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Nouvelles fonctionnalités

Aide en ligne

L'aide en ligne a entièrement été revue et mise à jour.

Reprise des données du logiciel VENICE

Récupération du plan comptable, des fiches clients et fournisseurs, les codes journaux.

Les transactions comptables des 2 exercices courants sont récupérées. Les enregistrements avec les montants de TVA sont repris pour l'équilibre des transactions mais ne sont pas 'utilisables' étant donné qu'il n'y a pas de correspondance avec la table des codes TVA de WinBooks. En aucun cas on ne pourra rééditer une déclaration TVA.

Reprise des données du logiciel POPSY SQL

Récupération du plan comptable, des fiches clients et fournisseurs, les codes journaux.

Les transactions comptables des 2 exercices courants sont récupérées. Les enregistrements avec les montants de TVA sont repris pour l'équilibre des transactions mais ne sont pas 'utilisables' étant donné qu'il n'y a pas de correspondance avec la table des codes TVA de WinBooks.En aucun cas on ne pourra rééditer une déclaration TVA.

Gestion des comptes en sommeil

Après une certaine période d'activité, votre comptabilité peut se voir surchargée de comptes clients, fournisseurs ou encore généraux inutiles. Comptes que vous ne pouvez supprimer car, bien que soldés, ils possèdent un historique que vous désirez conserver.
Afin d'éviter de surcharger les écrans de consultation avec ces comptes superflus, vous avez la possibilité de mettre ces comptes en sommeil.

Pour activer cette fonctionnalité, vous devez cocher la case Gestion des comptes en sommeil dans le menu DOSSIER-PARAMETRAGE-GENERAL Onglet Encodage/Généralités.

Dès que vous avez enregistré vos paramètres, une nouvelle icône  est affichée dans les fiches des comptes clients, fournisseurs, généraux ainsi que dans les comptes analytiques, les fiches articles et les immobilisés.

Pour placer un compte en sommeil

  1. Dans la fiche du compte, cliquez sur  Le bouton change d'aspect  indiquant ainsi que le compte est en sommeil.
  2. En cliquant à nouveau sur le bouton , le compte sera à nouveau actif.

Un compte client, fournisseur ou général ne peut être placé en sommeil que s'il est soldé. Par contre un compte analytique, un article ou un immobilisé peut être placé en sommeil à tout moment.

Par défaut, seuls les comptes actifs sont affichés dans les différents écrans de consultation. Pour visualiser tous les comptes, cochez l'option Comptes en sommeil inclus.

Si vous exploitez les comptes clients ou fournisseurs en sommeil dans notre application de gestion commerciale Logistics, la zone compte en sommeil de WinBooks n'est pas liée à la zone compte en sommeil de Logistics. Ces deux fonctionnalités sont indépendantes et se gèrent de manière différente. En effet, en comptabilité, un compte client ou fournisseur ne peut être mis en sommeil que s'il n'y a pas d'écritures ouvertes ou un solde différent de 0.

#Haut de page

Génération automatique d'une opération diverse d'écart de paiement lors du lettrage à postériori

 

L'apurement d'un groupe de pièces lettrées ne peut s'effectuer que si le total des mouvements sélectionnés est égal à 0.
Toutefois, il se peut qu'un léger écart empêche cet apurement.
S'il s'agit d'un écart de lettrage, il vous faut d'abord comptabiliser une opération diverse pour pouvoir effectuer le lettrage complet.
Afin d'éviter d'encoder manuellement cette opération diverse d'écart de lettrage, WinBooks vous offre la possibilité de la comptabiliser automatiquement lors du lettrage.

Cette fonctionnalité est exclusivement exploitable lors du lettrage des comptes clients et fournisseurs.

Paramétrage

Dans le menu DOSSIER cliquez sur l'option PARAMETRAGE puis GENERAL. Sélectionnez l'onglet OD Automatiques/Ecart de lettrage
Dans l'onglet OD Automatiques/Ecart de lettrage vérifiez si un journal d'opération diverse de type 'Ecart de lettrage' est bien repris et introduisez ensuite, les comptes généraux dont vous aurez besoin pour passer cette opération diverse.

Génération de l'opération diverse d'écart de lettrage

Procédez au lettrage comme indiqué dans le lettrage à postériori.

Si un écart de lettrage inférieur ou égal au montant renseigné dans le paramétrage général est détecté, WinBooks vous propose de comptabiliser l'écart de lettrage.

La fenêtre de comptabilisation de l'écart de lettrage reprend les informations suivantes :

  • Le montant de la différence à imputer
  • Le montant de l'écart à comptabiliser. Vous avez la possibilité de modifier le montant de l'écart mais il ne peut être supérieur au montant de l'écart détecté.
  • Le code journal sur lequel l'opération diverse va être comptabilisée
  • Le compte général sur lequel la contrepartie de l'écart de paiement va être comptabilisé.
    Suivant votre paramétrage, WinBooks vous propose également de comptabiliser cet écart sur un autre compte général que vous choisirez dans le plan comptable. Les comptes de différences de change ne sont proposés que si l'écart est relatif à une différence de change (solde en devises est égal à 0 et le solde en EUR respecte les règles du Montant maximum déini dans les paramètres).
  • Le commentaire de l'opération diverse.

En cliquant sur , l'opération diverse est comptabilisée et le groupe de pièces est apuré. Si vous gérez la comptabilité analytique, le fenêtre de répartition analytique est également proposée au moment de l'enregistrement de l'OD.

 vous permet de fermer la fenêtre sans générer l'OD.

 

Factures à recevoir

Lorsque vous encodez dans l'exercice 2 une facture relative à l'exercice 1 en imputant sur le compte 'Factures à recevoir' par exemple, vous devez également comptabiliser une opération diverse dans la période de clôture de l'année 1.

De même lorsque vous encodez dans l'exercice 1 une facture pour laquelle une partie des charges est relative à l'exercice 2, vous devez en plus de la facture, comptabiliser une opération diverse dans la période de réouverture de l'exercice 2.

WinBooks vous facilite la vie en générant automatiquement si vous le désirez ce genre d'opération diverse.

Après avoir procédé au paramétrage des opérations diverses automatiques, lors de l'imputation sur un des comptes généraux définis dans cette table, WinBooks vous propose de générer automatiquement suivant le cas une opération diverse dans la période de clôture ou de réouverture.

Uniquement lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit.

Paramétrage

Dans le menu DOSSIER cliquez sur l'option PARAMETRAGE puis GENERAL. Sélectionnez l'onglet OD Automatiques/Factures à recevoir
Dans l'onglet OD Automatiques/Factures à recevoir vérifiez si les comptes généraux et les journaux d'opérations diverses sont bien complétés.

Factures à recevoir

Lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur achat sur le compte défini comme "Factures à recevoir", WinBooks vous propose de générer une opération diverse.
Cette opération diverse entre le compte " Factures à recevoir" et un compte de contrepartie sera comptabilisée dans la période de clôture de l'exercice précédent.

Pour autant que l'exercice et/ou la période ne soient pas clôturés.

Dès détection du compte défini comme "Factures à recevoir", WinBooks ouvre une fenêtre qui reprend entre autre le code journal, l'exercice, la période et le numéro de pièce de l'opération diverse qui va être générée.

Vous devez saisir le compte de contrepartie. Il est possible d'encoder autant de comptes de contrepartie qu'il y a d'imputations sur le compte "Factures à recevoir".

Si l'imputation sur le compte "Factures à recevoir" est suivie ou précédée d'un autre compte général, celui-ci est proposé par défaut dans la zone réservée au compte de contrepartie de l'opération diverse.

En cliquant sur , la pièce est enregistrée.

Produits à recevoir

Lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur vente sur le compte défini comme "Produits à recevoir", WinBooks vous propose de générer une opération diverse.
Cette opération diverse entre le compte "Produits à recevoir" et un compte de contrepartie sera comptabilisée dans la période de clôture de l'exercice précédent.

Pour autant que l'exercice et/ou la période ne soient pas clôturés.

Dès détection du compte défini comme "Produits à recevoir", WinBooks ouvre une fenêtre qui reprend entre autre le code journal, l'exercice, la période et le numéro de pièce de l'opération diverse qui va être générée.

Vous devez saisir le compte de contrepartie. Il est possible d'encoder autant de comptes de contrepartie qu'il y a d'imputations sur le compte "Produits à recevoir".

Si l'imputation sur le compte "Produits à recevoir" est suivie ou précédée d'un autre compte général, celui-ci est proposé par défaut dans la zone réservée au compte de contrepartie de l'opération diverse.

En cliquant sur , la pièce est enregistrée.

Charges à reporter

Lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur achat sur le compte défini comme "Charges à reporter", WinBooks vous propose de générer une opération diverse.
Cette opération diverse entre le compte "Charges à reporter" et un compte de contrepartie sera comptabilisée dans la période d'ouverture de l'exercice suivant.

Pour autant que l'exercice et/ou la période soient ouverts.

Dès détection du compte défini comme "Charges à reporter", WinBooks ouvre une fenêtre qui reprend entre autre le code journal, l'exercice, la période et le numéro de pièce de l'opération diverse qui va être générée.

