Après une certaine période d'activité, votre comptabilité peut se voir surchargée de comptes clients, fournisseurs ou encore généraux inutiles. Comptes que vous ne pouvez supprimer car, bien que soldés, ils possèdent un historique que vous désirez conserver.
Afin d'éviter de surcharger les écrans de consultation avec ces comptes superflus, vous avez la possibilité de mettre ces comptes en sommeil.

Pour activer cette fonctionnalité, vous devez cocher la case Gestion des comptes en sommeil dans le menu DOSSIER-PARAMETRAGE-GENERAL Onglet Encodage/Généralités.

Dès que vous avez enregistré vos paramètres, une nouvelle icône  est affichée dans les fiches des comptes clients, fournisseurs, généraux ainsi que dans les comptes analytiques, les fiches articles et les immobilisés.

Pour placer un compte en sommeil

1. Dans la fiche du compte, cliquez sur  Le bouton change d'aspect  indiquant ainsi que le compte est en sommeil.
2. En cliquant à nouveau sur le bouton , le compte sera à nouveau actif.

L'apurement d'un groupe de pièces lettrées ne peut s'effectuer que si le total des mouvements sélectionnés est égal à 0.
Toutefois, il se peut qu'un léger écart empêche cet apurement.
S'il s'agit d'un écart de lettrage, il vous faut d'abord comptabiliser une opération diverse pour pouvoir effectuer le lettrage complet.
Afin d'éviter d'encoder manuellement cette opération diverse d'écart de lettrage, WinBooks vous offre la possibilité de la comptabiliser automatiquement lors du lettrage.

Paramétrage

Dans le menu DOSSIER cliquez sur l'option PARAMETRAGE puis GENERAL. Sélectionnez l'onglet OD Automatiques/Ecart de lettrage
Dans l'onglet OD Automatiques/Ecart de lettrage vérifiez si un journal d'opération diverse de type 'Ecart de lettrage' est bien repris et introduisez ensuite, les comptes généraux dont vous aurez besoin pour passer cette opération diverse.

Génération de l'opération diverse d'écart de lettrage

Procédez au lettrage comme indiqué dans le lettrage à postériori.

Si un écart de lettrage inférieur ou égal au montant renseigné dans le paramétrage général est détecté, WinBooks vous propose de comptabiliser l'écart de lettrage.

La fenêtre de comptabilisation de l'écart de lettrage reprend les informations suivantes :

• Le montant de la différence à imputer
• Le montant de l'écart à comptabiliser. Vous avez la possibilité de modifier le montant de l'écart mais il ne peut être supérieur au montant de l'écart détecté.
• Le code journal sur lequel l'opération diverse va être comptabilisée
• Le compte général sur lequel la contrepartie de l'écart de paiement va être comptabilisé.
  Suivant votre paramétrage, WinBooks vous propose également de comptabiliser cet écart sur un autre compte général que vous choisirez dans le plan comptable. Les comptes de différences de change ne sont proposés que si l'écart est relatif à une différence de change (solde en devises est égal à 0 et le solde en EUR respecte les règles du Montant maximum déini dans les paramètres).
• Le commentaire de l'opération diverse.

En cliquant sur , l'opération diverse est comptabilisée et le groupe de pièces est apuré. Si vous gérez la comptabilité analytique, le fenêtre de répartition analytique est également proposée au moment de l'enregistrement de l'OD.

 vous permet de fermer la fenêtre sans générer l'OD.

De même lorsque vous encodez dans l'exercice 1 une facture pour laquelle une partie des charges est relative à l'exercice 2, vous devez en plus de la facture, comptabiliser une opération diverse dans la période de réouverture de l'exercice 2.

WinBooks vous facilite la vie en générant automatiquement si vous le désirez ce genre d'opération diverse.

Après avoir procédé au paramétrage des opérations diverses automatiques, lors de l'imputation sur un des comptes généraux définis dans cette table, WinBooks vous propose de générer automatiquement suivant le cas une opération diverse dans la période de clôture ou de réouverture.

