélectionner le ou les module(s) pour le(s)quel(s) vous désirez imprimer ces paramètres, ou encore à l'aide de l'option Tout sélectionner, les sélectionner tous.
Détail des données imprimées
Coordonnées société
Nom, adresse, numéro d'entreprise, le type de législation...
Licence
Reprend les informations liées à la licence comme le numéro de série, de licence, de code d'installation...
Modules disponibles
Liste des modules activés dans le dossier
Version
Version de WinBooks et de différents composants
Répertoires
Répertoires de backup, des archives, de sauvegarde des fichiers XML...
Imprimantes
Liste des différentes imprimantes accessibles
Test configuration
Reprise des informations du test de configuration
Préférences utilisateurs
Impression des paramètres encodés dans les préférences utilisateurs.
Centralisateurs
Liste des comptes centralisateurs définis dans le paramétrage général
Gestion TVA et administratif
Paramètres définis au niveau des onglets déclarant et expéditeur du paramétrage général
Champs paramétrables clients
Champs paramétrables fournisseurs
Champs paramétrables des comptes généraux
Comptes hors PCMN
Liste des comptes généraux non repris dans le PCMN et qui seront donc exclus du bilan interne
Bornes comptables
Données concernant les deux exercices courants et leur périodicité
Encodage
Paramètres définis au niveau de l'onglet encodage du paramétrage général
Rappels
Paramètres des rappels
Divers
Données diverses, telles que le titre du bilan, le mémo du dossier, l'identifiant au regroupement TVA, les données relatives à un transfert de dossier éventuel...
Journaux
Liste des journaux
Clôtures
Pour les deux exercices courants, statut des périodes par type de journal
Analytique
Paramètres analytiques
Liaison bancaire CODA
Paramètres du module CODA
Facturation
Paramètres définis au niveau de l'onglet facturation du paramétrage général ainsi que les comptes centralisateurs et les champs paramétrables des articles.
Immobilisés
Paramètres du module des immobilisés et les champs paramétrables des fiches d'immobilisé.
Isabel 6
Date de la dernière synchronisation
Virtual Invoice
Paramètres définis au niveau de l'onglet Virtual Invoice du paramétrage général
En cochant l'option Avec les informations techniques vous pouvez en regard du paramètre, imprimer son adresse technique.
Exemple
Analyse bilantaire
Lorsque vous éxécuter le programme d'Analyse Bilantaire, menu DOSSIER/ANALYSE BILANTAIRE
Une fenêtre vous permet de sélectionner une fourchette de périodes mais en partant toujours de la période REP de l'exercice courant. Très utile si vous désirez un bilan intermédiaire du premier semestre par exemple alors que vous avez déjà commencé à comptabiliser sur les pérides suivantes.
Vous pouvez également tenir compte du reclassement bilantaire 'bilan officiel' lors de la génération d'un bilan mais uniquement si vous transférez un exercice comptable complet.
Petits Plus
Accès vie la menu dossier au site Vies
Lorsque vous consultez un client ou un fournisseur pour lequel un numéro de TVA intracommunautaire a été introduit, vous pouvez vérifier sa validité soit en cliquant sur le bouton check en regard du numéro de TVA intracommunautaire soit en appelant le programme VIES à partir du menu DOSSIER/CONTROLE VIES.
L'appel au contrôle via le programme Internet sera fait automatiquement.
Cet appel au programme VIES est également possible pour les clients et les fournisseurs belges. Il permet en autre de différencier les clients avec un N° d'entreprise et assujettis, des clients avec N° d'entreprise non assujettis qui eux, ne sont pas repris dans cette base de données.
Accès à la centrale des bilans
Une icône BNB a été ajoutée en regard du N° d'entreprise des fiches clients et fournisseurs belges.
En cliquant sur cet icône, une fenêtre internet vous est présentée reprenant automatiquement les bilans disponibles auprès de la centrale de bilans de la BNB pour le client ou le fournisseur consulté.
Vous pouvez accéder à cette même fonctionnalité à partir de Menu DOSSIER/CENTRALE DES BILANS.
Accès au Moniteur belge
Le Menu DOSSIER/MONITEUR BELGE permet d'accéder directement au site du Moniteur belge.
Gestion de l'escompte fournisseur en devises
La gestion de l'escompte fournisseur pour déduction automatique dans les virements fournisseurs est maintenant étendue aux factures en devises.
Sélection du compte général sur la liste de contrôle analytique
Vous pouvez resserrer le contrôle en ne choisissant un compte ou un intervalle de comptes généraux.
Gestion des sportifs dans les fiches 281.50
Lors de l'élaboration des fiches 281.50, vous pouvez dans la colonne Sport, lorsque c'est nécessaire, spécifier pour une ligne s'il s'agit d'un S (Sportif) ou d'un M (Formateurs, entraîneurs et accompagnateurs).
Ces données sont reprises dans la rubrique f) de la fiche 281.50 et sont reprises dans le fichier à envoyer à Belcotoax.
Si le total d'une facture est à ventiler sur S et M par exemple, vous devez utiliser 
Gestion d'un commentaire dans les fiches 281.50
La colonne Commentaire vous offre la possiblité d'encoder ou de modifier le commentaire repris pour les fiches de commissions.
Etant donné qu'il ne peut y avoir qu'un seul commentaire par fournisseur, dès que l'on rempli un commentaire, celui sera automatiquement recopié sur toutes les lignes, si on modifie une ligne elles sont toutes remodifiées.
F2 étendue lors de l'encodage des ventilations analytiques.
Lors de l'encodage de plusieurs lignes analytiques, la F2 a été étendue pour récupérer le compte analytique de la ligne précédente. C'est très utile pour les sociétés qui gèrent plusieurs plans analytiques. Si par exemple, vous avez deux plans analytiques Département et Produits. Lors de l'encodage d'une facture vous devez peut être répéter la référence du Département sur chaque ligne alors que la référence du Produit change.
Impression dans le module facturation
2 options ont été ajoutées dans le paramétrage général du module Facturation onglet Fac-Divers
Si vous cochez la case Une seule impression si duplicata lors de la réimpression d'une facture, un seul exemplaire de celle-ci sera imprimée et ce, quelque soit le nombre d'exemplaires prévu lors de l'établissement de la facture.
Cochez la case Impression directe si vous ne désirez pas qu'à chaque impression de facture......