Vous devez saisir le compte de contrepartie. Il est possible d'encoder autant de comptes de contrepartie qu'il y a d'imputations sur le compte "Charges à reporter".

Si l'imputation sur le compte "Charges à reporter" est suivie ou précédée d'un autre compte général, celui-ci est proposé par défaut dans la zone réservée au compte de contrepartie de l'opération diverse.

En cliquant sur , la pièce est enregistrée.

Produits à reporter

Lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur vente sur le compte défini comme "Produits à reporter", WinBooks vous propose de générer une opération diverse.
Cette opération diverse entre le compte "Produits à reporter" et un compte de contrepartie sera comptabilisée dans la période d'ouverture de l'exercice suivant.

Pour autant que l'exercice et/ou la période soient ouverts.

Dès détection du compte défini comme "Produits à reporter", WinBooks ouvre une fenêtre qui reprend entre autre le code journal, l'exercice, la période et le numéro de pièce de l'opération diverse qui va être générée.

Vous devez saisir le compte de contrepartie. Il est possible d'encoder autant de comptes de contrepartie qu'il y a d'imputations sur le compte "Produits à reporter".

Si l'imputation sur le compte "Produits à reporter" est suivie ou précédée d'un autre compte général, celui-ci est proposé par défaut dans la zone réservée au compte de contrepartie de l'opération diverse.

En cliquant sur , la pièce est enregistrée.

  • La zone commentaire est automatiquement remplie avec le code journal, période, n° de pièce, et référence fournisseur/client de la facture à l'origine de cette opération diverse.
  • Ces opérations diverses sont exclusivement générées en EUR.

 

Virements fournisseurs et autres bénéficiaires sous le layout SEPA

La mise en route des virements SEPA a été l'occasion de revoir en grande partie le programme des virements fournisseurs aussi bien pour les paiements ABB que SEPA.

Tous les exemples et explications présentés sont établis sur base du module de paiement SEPA. Le traitement des paiements fournisseurs via le module ABB étant identique. Toutefois une série de fonctionnalités comme le bouton DETAIL ou la modification des montants en devises par exemple ne sont disponibles que dans le module des virements fournisseurs SEPA.

Qu'est-ce que le SEPA ?

Avec la mise en place des paiements SEPA, WinBooks a été adapté afin de permettre aux utilisateurs d'effectuer les virements automatiques aux fournisseurs sous ce nouveau modèle.
Aussi, depuis la version 5.50, WinBooks vous offre pendant la période de transition qui devrait se terminer en 2012, la possibilité d'effectuer vos paiements suivant le format ABB (format actuel défini par l'association des banques belges) et/ou sous le format SEPA (Single Euro Payments Area).

  • Vous retrouverez donc deux menus réservés aux virements fournisseurs :
    • Virements ABB
    • Virements SEPA
  • Ainsi que deux menus réservés aux virements autres bénéficiaires :
    • Virements ABB
    • Virements SEPA

L'aide en ligne s'est prinicpalement axée sur les paiements SEPA. Mais, sachez toutefois qu'à quelques exceptions près, les écrans de sélection, de proposition et de paiement sont identiques entre les paiements ABB et SEPA.

La principale différence se situe au niveau du transfert des paiements étrangers.
En effet, dans la version ABB, on distingue les paiements nationaux (paiements aux fournisseurs belges et en EUR) des paiements internationaux (paiements aux fournisseurs étrangers et ou en devises). La structure des fichiers de paiement à envoyer aux banques étant propre à chacun des deux types de paiement.
Le module des virements nationaux (ABB) ne permet que les paiements en EUR. Les factures en devises sont dans ce cas exclusivement payées en EUR.
Avec le module des virements internationaux (ABB), les factures étrangères sont par contre payées dans leur devise d'origine.

Dans la version SEPA, vous pouvez également distinguer deux types de paiement. Le paiement aux fournisseurs de la zone SEPA en EUR d'une part et tous les autres paiements (fournisseurs hors zone SEPA et/ou les paiements en devises) d'autre part.
Lorsque vous effectuez des paiements hors de la zone SEPA vous pouvez choisir de payer dans la devise de la facture ou en EUR.

Contrairement au modèle ABB où les paiements nationaux et internationaux doivent être exécutés séparément, les paiements de la zone SEPA et les paiements hors SEPA peuvent être générés simultanément.

Quelques définitions

SEPA

Le SEPA, qui signifie « Single Euro Payments Area » sera la zone de paiement européenne unique. L'objectif du SEPA est de permettre que les citoyens et les entreprises puissent régler leurs paiements dans toute la zone euro (tous les pays qui ont adopté l'euro), et par la suite dans toute l'Union européenne, en utilisant des instruments de paiement identiques (cartes, virements, domiciliations).

Zone SEPA

La zone SEPA comporte 34 pays. Les 28 pays de l'Union Européenne + la Suisse, l'Islande, la Norvège, Monaco, le Liechtenstein et San Marino.

Hors SEPA

Tous les autres pays ne faisant pas partie de la zone SEPA.

IBAN

Une conséquence immédiatement visible du SEPA : de 12 à 34 caractères (16 pour les numéros belges)
Le numéro de compte belge classique tel qu'il existe depuis 1971 disparaît. Il est remplacé par l'IBAN.
BE68 5390 0754 7034
pour l'ancien numéro belge
539-0075470-34
L'ancien numéro (BBAN) était composé de trois parties :
les trois premiers caractères renseignaient sur la banque tenant le compte
les sept caractères suivants indiquaient le numéro de compte dans cette banque
les deux derniers caractères formaient un chiffre de contrôle : le reste de la division des dix chiffres précédents par 97.
Le nouvel IBAN comptera pour les banques belges 16 caractères alphanumériques : par exemple :
BE68 5390 0754 7034
Dans ce nouveau numéro IBAN :
les deux premiers caractères correspondent au code ISO du pays : BE
les deux suivants constituent un chiffre de contrôle
vient ensuite l'ancien numéro belge, décomposé en trois groupes de quatre caractères.

BIC

En plus de l'IBAN, il faut aussi un BIC pour identifier la banque où le compte est tenu. Le BIC (Bank Identifier Code) est aussi appelé adresse S.W.I.F.T.. Il compte 8 ou 11 caractères alphanumériques et se compose d'un code bancaire (4 caractères), d'un code-pays (2 lettres), d'un code de lieu (2 caractères) et peut être complété pour certaines banques d'un code d'agence (3 caractères).
Le BIC est précédé du sigle «BIC», lequel est supprimé lors de l'enregistrement électronique.
Lorsque vous encodez un numéro d'IBAN belge, la zone BIC est automatiquement remplie car il est automatiquement reconnu en fonction de l'IBAN. Ce qui n'est pas le cas pour les IBAN non belges.

Si vous désirez plus d'explications sur le SEPA, vous pouvez consulter le site www.sepabelgium.be.

 

Gestion des modules

L'ancien module des virements nationaux a été remplacé par le module des virements européens SEPA, excepté pour les clients disposant déjà du module des virements nationaux et qui ne désirent pas passer au module des virements européens SEPA. Dans ce cas ils pourront seulement effectuer des paiements SEPA nationaux.

L'ancien module des virements internationaux a été remplacé par le module des virements Hors SEPA.

Rappel : il faut bien entendu le module des virements européens SEPA pour pouvoir travailler avec le module des virements Hors SEPA.

Générer une proposition de paiement


En fonction de vos critères de sélection, WinBooks permet de générer une liste des factures d'achat échues. La date d'échéance d'une facture est le critère qui permet à WinBooks de déterminer si une facture d'achat est échue. Vous pouvez visualiser et/ou imprimer la proposition et/ou directement payer les factures à partir de cette proposition de paiement ou le faire (ou réserver cette tâche à quelqu'un) après-coup.

 

La proposition de paiement ainsi que la génération du fichier de paiements (SEPA - Hors SEPA) n'est pas fonction de la législation du dossier.

L'élément qui prime c'est l' IBAN du donneur d'ordre.

Etant donné que la structure des fichiers SEPA est légèrement différente par pays voire par banque, vous trouverez ci-dessous, les types de fichiers de paiement qui aujourd'hui, peuvent être générés par WinBooks.

Pour un IBAN donneur d'ordre belge : Fichiers SEPA et Hors SEPA

Pour un IBAN donneur d'ordre luxembourgeois : Fichiers SEPA et Hors SEPA

Pour un IBAN donneur d'ordre français : Fichiers SEPA uniquement

Pour un IBAN donneur d'ordre néerlandais appartenant à la RABOBANK : Fichiers SEPA et Hoirs SEPA

 

Pour générer une proposition de paiement

  1. Cliquez sur le menu BANQUES.
  2. Cliquez sur l'option VIREMENTS FOURNISSEURS.

    Si antérieurement vous aviez généré une proposition sans avoir effectué tous les paiements proposés, l'option Récupérer le dernier fichier de proposition de paiements sera activée par défaut. Vous pouvez ainsi rappeler la proposition sans tenir compte de nouveaux postes ouverts qui se seraient ajoutés depuis. Cette option est grisée si vous n'avez pas encore généré de proposition.