Paramétrage

Dans le menu DOSSIER cliquez sur l'option PARAMETRAGE puis GENERAL. Sélectionnez l'onglet OD Automatiques/Factures à recevoir
Dans l'onglet OD Automatiques/Factures à recevoir vérifiez si les comptes généraux et les journaux d'opérations diverses sont bien complétés.

Factures à recevoir

Lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur achat sur le compte défini comme "Factures à recevoir", WinBooks vous propose de générer une opération diverse.
Cette opération diverse entre le compte " Factures à recevoir" et un compte de contrepartie sera comptabilisée dans la période de clôture de l'exercice précédent.

Dès détection du compte défini comme "Factures à recevoir", WinBooks ouvre une fenêtre qui reprend entre autre le code journal, l'exercice, la période et le numéro de pièce de l'opération diverse qui va être générée.

Vous devez saisir le compte de contrepartie. Il est possible d'encoder autant de comptes de contrepartie qu'il y a d'imputations sur le compte "Factures à recevoir".

En cliquant sur , la pièce est enregistrée.

Produits à recevoir

Lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur vente sur le compte défini comme "Produits à recevoir", WinBooks vous propose de générer une opération diverse.
Cette opération diverse entre le compte "Produits à recevoir" et un compte de contrepartie sera comptabilisée dans la période de clôture de l'exercice précédent.

Dès détection du compte défini comme "Produits à recevoir", WinBooks ouvre une fenêtre qui reprend entre autre le code journal, l'exercice, la période et le numéro de pièce de l'opération diverse qui va être générée.

Vous devez saisir le compte de contrepartie. Il est possible d'encoder autant de comptes de contrepartie qu'il y a d'imputations sur le compte "Produits à recevoir".

En cliquant sur , la pièce est enregistrée.

Charges à reporter

Lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur achat sur le compte défini comme "Charges à reporter", WinBooks vous propose de générer une opération diverse.
Cette opération diverse entre le compte "Charges à reporter" et un compte de contrepartie sera comptabilisée dans la période d'ouverture de l'exercice suivant.

Dès détection du compte défini comme "Charges à reporter", WinBooks ouvre une fenêtre qui reprend entre autre le code journal, l'exercice, la période et le numéro de pièce de l'opération diverse qui va être générée.

Vous devez saisir le compte de contrepartie. Il est possible d'encoder autant de comptes de contrepartie qu'il y a d'imputations sur le compte "Charges à reporter".

En cliquant sur , la pièce est enregistrée.

Produits à reporter

Lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur vente sur le compte défini comme "Produits à reporter", WinBooks vous propose de générer une opération diverse.
Cette opération diverse entre le compte "Produits à reporter" et un compte de contrepartie sera comptabilisée dans la période d'ouverture de l'exercice suivant.

Dès détection du compte défini comme "Produits à reporter", WinBooks ouvre une fenêtre qui reprend entre autre le code journal, l'exercice, la période et le numéro de pièce de l'opération diverse qui va être générée.

Vous devez saisir le compte de contrepartie. Il est possible d'encoder autant de comptes de contrepartie qu'il y a d'imputations sur le compte "Produits à reporter".

En cliquant sur , la pièce est enregistrée.

Avec la mise en place des paiements SEPA, WinBooks a été adapté afin de permettre aux utilisateurs d'effectuer les virements automatiques aux fournisseurs sous ce nouveau modèle.
Aussi, depuis la version 5.50, WinBooks vous offre pendant la période de transition qui devrait se terminer en 2012, la possibilité d'effectuer vos paiements suivant le format ABB (format actuel défini par l'association des banques belges) et/ou sous le format SEPA (Single Euro Payments Area).