  3. Cliquez dans Générer un nouveau fichier de proposition de paiement pour générer une nouvelle liste en tenant compte des critères que vous entrerez :

    Cette option est d'office activée si vous n'avez pas encore généré de proposition.

    Si vous activez cette option, alors qu'il existe une liste de proposition, WinBooks vous demande expressément de confirmer la suppression du fichier existant.

  4. Vous pouvez également choisir de :
    • Récupérer le dernier fichier des paiements effectués dans l'unique but de regénérer un fichier de paiement à envoyer à la banque.
    • Récupérer un fichier sauvegardé, dans ce cas il vous faut indiquer l'emplacement du fichier à récupérer.
  5. Cochez la case Reprise du commentaire si communication vide pour inscrire le commentaire comptable de l'écriture dans la communication si cette dernière n'a pas été remplie. Cette case est cochée par défaut.
  6. Cliquez sur  pour accéder à l'écran de sélection ou directement à la proposition si vous avez choisi de récupérer une précédente proposition ou un autre fichier.

Ecran de sélection

Compte donneur d'ordre

Sélectionnez le journal financier correspondant au compte bancaire qui sera débité. Par défaut, c'est le dernier journal financier utilisé pour un paiement qui est proposé.

Ceci est une donnée obligatoire. Vous pourrez toutefois changer de compte donneur d'ordre dans l'écran de proposition si vous le désirez. Enfin, si vous avez associé une limite de crédit au journal financier et que le montant que vous souhaitez payer est supérieur à la limite fixée, WinBooks vous le signalera lors de l'exécution des paiements.

Si vous avez le module des virements internationaux, vous avez la possibilité de sélectionner un compte donneur d'ordre libellé dans une autre devise que l'Euro. Dans ce cas, seules les factures libellées dans cette devise pourront être payées.

Dans tous les cas, le compte IBAN doit préalablement être renseigné dans la fiche du journal financier.

Sélection des Fournisseurs
A partir du fournisseur/Jusqu'au fournisseur

Sélectionnez éventuellement un intervalle de fournisseurs ou laissez vide si vous voulez tenir compte de tous les fournisseurs. Entrez le même fournisseur dans les deux zones s'il est le seul que vous souhaitez payer.

Catégories

Si vous avez attribué des catégories à vos fournisseurs, il est possible de sélectionner une ou plusieurs catégorie(s), pour que seuls les fournisseurs de cette(ces) catégorie(s) soient repris sur la liste.
La catégorie Vide reprend tous les clients/fournisseurs pour lesquels aucune catégorie n'a été renseignée.

Un clic droit permet d'inverser la sélection. Permettant ainsi de répondre à l'utilisateur qui voudrait sélectionner Toutes les catégories sauf....

Comptes bancaires

Cette fenêtre permet de sélectionner les fournisseurs suivant l'origine de leur compte bancaire.
Vous pouvez sélectionner les fournisseurs nationaux ou étrangers qui possèdent un compte IBAN de la zone SEPA,
et/ou les fournisseurs étrangers avec compte bancaire Hors zone SEPA.
Pour terminer, vous pouvez également sélectionner les fournisseurs pour lesquels le compte bancaire n'a pas été renseigné dans leur fiche signalétique.

Factures
Date d'échéance

Vous pouvez paramétrer la date de gestion de plusieurs manières.
Soit en fixant une date de gestion fixe (le programme reprend toutes les factures échues jusqu'à cette date. Le programme se base pour cela sur la date d'échéance de la facture), soit en sélectionnant les factures échues ou à échoir suivant un certain nombre de jours.

Journaux

Il est possible de sélectionner les journaux dont sont issus les factures à payer.
Ceci permet, une sélection plus pointue des factures à proposer au paiement. Par défaut, l'option Tous les journaux est sélectionnée.

Escompte

Cochez l'option Avec factures bénéficiant de l'escompte en date du ... si vous désirez reprendre en plus des factures sélectionnées en fonction de la date de gestion, toutes les factures avec escompte dont la date d'échéance de l'escompte est inférieure ou égale à la date de gestion. Et ce, même si la date d'échéance de la facture elle-même est supérieure à la date de gestion.

Cette option ne peut vous servir que si vous avez activé la gestion de l'escompte fournisseur et renseigné les informations relatifs à l'escompte lors de l'encodage d'une facture.

Devises
Avec factures en devises

Par défaut, WinBooks tient compte seulement des factures dans la devise du dossier. Cochez la case factures en devises pour également tenir compte des factures libellées dans d'autres devises. Par la suite, indiquez si vous voulez tenir compte de Toutes les factures en devises ou si vous ne voulez Uniquement les factures dans une ou plusieurs devises déterminées.

Si le compte donneur d'ordre est libellé en devises, seules les factures libellées dans cette devises sont automatiquement sélectionnées et payées. Vous ne pourrez pas sélectionner d'autres factures dans d'autres devises.

Payer en EUR ou Payer dans la devise de la facture

Par défaut toutes les factures sont d'office payées en EUR.
Si vous disposez du module des virements internationaux (Hors SEPA), vous pouvez, si vous le désirez, payer les factures en devises dans leur propre devise.

Différentes zones de sélection sont accessibles en fonction des modules dont vous disposez. Si vous n'avez pas le module des virements internationaux, vous ne pouvez pas sélectionner les fournisseurs étrangers avec un compte bancaire hors zone SEPA, ou encore payer dans la devise de la facture.

Lorsque vous avez terminé vos sélections, cliquez sur  pour afficher la proposition de paiement contenant la liste des factures d'achat qui devraient être payées : cette proposition est triée par référence fournisseur.

S'il n'y a pas de factures d'achat correspondant à vos critères, WinBooks le signale et vous quittez le programme des paiements dès que vous cliquez .

 

Gestion de la proposition de paiement

Lorsque la génération de la proposition est terminée vous accédez à un écran qui vous permet entre autre de contrôler et/ou de modifier la sélection, modifier le montant à payer, attribuer ou modifier le compte IBAN et BIC d'un fournisseur...

Chaque ligne affichée correspond à une facture ou a un groupe de pièces (Factures, notes de crédit, paiements partiels) matchées entre elles.

Si vous désirez effectuer un paiement groupé pour éviter les frais de paiement Hors SEPA, il vous est conseillé de matcher les factures à regrouper.

Tri

Dans la zone Tri, vous pouvez changer l'ordre de tri d'affichage, les colonnes étant la limite au tri possible. Vous pouvez comme cela par exemple trier par référence fournisseur ou bien par date d'échéance ...

Uniquements Virements(s) Sélectionné(s)

Il est également possible de n'afficher que les factures qui ont été sélectionnées c'est à dire cochées dans la colonne Sel. soit par le programme, soit par l'utilisateur.

IBAN

Reprend le code journal, le compte IBAN et le solde actuel du compte donneur d'ordre introduit dans l'écran de sélection.
Vous pouvez changer le code journal si vous le désirez.

Les colonnes

Seules les colonnes dont le titre sont de couleur mauve sont modifiables. Cliquez d'abord dans la ligne et ensuite dans la zone à modifier.

Référence et Nom

Référence et nom du fournisseur.

S/G

Cette colonne ne s'affiche que si vous avez le module des virements internationaux (Hors SEPA).
Elle vous permet de distinguer les paiements S (SEPA) des paiements G (Hors SEPA).

Dans le cas d'une proposition de paiement ABB, la colonne s'intitule E/N. N pour distinguer les paiements nationaux des E paiements étrangers.

IBAN et BIC

Numéro IBAN et BIC des bénéficiaires nationaux et étrangers faisant partie de la zone SEPA.
Numéro de compte bancaire des fournisseurs étrangers ne faisant pas partie de la zone SEPA.
Si pour un fournisseur le compte IBAN et BIC n'est pas renseigné, vous pouvez compléter ces données dans le tableau. WinBooks vous proposera de compléter automatiquement les autres lignes de ce fournisseur de la proposition mais aussi de mettre à jour la fiche signalétique de ce fournisseur.
Il en va de même si vous modifiez un compte IBAN existant en le sélectionnant parmi la liste des comptes IBAN du fournisseur.

Total DNL

Total des mouvements débiteurs non lettrés pour ce compte (paiements non attribués, notes de crédit non matchées ...).

Communication

Par défaut, la communication est une communication sous forme structurée, donnée reprise automatiquement de la communication de la facture fournisseur. La touche F2 permet de commuter entre une communication sous forme structurée et une en format texte.
Au cas où il n'y aurait pas de communication au niveau de la facture fournisseur et si l'option Reprise du commentaire si communication vide a été cochée lors de la génération de la proposition, c'est le commentaire de la facture qui sera repris dans cette zone.

Montant

Montant à payer en EUR de la facture ou du groupe de pièces. Cette zone est affichée en vert lorsqu'elle est sélectionnée pour le paiement.
Vous pouvez modifier le montant à payer si vous désirez payer un acompte par exemple.

Cette zone ne peut pas être modifiée s'il s'agit d'une facture en devises et si vous avez décidé d'effectuer le paiement dans la devise d'origine.

Si plusieurs pièces de devises différentes sont matchées entre elles, le solde de ces pièces sera présenté et payé uniquement en EUR.

Pourcentage

Lorsque cette colonne est remplie, cela signifie que de l'escompte a été pris en considération et déduit du montant de la facture. En positionnant le curseur sur l'icône %, un tooltip est affiché reprenant le montant et la date d'échéance de l'escompte.

Si vous modifiez le montant à payer, l'escompte n'est plus géré automatiquement, c'est-à-dire que le nouveau montant introduit doit tenir compte de l'escompte.

L'écriture d'escompte est automatiquement générée dans l'opération diverse de paiement, lorsque l'utilisateur demande de générer les opérations diverses de paiement après l'envoi du fichier des virements fournisseurs.

Montant Dev. et Dev

Montant à payer en devise de la facture ou du groupe de pièces.
Ces zones ne sont remplies que si des factures ont été encodées en devises.
La zone Montant Dev. ne peut être modifiée que si vous avez choisi l'option de payer les factures dans leur devise d'origine. Pour autant que le module des virements internationaux soit activé.

Si vous effectuez les paiements exclusivement eu Euro, cette zone sera mise à zéro si vous modifiez le Montant en EUR d'une facture.

Echue le

Date d'échéance de la facture.

#

Cette colonne n'est affichée que si vous disposez du module des virements internationaux (Hors SEPA).
Lorsque vous payez un fournisseur hors de la zone SEPA, cette case est remplie avec le sigle
ou le sigle .
En cliquant sur un de ces deux sigles vous accédez aux informations complémentaires de paiement Hors SEPA.
Ces données sont obligatoires et nécessaires pour effectuer ces paiements.
Si le sigle est vert, cela signifie que toutes les données sont correctes et que le paiement peut être effectué. Par contre, si le sigle est rouge, les données sont incomplètes et vous devez cliquer sur pour les corriger. Dès que les corrections effectuées,le sigle devient vert.

Sel.

Cochez ou décochez la case Sel pour inclure ou exclure les factures que vous souhaitez ou ne souhaitez pas payer : la zone Total virements sélectionnés est automatiquement recalculée.
Si une case est présentée sur fond de couleur saumon, et qu'elle n'est pas cochée, cela signifie que la facture n'a pas été approuvée ou que son statut 'ne pas payer' a été activé. Si vous souhaitez malgré tout effectuer le paiement, cochez la case et confirmez ce choix.

Total Virements proposés

La zone Total virements proposés reprend le total de toutes les factures correspondant aux critères qu'elles soient sélectionnées/affichées ou pas.

Total virements sélectionnés

Seules les factures dont toutes les données nécessaires au paiement (et notamment le numéro de compte) sont sélectionnées par défaut et entrent en ligne de compte pour le calcul de la zone Total virements sélectionnés.

Solde cumulatif

La zone Solde cumulatif correspond au solde actuel du journal financier (affiché en regard de la zone Compte donneur d'ordre) déduction faite des factures sélectionnées. Ce solde est affiché en rouge, s'il est négatif.

Les actions

  • Cliquez sur  ou double-cliquez sur une ligne pour visualiser l'historique du fournisseur concerné.
  •  vous permet de visualiser les informations détaillées de la facture ou du groupe de pièces de la ligne de paiement (Uniquement paiements SEPA).
  •   vous permettent de respectivement sélectionner ou sélectionner toutes les lignes de la proposition.
  •  vous offre la possibilité de sauvegarder plusieurs fichiers de proposition de paiement et de pouvoir les récupérer par après pour la suite du traitement.
    Vous pouvez modifier le nom du fichier et du répertoire à sauvegarder.
    Il vous est dès lors possible de récupérer un fichier de proposition de paiement (dans l'écran de sélection de la proposition de paiement), en sélectionnant le répertoire et le fichier contenant cette proposition.

    Si une facture a entre-temps été payée manuellement ou via une autre proposition, elle ne sera plus proposée au paiement dans la proposition récupérée.

  • Quitter la liste des propositions de paiement en fermant la fenêtre : elle est automatiquement sauvegardée dans un fichier en vue de sa récupération ultérieure.

#Haut de page

Génération du paiement

Envoyer par Isabel 6

En cochant cette case, le fichier de paiement généré par WinBooks peut être envoyé soit immédiatement soit plus tard via ISABEL GO.

WinBooks propose comme nom de fichier PW (Paiements WinBooks) suivi de la date de création sous format JJMMAA (ex. 19 mars 2011 deviendra 190311) et de l'extension XML.
Pour les paiements ABB, la structure du nom du fichier est identique si ce n'est que l'extension du fichier qui change. 001 pour le premier fichier de paiement généré ce jour-là, 002 pour le second, etc... .

Fichier

Cliquez sur cette option si vous voulez plutôt sauvegarder les paiements à effectuer dans un fichier que vous transmettrez par internet à votre institution financière. Dans ce cas, vous pouvez, dans la zone Chemin, soit accepter l'endroit que WinBooks vous propose, soit indiquer un autre endroit sur le disque dur ou sur le réseau.

WinBooks propose comme nom de fichier PW (Paiements WinBooks) suivi de la date de création sous format JJMMAA (ex. 19 mars 2011 deviendra 190311) et de l'extension XML (001, 002.. pour les fichiers ABB). Ce fichier est sauvegardé par défaut dans le sous-répertoire TRANSFER du répertoire dans lequel vous sauvegardez les fichiers du dossier.

Inscription au journal des opérations diverses - Journal - Période - Document

Cette option est activée par défaut. Elle permet de générer une opération diverse de virements émis en attendant l'arrivée de l'extrait bancaire et de lettrer automatiquement les factures sélectionnées. Lors de la réception de l'extrait bancaire, vous n'aurez qu'à entrer un seul mouvement que vous lettrerez avec l'opération diverse afin de solder le compte centralisateur défini pour les virements émis.
La zone journal est automatiquement remplie avec le code journal des opérations diverses réservé aux virements fournisseurs.
Entrez ensuite la période d'imputation. Le numéro de document s'inscrit automatiquement et ne peut être modifié.

  • Le compte utilisé est le compte centralisateur défini pour les virements émis (en général un compte 58).
  • L'opération diverse sur virements émis ne concerne bien entendu que les virements fournisseurs et non les virements aux autres bénéficiaires.
  • Seuls les paiements en EUR sont repris dans cette opération diverse.
  • Si des escomptes ont été pris en compte dans votre proposition de paiement, l'écriture d'escompte est automatiquement générée dans l'opération diverse de paiement.
    Commentaire
    Introduisez ici le commentaire que vous voulez attribuer à l'opération diverse. Si cette zone n'est pas affichée, c'est que le commentaire n'est pas libre et sera alimenté en fonction des paramètres des préférences utilisateurs.

Informations complémentaires de paiement Hors SEPA

Cet écran est obtenu en cliquant sur ou dans la colonne # de l'écran de proposition de paiement.

Ces informations sont automatiquement remplies en fonction des données enregistrées au niveau du compte bancaire étranger défini par défaut dans la liste des comptes bancaires du fournisseur.

Lorsque ces données sont incomplètes ou incorrectes c'est le sigle qui vous le signalera dans l'écran de proposition de paiement.
Veillez donc, à compléter les informations manquantes pour pouvoir effectuer le paiement de cette facture.

Vous pouvez également renseigner 3 communications distinctes si vous le désirez.

  • Communication bénéficiaire, par défaut il s'agit de la communication déjà renseignée dans l'écran de proposition mais que vous pouvez encore modifier.
  • Une Communication à l'adresse de la banque du bénéficiaire et une communication à l'adresse de la banque du donneur d'ordre.

Si toutes les données indispensables au paiement ne sont pas renseignées lorsque vous cliquez sur , le sigle dollar restera rouge.

Si vous effectuez les paiements avec le module ABB, le traitement est identique si ce n'est que le nom des zones de frais de paiement qui changent.

 

Paramétrage des comptes bancaires fournisseurs


En cliquant sur l'icône  en regard du compte IBAN du fournisseur vous accédez à une fenêtre Liste des comptes bancaires dans laquelle vous pouvez renseigner jusqu'à 3 comptes bancaires/IBAN pour votre fournisseur.

Le compte IBAN et le code BIC renseignés dans la fiche du fournisseur sont repris dans le premier onglet en tant que compte par défaut (Du moins, s'il s'agit d'un fournisseur belge ou faisant partie de la zone SEPA).
Il vous est dès lors encore possible de renseigner deux autres comptes bancaires/IBAN pour ce fournisseur.

Lorsqu'une facture de ce fournisseur sera présente dans une proposition de paiement vous aurez la possibilité à l'aide d'un menu déroulant de choisir un des comptes bancaires/IBAN définis dans cette liste.

Si vous n'avez pas le module des virements hors SEPA, seuls les comptes IBAN et codes BIC sont nécessaires.
Par contre, si vous disposez du module des virements hors SEPA, et, si vous désirez effectuer des paiements en devises et/ou à des fournisseurs Hors SEPA, complétez les coordonnées de la banque du bénéficiaire (si vous les connaissez) ainsi que le type de frais et le type de paiement.

Si le type de frais et le type de paiement ne sont pas renseignées à ce niveau, les paiements à ce fournisseur seront bloqués dans la proposition de paiement.