• Vous retrouverez donc deux menus réservés aux virements fournisseurs :
  • Virements ABB
  • Virements SEPA
• Ainsi que deux menus réservés aux virements autres bénéficiaires :
  • Virements ABB
  • Virements SEPA

La principale différence se situe au niveau du transfert des paiements étrangers.
En effet, dans la version ABB, on distingue les paiements nationaux (paiements aux fournisseurs belges et en EUR) des paiements internationaux (paiements aux fournisseurs étrangers et ou en devises). La structure des fichiers de paiement à envoyer aux banques étant propre à chacun des deux types de paiement.
Le module des virements nationaux (ABB) ne permet que les paiements en EUR. Les factures en devises sont dans ce cas exclusivement payées en EUR.
Avec le module des virements internationaux (ABB), les factures étrangères sont par contre payées dans leur devise d'origine.

Dans la version SEPA, vous pouvez également distinguer deux types de paiement. Le paiement aux fournisseurs de la zone SEPA en EUR d'une part et tous les autres paiements (fournisseurs hors zone SEPA et/ou les paiements en devises) d'autre part.
Lorsque vous effectuez des paiements hors de la zone SEPA vous pouvez choisir de payer dans la devise de la facture ou en EUR.

Quelques définitions

SEPA

Le SEPA, qui signifie « Single Euro Payments Area » sera la zone de paiement européenne unique. L'objectif du SEPA est de permettre que les citoyens et les entreprises puissent régler leurs paiements dans toute la zone euro (tous les pays qui ont adopté l'euro), et par la suite dans toute l'Union européenne, en utilisant des instruments de paiement identiques (cartes, virements, domiciliations).

Zone SEPA

La zone SEPA comporte 34 pays. Les 28 pays de l'Union Européenne + la Suisse, l'Islande, la Norvège, Monaco, le Liechtenstein et San Marino.

Hors SEPA

Tous les autres pays ne faisant pas partie de la zone SEPA.

IBAN

Une conséquence immédiatement visible du SEPA : de 12 à 34 caractères (16 pour les numéros belges)
Le numéro de compte belge classique tel qu'il existe depuis 1971 disparaît. Il est remplacé par l'IBAN.
BE68 5390 0754 7034
pour l'ancien numéro belge
539-0075470-34
L'ancien numéro (BBAN) était composé de trois parties :
les trois premiers caractères renseignaient sur la banque tenant le compte
les sept caractères suivants indiquaient le numéro de compte dans cette banque
les deux derniers caractères formaient un chiffre de contrôle : le reste de la division des dix chiffres précédents par 97.
Le nouvel IBAN comptera pour les banques belges 16 caractères alphanumériques : par exemple :
BE68 5390 0754 7034
Dans ce nouveau numéro IBAN :
les deux premiers caractères correspondent au code ISO du pays : BE
les deux suivants constituent un chiffre de contrôle
vient ensuite l'ancien numéro belge, décomposé en trois groupes de quatre caractères.

BIC

En plus de l'IBAN, il faut aussi un BIC pour identifier la banque où le compte est tenu. Le BIC (Bank Identifier Code) est aussi appelé adresse S.W.I.F.T.. Il compte 8 ou 11 caractères alphanumériques et se compose d'un code bancaire (4 caractères), d'un code-pays (2 lettres), d'un code de lieu (2 caractères) et peut être complété pour certaines banques d'un code d'agence (3 caractères).
Le BIC est précédé du sigle «BIC», lequel est supprimé lors de l'enregistrement électronique.
Lorsque vous encodez un numéro d'IBAN belge, la zone BIC est automatiquement remplie car il est automatiquement reconnu en fonction de l'IBAN. Ce qui n'est pas le cas pour les IBAN non belges.

Pour générer une proposition de paiement

1. Cliquez sur le menu BANQUES.

2. Cliquez sur l'option VIREMENTS FOURNISSEURS.
    

   Si antérieurement vous aviez généré une proposition sans avoir effectué tous les paiements proposés, l'option Récupérer le dernier fichier de proposition de paiements sera activée par défaut. Vous pouvez ainsi rappeler la proposition sans tenir compte de nouveaux postes ouverts qui se seraient ajoutés depuis. Cette option est grisée si vous n'avez pas encore généré de proposition.

3. Cliquez dans Générer un nouveau fichier de proposition de paiement pour générer une nouvelle liste en tenant compte des critères que vous entrerez :

   Cette option est d'office activée si vous n'avez pas encore généré de proposition.