Le type de frais (Hors SEPA)

Permet de déterminer si les frais de paiement sont à charge du créditeur, du débiteur ou sont partagés.

Le type de paiement (Hors SEPA)

Renseignez dans cette case la manière dont le paiement doit être effectué. Par transfert ou par chèque, Normal ou urgent.

 

La touche permet de supprimer un compte bancaire qui n'est plus utile.

#Haut de page

Gestion des cartes de crédit par terminal


Cette fonctionnalité est identique à la gestion des cartes de crédit. Par contre, elle permet de différencier les imputations comptables par terminal. Par exemple, une entreprise qui possède plusieurs magasins (donc terminaux) et qui désire suivre les imputations des cartes de crédit par magasin (terminal).

Lorsque vous décidez d'activer la gestion des cartes de crédit par terminal, la gestion des cartes de crédit est désactivée et vice versa.

Pour ce faire, vous allez combiner la recherche par mot clé et la gestion des cartes de crédit par terminal.

  1. Créer autant de comptes généraux qu'il y a de terminal (ou de combinaison type de carte de crédit et terminal).
  2. A chacun de ces comptes généraux, attribuer un mot clé qui correspond au terminal (ou à la combinaison du type de carte de crédit et du numéro de terminal).
  3. Dans l'onglet Tables, cliquez sur  pour accéder à la table des cartes de crédit par terminal.

    Vous ne pourrez y accéder que si l'option Gestion des cartes de crédit par terminal a été cochée.

  4. Attribuer à l'aide la touche  un code par terminal (ou combinaison type de carte de crédit et numéro de terminal), un libellé, et paramétrer les deux comptes généraux (Colonnes Brut payé et Commission). Le compte Brut payé correspond au compte général pour lequel un mot clé a été défini.

    Lorsque vous avez fini votre paramétrage, cliquez sur  pour enregistrer vos données ou  pour sortir de la fenêtre sans enregistrer vos modifications.
     permet de supprimer une ligne de paramétrage qui n'est plus nécessaire.
  5. Lors de la visualisation du fichier CODA, le montant payé par une carte bancaire pour un terminal bien précis est donc éclaté en deux parties. Le Montant BRUT est imputé sur le compte de la carte de crédit lié au terminal et la Commission au débit du compte de charges correspondant.

Comme pour la gestion des mots clés, la gestion des cartes de crédit par terminal ne peut être exploitée que pour des fichiers CODA V2 ou supérieur.

Tableau de bord


En un seul clic et sur un seul tableau, vous disposez d'une vue d'ensemble de vos principaux résultats comptables.
Vous y retrouvez entre autre :
  • les liquidités ainsi qu'un ratio de liquidité.
  • le compte de résultat simplifié.
  • le solde des comptes de TVA. Comptes TVA définis comme comptes centralisateurs d'une part et les comptes courants de l'Administration définis dans le paramétrage général d'autre part.
  • les totaux des balances âgées clients et fournisseurs.
  • la date du dernier rappel envoyé via le module des rappels clients.
  • la date du dernier virement fournisseur émis via le module des virements fournisseurs.
  • la date des derniers amortissements comptabilisés via le module des immobilisés.
  • par journal, le numéro et la date de la pièce dont la date est la plus récente.
  1. Sélectionnez le menu AUDIT
  2. Choisissez l'option TABLEAU DE BORD

  3. Sélectionnez soit l'option A ce jour soit l'option Fin de période.
    • l'option A ce jour reprend toutes les données de l'exercice courant. Si vous avez deux exercices ouverts, que vous soyez en année 1 ou en année 2, ce sont les résultats de l'exercice 2 (en tenant compte du REOPEN) qui sont affichés.
    • l'option Fin de période reprend toutes les données encodées jusqu'à la période sélectionnée.
  4. Cliquez sur 

En cliquant sur en regard d'une rubrique une nouvelle fenêtre reprenant le détail des comptes composant la rubrique est affichée.

Vous pouvez interrompre le calcul en cliquant sur .Dans ce cas, l'icône sera affichée dans le coin supérieur droit des éléments du tableau entièrement calculés avant l'interruption.

Le bouton  vous permet, après calcul, de générer le fichier nécessaire à l'établissement du Dashboard.

Pour que cette fonctionnalité soit activée vous devez préalablement installer certains composants.

Le bouton vous permet après calcul, d'envoyer les données du Tableau de bord vers le portail Connect de votre client.

 

 

Les comptes courant Administration TVA sont à paramétrer dans Dossier/Paramétrage/Général Onglet OD Automatiques/OD TVA

Comme pour les graphiques, le bouton permet d'ajouter l'image écran dans le presse papier et donc de le coller dans un autre fichier ou document.

Le tableau de bord est uniquement accessible en législation belge, dans les deux exercices courants et ne tient pas compte des écritures de simulation.

Si la gestion de la confidentialité a été activée, seuls les utilisateurs ayant tous les droits ont accès au tableau de bord.

 

Contrôles comptables

En cours d'exercice, mais le plus souvent lors de la préparation du bilan, cette fonctionnalité va vous aider à effectuer une série de contrôles sur des comptes bien définis.
Par exemple, les comptes avec un solde débiteur quand leur solde devrait être créditeur, les comptes non soldés qui devraient l'être, etc... . Mais également, d'imprimer le solde ou le détail de l'historique de certains comptes à analyser.

Pour définir les paramètres des contrôles comptables :

  1. Sélectionnez le menu AUDIT
  2. Choisissez l'option CONTRÔLES COMPTABLES
  3. PARAMETRAGE
  4. En regard de chaque compte général à contrôler, indiquez par un signal vert la ou les conditions d'alarme ainsi que le type de données à imprimer.
  • Conditions d'alarme
    • Solde <> 0 : Le compte est mis en évidence dans la liste de contrôle si son solde est différent de 0 à la fin de la période de sélection.
    • Solde débiteur : Le compte est mis en évidence dans la liste de contrôle si son solde est débiteur à la fin de la période de sélection.
    • Solde créditeur : Le compte est mis en évidence dans la liste de contrôle si son solde est créditeur à la fin de la période de sélection.
    • Transactions exercice : Le compte est mis en évidence dans la liste de contrôle si une ou plusieurs transactions ont été comptabilisées sur ce compte.
  • Données à imprimer
    • Juste le solde du compte
    • Les postes ouverts (Réservés aux comptes lettrables)
    • Historique du compte

      vous aide à pré-paramétrer cette table pour une série de comptes généraux. Par exemple, le contrôle sur le solde (solde créditeur) de tous les comptes reconnus comme centralisateur financier. Cochez les types de compte pour lesquels vous désirez récupérer le contrôle standard et cliquez sur .
      Si vous créez de nouveaux comptes généraux, les codes standards leur seront automatiquement appliqués lorsque vous retournez dans le paramétrage.
      Ce bouton est uniquement accessible en législation belge

Cliquez sur lorsque le paramétrage est terminé.

Pour éditer les contrôles comptables :

  1. Sélectionnez le menu AUDIT
  2. Choisissez l'option CONTRÔLES COMPTABLES
  3. EDITION
  • Cette liste reprend pour un exercice donné et jusqu'à une période définie pour ce même exercice (pour autant que l'option soit cochée) :
    • Critères de sélection
      • Tous les comptes contrôlés ou uniquement les comptes en alarme, c'est-à-dire les comptes pour lesquels une 'anomalie' a été détectée. Et, pour chacun de ces comptes, leur solde, l'historique ou les mouvements ouverts suivant l'option précisée dans le paramétrage du compte.
      • Les comptes clients créditeurs
      • Les comptes fournisseurs débiteurs
      • Les soldes des classes 6 et 7 pour les deux exercices courants
      • Le motif de l'alarme
      • Vous pouvez également demander d'imprimer le paramétrage et/ou d'effectuer un saut de page après chaque type de contrôle.
    • Exemple

Si la gestion de la confidentialité a été activée, seuls les utilisateurs ayant tous les droits ont accès aux contrôles comptables.

 

Tableau des statistiques


Le tableau des statistiques vous affiche par période et par type de journal le nombre de documents ou d'imputations. Cela vous offre la possibilité de visualiser d'un coup d'oeil les périodes pour lesquelles il n'y a pas encore eu d'écritures. Ou encore, en tant que fiduciaire connaitre le nombre de pièces encodées par période.
Ce tableau est subdivisé en deux parties, une par exercice.
  1. Sélectionnez le menu AUDIT
  2. Choisissez l'option STATISTIQUES DOSSIER
  3. Sélectionnez soit le Nombre de documents soit le Nombre d'imputations
  4. Ensuite, par exercice comptable, renseignez l'intervalle des périodes à analyser et cocher la case Détail par journal si vous préférez afficher le détail par journal.
  5. Cliquez sur

    Le calcul doit être lancé par exercice

  6. Cliquez sur si vous désirez imprimer le résultat

    Cette fonction est uniquement accessible aux licences fiduciaires.

CompanyWeb

 

Introduction

Companyweb est une application web active sur le marché des informations commerciales et du marketing de données. Cet outil vous communique de manière simple et claire les risques, les chances de survie, la capacité de paiement, la rentabilité, la stabilité et bien d'autres facteurs clés pour évaluer une entreprise.
De plus, vous pouvez enrichir vos fichiers avec une mine d'informations utiles comme le nom des personnes de contact, le chiffre d'affaires, l'effectif du personnel, le baromètre de santé, et bien d'autres éléments...

WinBooks permet en cliquant sur un bouton d'établir immédiatement le lien avec la base de données Companyweb.

Pour plus d'informations, consulter le site de Companyweb.  www.companyweb.be

En fonction de l'abonnement Companyweb auquel vous avez souscrit, vous disposez d'un crédit de consultations sur une période donnée.
Toute interrogation de la base de données Companyweb à partir de WinBooks aura donc pour effet de décrémenter le solde de ce crédit.
Le logiciel WinBooks n'effectue bien entendu aucun décompte, c'est Companyweb qui comptabilise vos requêtes. La méthode de comptabilisation de vos consultations est identique que vous consultiez Companyweb directement via leur site ou que vous l'interrogiez via WinBooks.
Ainsi, pour exemple, vous agissez sur le solde de votre crédit lorsque vous cliquez sur le bouton « Mise à jour ». Il en est de même lorsque vous demandez le téléchargement du dernier « Full report » ou d'une publication.
Enfin, ne négligez pas que dès que vous demandez une mise à jour de vos données ou lorsque vous provoquez un téléchargement d'un rapport, ces requêtes seront comptabilisées par Companyweb même si aucune données n'a été modifiées depuis votre dernière mise à jour ou si vous disposiez déjà du rapport le plus récent.

Installation et activation du module Companyweb

Exploitation du module Companyweb dans WinBooks

Echange de données relatives aux comportements de paiement de vos clients


Analyse bilantaire

Lorsque vous exécutez le programme d'Analyse Bilantaire, menu DOSSIER/ANALYSE BILANTAIRE
Une fenêtre vous permet de sélectionner une fourchette de périodes mais en partant toujours de la période REP de l'exercice courant. Très utile si vous désirez un bilan intermédiaire du premier semestre par exemple alors que vous avez déjà commencé à comptabiliser sur les périodes suivantes.
Vous pouvez également tenir compte du reclassement bilantaire 'bilan officiel' lors de la génération d'un bilan mais uniquement si vous transférez un exercice comptable complet.

Export vers Taxmate

WinBooks permet l'export des listes DNA et 275U sous format XML.
Ces fichiers XML peuvent être importés dans le programme TAXMATE d'Intersentia en vue de l'élaboration des fichiers à envoyer au programme BIZTAX

Les immobilisés

Méthodes de calcul d'amortissement de l'année 1

Vous avez la possibilité de choisir la méthode de calcul de la dotation comptabilisée dans la première période pour lequel le bien sera amorti. Ceci, uniquement dans le cas du calcul par Annuité complète

  • Méthode standard : Le montant annuel de la dotation est équitablement réparti sur les mois restants (depuis la date de début d'amortissement).
  • Méthode alternative : Le total des dotations des mois précédents l'achat est repris dans le premier mois dans lequel un amortissement est acté. Pour activer cette méthode, cocher la case Calcul alternatif de la première période.
  • Exemple :
    • Valeur d'acquisition : 12000 EUR, (Linéaire 10* -> Dotation annuelle = 1200 EUR)
    • Exercice comptable : 01/01/2010 au 31/12/2010
    • Date de début d'amortissement : 12/05/2010 (Il reste 8 mois dans lesquels les amortissements peuvent être actés.)
    • Calcul des amortissements du mois de mai 2010
      • Méthode standard : 1200 EUR/8 = 150 EUR. Le montant total des amortissements de l'année est divisé suivant le nombre de périodes à amortir. 150 EUR seront ainsi amorti chaque mois de l'exercice courant.
      • Méthode alternative : (1200 EUR/12) * 5 = 500 EUR. Le montant total de l'annuité est divisé par 12 (12 mois) ensuite multiplié par le nombre de mois depuis le début de l'exercice jusqu'à la date du premier amortissement. Pour les 7 mois restants de l'exercice courant, un amortissement de 100 EUR (1200 EUR/12) sera acté.

        Ce paramètre ne peut être activé ou désactivé que s'il n'y a pas d'écritures (autres que reprise) d'amortissement dans les 2 exercices actifs pour des biens étant acquis durant ces 2 exercices.

        Pour rappel, la législation ne donne de directives qu'au niveau de l'entièreté de l'exercice. Pendant l'exercice, il n'y a pas de règle définie.

Date de création de la société
    • Cette date ne doit être renseignée que si vous démarrez le module des amortissements de WinBooks, l'année de la création de la société. En effet, lorsqu'une entreprise est créée en mars et que son année comptable se termine en décembre par exemple, vous ne devez amortir que 10 mois même si vous travaillez en annuité complète. Si vous travaillez en période mensuelle, et que vous avez créé dès le départ un exercice comptable de 10 mois, le problème ne se pose pas. Si par contre vous travaillez avec des périodes trimestrielles, cette information est nécessaire.

Transfert de biens (Reorganisation)

Après l'installation de 5.50, une réorganisation de votre dossier sera exigée avant de lancer le premier calcul d'amortissement qui suivra cette installation.
Ceci dans l'unique but de mettre à jour les données relatives aux transferts de biens.
En effet, jusqu'à ce jour, rien n'indiquait dans l'historique des immobilisés qu'un transfert de compte d'immobilisation (et d'amortissement) avait été effectué.
Après cette réorganisation,vous retrouverez, dans l'historique, une ligne (Montant de couleur orange) lorsqu'un transfert de compte a été exécuté pour cet immobilisé.
Pour les nouveaux transferts, l'historique sera automatiquement mis à jour.

Liste des cessions

La liste des cessions reprend pour chaque immobilisé cédé totalement ou partiellement, le pourcentage et la date de la cession, ainsi que la valeur avant cession, la valeur de la cession et le montant de la plus ou moins-value de réalisation.

Liste des subsides

L'historique des subsides est une liste similaire à l'historique des immobilisés, mais concerne plus particulièrement les subsides.

Historique des immobilisés

La principale amélioration de cette liste, concerne la reprise des informations relatives aux transferts de biens. Et ce uniquement si le regroupement par compte général est demandé.

Autres fonctionnalités à ne pas rater

Comptabilité générale

Gestion des libellés alternatifs des comptes généraux

Dans le menu DOSSIER/IMPRIMER lorsque vous sélectionnez les onglets Analytique ou Immobilisés vous avez la possibilité de choisir d'imprimer le libellé principal ou le libellé alternatif des comptes généraux.

Recherche simplifiée par montant

Lors de l'encodage des opération financières, vous pouvez simplifier la recherche avancée par montant (pour autant que cette fonction soit activée dans les préférences utilisateurs). En tapant le signe '-', '+' ou directement un montant dans la zone Type, la fenêtre de recherche avancée s'ouvre immédiatement. Le montant que vous êtes en train de saisir se rempli directement dans la zone adéquate et les autres zones de cet écran de recherche sont automatiquement complétées suivant le paramétrage des préférences utilisateurs.

Recherche du tiers par nom ou par référence (Valeur par défaut)

Dans les préférences utilisateurs vous pouvez choisir l'option par défaut. Recherche des tiers par référence ou par nom.
Si vous choisissez la recherche par nom, dans les 4 programmes d'encodage et lors de l'encodage d'une facture dans le module facturation, la recherche des tiers se fait directement par nom.

Dans les opérations diverses et financières la recherche se fait par nom par défaut mais c'est la référence qui est récupérée dans l'écran d'encodage.

Gestion de l'escompte fournisseur en devises

La gestion de l'escompte fournisseur pour déduction automatique dans les virements fournisseurs est maintenant étendue aux factures en devises.

Affichage des totaux issus des années archivées

Lorsque vous accédez à l'onglet TOTAUX via la F3 des clients, fournisseurs ou comptes généraux, vous pouvez, lorsque les années archivées sont accessibles, afficher les totaux des deux années courantes mais également les soldes, Chiffres d'affaires des années précédentes. Vous pouvez ainsi comparer le résultat sur plus de deux exercices.

Liste des totaux par code TVA


LA LISTE DES TOTAUX PAR CODE TVA permet d'imprimer le total des bases et des TVA par code TVA (regroupé par type) mais d'également générer la déclaration MOSS

Critères de sélection

Périodes

Sélectionnez un intervalle de périodes pour laquelle vous désirez imprimer cette liste.

Pour rappel, cette liste peut s'avérer utile lorsque vous utilisez un fichier des codes TVA spécifique (autre législation, secteur vertical bien spécial....).

Liste des codes TVA

Sélectionnez soit tous les codes TVA, soit les codes TVA de type 'Achats' et/ou de type 'Ventes'

Liste des types de TVA

Sélectionnez soit tous les types de TVA, soit les types de TVA 'Nationaux', 'Intracommunautaires' et/ou 'Extracommunautaires'.

Moss

Uniquement codes TVA MOSS : Cochez cette case si vous ne désirez reprendre que les codes TVA liés au MOSS afin d'établir votre déclaration MOSS. 

Créer un fichier au format XML (*xml) :

Lorsque vous demandez d'imprimer ou de prévisualiser la déclaration MOSS, vous pouvez simultanément générer le fichier (de type XML) qui devra être envoyé à l'Administration.

En cochant cette case, WinBooks va contrôler si les paramètres généraux encodés dans les onglets Coordonnées société et Administration TVA sont complets. Si une donnée est manquante, WinBooks affichera une fenêtre détaillant ces informations incomplètes. Il suffit de mettre à jour les paramètres généraux et de regénérer le fichier.

Vous pouvez également générer un fichier XML à partir de l'écran de prévisualisation de la déclaration MOSS à partir du menu Export.

La génération du fichier XML n'est disponible que pour des dossiers de législation belge.

Visualisation de la déclaration MOSS (A partir du release 6.50 uniquement)

Après avoir entré les critères de sélection, cliquez sur 
SI vous avez coché l'option MOSS uniquement et si la liste pour la même période a déjà été préalablement consultée et/ou modifiée, WinBooks vous propose de récupérer les modifications que vous auriez éventuellement enregistrées.
En effet, WinBooks sauvegarde  les modifications apportées à la déclaration MOSS.

Si vous ne l'avez fait dans l'écran de sélection, vous pouvez en cliquant sur le menu EXPORT de la barre outil et en choisissant Export XML MOSS, générer le fichier (de type XML) qui doit être envoyé à l'Administration.

Comme pour les autres exportations, vous devez choisir un répertoire dans lequel le fichier XML sera sauvegardé. La sauvegarde est suivie d'un message de confirmation indiquant le nom et le répertoire du fichier généré.
Il vous est conseillé de créer un répertoire spécifique à cet effet.

Le message de confirmation de création du fichier a été complété afin de permettre la connexion automatique au site internet de l'Administration de la TVA.
Répondre Oui à ce message vous connecte au site mais ne télécharge pas automatiquement le fichier de la déclaration. Il faut renseigner l'emplacement du fichier à télécharger à la fin de la procédure.

Lorsque vous êtes connecté au site INTERVAT, vous devez renseigner le nom et le répertoire du fichier à remettre à l'Administration. Ce nom de fichier changera en fonction du type de déclaration que vous devez remettre.

  • Déclaration MOSS
    MOSS suivi du nom du dossier, de la date et de l'heure de génération
    Exemple : MOSS_PARFILUX_2015.07.290944.xml

Exemple

 

Accès via le menu dossier au site Vies

Lorsque vous consultez un client ou un fournisseur pour lequel un numéro de TVA intracommunautaire a été introduit, vous pouvez vérifier sa validité soit en cliquant sur le bouton check en regard du numéro de TVA intracommunautaire soit en appelant le programme VIES à partir du menu DOSSIER/CONTROLE VIES.
L'appel au contrôle via le programme Internet sera fait automatiquement.
Cet appel au programme VIES est également possible pour les clients et les fournisseurs belges. Il permet en autre de différencier les clients avec un N° d'entreprise et qui sont assujettis, des clients avec N° d'entreprise non assujettis.
Les clients avec N° d'entreprise non assujettis ne sont pas repris dans cette base de données.

Accès à la centrale des bilans


En cliquant sur  en regard du N° d'entreprise des fiches clients et fournisseurs belges, une fenêtre reprenant les bilans disponibles auprès de la centrale de bilans de la BNB pour le client ou le fournisseur consulté vous est présentée.

En cliquant sur , une fenêtre reprenant les bilans disponibles auprès de la centrale de bilans de la BNB pour le client ou le fournisseur consulté vous est présentée.

Il vous est dès lors possible de visualiser ou de télécharger les bilans qui vous intéressent.

Vous pouvez accéder à cette même fonctionnalité à partir de Menu DOSSIER/LIENS SITES EXTERNES/CENTRALE DES BILANS.

Si vous accédez au programme alors qu'une fiche client ou fournisseur est déjà ouverte, vous visualiserez les bilans de ce client ou de ce fournisseur, tout comme si vous aviez cliqué sur  dans la fiche du compte.

Par contre, si vous n'avez pas de fiche client ou fournisseur ouverte, c'est l'écran de sélection de la Centrale des Bilans qui est proposé.

#Haut de page

Accès au Moniteur belge

Le Menu DOSSIER/LIENS SITES EXTERNES/MONITEUR BELGE permet d'accéder directement au site du Moniteur belge.

L'écran de sélection suivant est proposé :

#haut de page

Accès au contrôle ONSS

Le Menu DOSSIER/LIENS SITES EXTERNES/CONTROLE ONSS permet d'accéder directement au site de la sécurité sociale.

Ce point de menu vous permet de valider si les entrepreneurs auxquels vous faites appel sont en ordre de paiement vis à vis de l'ONSS.

Application des dispositions de l' article 30Bis, §3 alinéas 5 à 9 et §4 concernant les retenues sur factures.

L'écran de sélection suivant est proposé :

#haut de page

Intrastat

Zone paramétrable code marchandise Intrastat dans les fiches clients - fournisseurs

Vous pouvez ajouter une zone pré-paramétrée dans les fiches clients et fournisseurs qui vous permet d'encoder un code marchandise (Numéro de nomenclature Intrastat) par défaut.

Bien entendu, ce code marchandise ne doit être renseigné que pour les clients ou fournisseurs intracommunautaire, et pour lesquels ce sont régulièrement les mêmes codes marchandises qui sont utilisés.

Lors de la présentation de la fenêtre Intrastat pendant l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit intracommunautaire, le code marchandise sera automatiquement repris sur la première ligne.

Mémorisation des données

Mémorisation des données du Tiers déclarant et/ou récupération des données issues du paramétrage général (onglet Adm_Expéditeur).

Composants

Nouveau composant pour la gestion des backups

Le composant XceedZip est désormais utilisé par WinBooks en lieu et place de Dynazip. Ce composant bien plus récent utilisé pour effectuer les backups ou les fichiers d'Import/Export permet entre autre de créer un backup sur une clé USB, autorise les espaces dans les noms de répertoires/de fichiers et, ne pose pas de problème si en TS/Client Serveur vous avez un utilisateur Winbooks ayant un "espace" dans son Login.

Amélioration du temps de traitement des listes (Prévisualisation et impression)

Winbookslist.dll + WinBooksform.dll + Wbksprint.dll + wbmailmanager.dll + WinbooksFct.dll

Fichiers adaptés : Codfor.org, nae.org, code276.org

Nouveaux fichiers : biztax.org, news.org

Nouveau système de sérialisation

Modification du système d'enregistrement à partir de WinBooks + page WEB (Codes d'enregistrement, licences...)
Cette nouvelle méthode est plus rapide, plus sûr. Nous ne passons plus par un protocole FTP mais par une requête HTTP.

Actualités WinBooks au sein de l'application (News)

L'affichage des News s'active dans les préférences utilisateurs.
En fond d'écran de WinBooks s'affiche alors une série d'informations envoyées par WinBooks, telles que la sortie d'un nouveau module, d'une nouvelle version...

Rappels

Layout spécifique pour les lettres de rappel par mail.

Le layout utilisé pour générer le texte des rappels, peut être différent pour l'envoi des rappels par e-mail. En effet, un rappel standard peut être imprimé sur un papier pré-imprimé contenant le logo et les coordonnées de votre entreprise. Si le même layout est utilisé pour envoyer les rappels par mail, le logo et les coordonnées ne seront donc pas repris. Il vous est donc possible dans l'écran de paramétrage des layouts de mettre à jour des layouts spécifiques pour l'envoi par mail. Si vous ne modifier pas les layouts, c'est le layout classique qui est utilisé pour l'envoi des mails.

La procédure de mise à jour est totalement identique à celle des layouts classiques.

Gestion de la connexion Internet revue pour l'envoi des rappels par mail

Configurer la connexion internet

Sélectionnez le menu DOSSIER.
Choisissez l'option PARAMÉTRAGE et ensuite l'option INTERNET du sous-menu.

 

Login Utilisateur

Nom du compte

Password

Mot de passe (lié au nom du compte)

E-mail adress

Adresse e-mail

Server mail out

Serveur de courrier sortant

Port

N° du port utilisé pour le serveur de courrier sortant

Requiert login

Le serveur de courrier sortant requiert une authentification

Type de connexion cryptée

Type de connexion sécurisée utilisée par le serveur de courrier sortant (None, SSL ou TLS)

Server mail in

Serveur de courrier entrant

Port

N° du port utilisé pour le serveur de courrier entrant

Encryptage SSL

Cochez cette case si le serveur de courrier entrant utilise SSL

 

Lorsque vous envoyez simultanément un certain nombre de rappels ou de factures par mail, certains "gestionnaire de mails" peuvent bloquer l'envoi de vos mails et/ou les considérer comme SPAMS.

4 paramètres peuvent être définis afin d'éviter ces blocages :
Nombre maximum de mails par connexion et Temps d'attente entre 2 connexions successives sont à utiliser simultanément
Ils permettent de définir le nombre de mails que vous désirez envoyer par groupe et le temps d'attente entre l'envoi de chacun de ces groupes de mails.
Par exemple, votre provider vous bloque après l'envoi de 50 mails automatiques. 
Vous paramétrez *49* dans la zone Nombre maximum et 2 secondes dans la zone temps d'attente
Lorsque vous envoyez 200 mails, les 49 premiers mails sont envoyés et une pause de 2 secondes est effectuée avant l'envoi d'une seconde série de 49 mails et ainsi de suite.
Les deux derniers paramètres Temps d'attente entre 2 tentatives si service indisponible et Nombre maximum de tentatives si service indisponible permettent de gérer les accès au service si celui-ci est indisponible.
Connexion

Type de connexion utilisée (Connexion directe ou réseau)

 

Le bouton permet de vérifier la validité de votre paramétrage des serveurs de courrier entrant et sortant.

Onglets Rappels et Facturation 

Si vous envoyez les factures et ou les rappels par mail, il se peut que deux utilisateurs différents envoie les rappels d'une part et les factures d'autre part à partir du même PC.

Dans ce cas, vous pouvez paramétrer la connexion internet pour l'envoi des rappels et ou des factures.

Lorsque les données de ces onglets sont remplies, ce sont ces paramètres qui seront tenus en compte lors de l'envoi des rappels ou des factures par mail.

Ce paramétrage peut se faire par dossier.

 

Exemple de paramétrage utilisable pour GMAIL

 

Paramètres

Login-utilisateur

votre adresse e-mail complète (y compris (@gmail.com ou @votre domaine.be))

Password

votre mot de passe Gmail

E-mail address:

votre adresse e-mail

Server Mail Out

smtp.gmail.com

Port

465

Requiert Login

coché

Type de connexion cryptée:

SSL

Server Mail In

pop.gmail.com

Port

995

Encryptage SSL

coché

Connexion

Connexion directe (LAN, Proxy,... )

Exemple de paramétrage utilisable pour Skynet

 

Paramètres

Login-utilisateur

votre adresse e-mail complète (y compris @skynet.be)

Password

votre mot de passe Skynet

E-mail address:

votre adresse e-mail

Server Mail Out

relay.skynet.be

Port

587

Requiert Login

coché

Type de connexion cryptée:

TLS

Server Mail In

pop.skynet.be

Port

110

Encryptage SSL

décoché

Connexion

Connexion directe (LAN, Proxy,... )

Exemple de paramétrage utilisable pour Outlook

 

 

Paramètres

Login-utilisateur

votre adresse e-mail complète

Password

votre mot de passe outlook

E-mail address:

votre adresse e-mail

Server Mail Out

smtp-mail.outlook.com

Port

587

Requiert Login

décoché

Type de connexion cryptée:

SSL

Server Mail In

pop-mail.outlook.com

Port

995

Encryptage SSL

coché

Connexion

Connexion directe (LAN, Proxy,... )

 

Exemple de paramétrage utilisable pour Outlook 365

 

 

Paramètres

Login-utilisateur

votre adresse e-mail complète

Password

votre mot de passe outlook

E-mail address:

votre adresse e-mail

Server Mail Out

smtp.office365.com

Port

587

Requiert Login

décoché

Type de connexion cryptée:

SSL

Server Mail In

outlook.office365.com

Port

995

Encryptage SSL

coché

Connexion

Connexion directe (LAN, Proxy,... )

Ces informations sont indispensables pour utiliser la messagerie Internet intégrée dans l'Import/Export WinBooks, l'envoi des rappels par mail ou encore l'envoi d'un back-up. Elles sont en principe mentionnées sur la confirmation d'inscription qui vous a été envoyée par votre Provider Internet. Si vous avez des difficultés à compléter ces informations, vous pouvez toujours consulter le paramétrage de votre programme de messagerie, faire appel à votre Provider Internet ou demander à votre revendeur Winbooks.

Nous vous recommandons d'utiliser une nouvelle adresse internet dédicacée pour l'échange de courriers comptables WinBooks. En effet, si vous utilisez votre adresse e-mail courante, la consultation de la boîte aux lettres dans WinBooks fera apparaître les courriers non destinés à Winbooks, que WinBooks n'est pas en mesure d'ouvrir.

Les informations de l'onglet "Défaut" sont sauvegardées dans la registry. Exemple : HKEY_USERS\S-1-5-21-220523388-1604221776-725345543-1157\Software\VB and VBA Program Settings\Winbooks\Internet

Les informations des onglets "facturation" et "Rappels" sont sauvegardées dans le fichier des paramètres.

Comptabilité analytique

Sélection du compte général sur la liste de contrôle analytique

Vous pouvez resserrer le contrôle en ne choisissant un compte ou un intervalle de comptes généraux.

F2 étendue lors de l'encodage des ventilations analytiques.

Lors de l'encodage de plusieurs lignes analytiques, la F2 a été étendue pour récupérer le compte analytique de la ligne précédente. C'est très utile pour les sociétés qui gèrent plusieurs plans analytiques. Si par exemple, vous avez deux plans analytiques Département et Produits. Lors de l'encodage d'une facture vous devez peut être répéter la référence du Département sur chaque ligne alors que la référence du Produit change.

Fiches 281.50

Gestion des sportifs dans les fiches 281.50

Lors de l'élaboration des fiches 281.50, vous pouvez dans la colonne Sport, lorsque c'est nécessaire, spécifier pour une ligne s'il s'agit d'un S (Sportif) ou d'un M (Formateurs, entraîneurs et accompagnateurs).
Ces données sont reprises dans la rubrique f) de la fiche 281.50 et sont reprises dans le fichier à envoyer à Belcotax.

Si le total d'une facture est à ventiler sur S et M par exemple, vous devez utiliser

Gestion d'un commentaire dans les fiches 281.50

La colonne Commentaire vous offre la possibilité d'encoder ou de modifier le commentaire repris pour les fiches de commissions.

Etant donné qu'il ne peut y avoir qu'un seul commentaire par fournisseur, dès que l'on remplit un commentaire, celui sera automatiquement recopié sur toutes les lignes, si on modifie une ligne elles sont toutes remodifiées.

Facturation

Impression dans le module facturation

2 options ont été ajoutées dans le paramétrage général du module Facturation onglet Fac-Divers
Si vous cochez la case Une seule impression si duplicata lors de la réimpression d'une facture, un seul exemplaire de celle-ci sera imprimée et ce, quelque soit le nombre d'exemplaires prévu lors de l'établissement de la facture.
Lorsque vous imprimez une facture, en cochant la case Impression directe, les paramètres d'impression (exemplaires, choix de l'imprimante..) ne sont plus affichés et la facture est directement imprimée en tenant compte des valeurs par défaut.

Liste des paramètres


Dans le menu DOSSIER/MAINTENANCE/LISTE DES PARAMETRES vous avez la possibilité d'imprimer les liste des paramètres. Cette liste reprend en détail tous les paramètres renseignés dans les différents modules de WinBooks (Paramétrage général, les champs paramétrables, les paramètres des rappels, les préférences utilisateurs, les journaux, les périodes clôturées...).

Vous avez la possibilité de sélectionner le ou les module(s) pour le(s)quel(s) vous désirez imprimer ces paramètres, ou encore à l'aide de l'option Tout sélectionner, les sélectionner tous.

Détail des données imprimées

Coordonnées société

Nom, adresse, numéro d'entreprise, le type de législation...

Licence

Reprend les informations liées à la licence comme le numéro de série, de licence, de code d'installation...

Modules disponibles

Liste des modules activés dans le dossier

Version

Version de WinBooks et de différents composants

Répertoires

Répertoires de backup, des archives, de sauvegarde des fichiers XML...

Imprimantes

Liste des différentes imprimantes accessibles

Test configuration

Reprise des informations du test de configuration

Préférences utilisateurs

Impression des paramètres encodés dans les préférences utilisateurs.

Centralisateurs

Liste des comptes centralisateurs définis dans le paramétrage général

Gestion TVA et administratif

Paramètres définis au niveau des onglets déclarant et expéditeur du paramétrage général

Champs paramétrables clients
Champs paramétrables fournisseurs
Champs paramétrables des comptes généraux
Comptes hors PCMN

Liste des comptes généraux non repris dans le PCMN et qui seront donc exclus du bilan interne

Bornes comptables

Données concernant les deux exercices courants et leur périodicité

Encodage

Paramètres définis au niveau de l'onglet encodage du paramétrage général

Rappels

Paramètres des rappels

Divers

Données diverses, telles que le titre du bilan, le mémo du dossier, l'identifiant au regroupement TVA, les données relatives à un transfert de dossier éventuel...

Journaux

Liste des journaux

Clôtures

Pour les deux exercices courants, statut des périodes par type de journal

Analytique

Paramètres analytiques

Liaison bancaire CODA

Paramètres du module CODA

Facturation

Paramètres définis au niveau de l'onglet facturation du paramétrage général ainsi que les comptes centralisateurs et les champs paramétrables des articles.

Immobilisés

Paramètres du module des immobilisés et les champs paramétrables des fiches d'immobilisé.

Isabel 6

Date de la dernière synchronisation

Virtual Invoice

Paramètres définis au niveau de l'onglet Virtual Invoice du paramétrage général

En cochant l'option Avec les informations techniques vous pouvez en regard du paramètre, imprimer son adresse technique.

Exemple

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