   Si vous activez cette option, alors qu'il existe une liste de proposition, WinBooks vous demande expressément de confirmer la suppression du fichier existant.

4. Vous pouvez également choisir de :
   • Récupérer le dernier fichier des paiements effectués dans l'unique but de regénérer un fichier de paiement à envoyer à la banque.
   • Récupérer un fichier sauvegardé, dans ce cas il vous faut indiquer l'emplacement du fichier à récupérer.
5. Cochez la case Reprise du commentaire si communication vide pour inscrire le commentaire comptable de l'écriture dans la communication si cette dernière n'a pas été remplie. Cette case est cochée par défaut.
6. Cliquez sur  pour accéder à l'écran de sélection ou directement à la proposition si vous avez choisi de récupérer une précédente proposition ou un autre fichier.
    

Ecran de sélection

Compte donneur d'ordre

Sélectionnez le journal financier correspondant au compte bancaire qui sera débité. Par défaut, c'est le dernier journal financier utilisé pour un paiement qui est proposé.

Si vous avez le module des virements internationaux, vous avez la possibilité de sélectionner un compte donneur d'ordre libellé dans une autre devise que l'Euro. Dans ce cas, seules les factures libellées dans cette devise pourront être payées.

Sélection des Fournisseurs

A partir du fournisseur/Jusqu'au fournisseur

Sélectionnez éventuellement un intervalle de fournisseurs ou laissez vide si vous voulez tenir compte de tous les fournisseurs. Entrez le même fournisseur dans les deux zones s'il est le seul que vous souhaitez payer.

Catégories

Si vous avez attribué des catégories à vos fournisseurs, il est possible de sélectionner une ou plusieurs catégorie(s), pour que seuls les fournisseurs de cette(ces) catégorie(s) soient repris sur la liste.
La catégorie Vide reprend tous les clients/fournisseurs pour lesquels aucune catégorie n'a été renseignée.

Comptes bancaires

Cette fenêtre permet de sélectionner les fournisseurs suivant l'origine de leur compte bancaire.
Vous pouvez sélectionner les fournisseurs nationaux ou étrangers qui possèdent un compte IBAN de la zone SEPA,
et/ou les fournisseurs étrangers avec compte bancaire Hors zone SEPA.
Pour terminer, vous pouvez également sélectionner les fournisseurs pour lesquels le compte bancaire n'a pas été renseigné dans leur fiche signalétique.

Factures

Date d'échéance

Vous pouvez paramétrer la date de gestion de plusieurs manières.
Soit en fixant une date de gestion fixe (le programme reprend toutes les factures échues jusqu'à cette date. Le programme se base pour cela sur la date d'échéance de la facture), soit en sélectionnant les factures échues ou à échoir suivant un certain nombre de jours.

Journaux

Il est possible de sélectionner les journaux dont sont issus les factures à payer.
Ceci permet, une sélection plus pointue des factures à proposer au paiement. Par défaut, l'option Tous les journaux est sélectionnée.

Escompte

Cochez l'option Avec factures bénéficiant de l'escompte en date du ... si vous désirez reprendre en plus des factures sélectionnées en fonction de la date de gestion, toutes les factures avec escompte dont la date d'échéance de l'escompte est inférieure ou égale à la date de gestion. Et ce, même si la date d'échéance de la facture elle-même est supérieure à la date de gestion.

Devises

Avec factures en devises

Par défaut, WinBooks tient compte seulement des factures dans la devise du dossier. Cochez la case factures en devises pour également tenir compte des factures libellées dans d'autres devises. Par la suite, indiquez si vous voulez tenir compte de Toutes les factures en devises ou si vous ne voulez Uniquement les factures dans une ou plusieurs devises déterminées.

Payer en EUR ou Payer dans la devise de la facture

Par défaut toutes les factures sont d'office payées en EUR.
Si vous disposez du module des virements internationaux (Hors SEPA), vous pouvez, si vous le désirez, payer les factures en devises dans leur propre devise.

Lorsque vous avez terminé vos sélections, cliquez sur  pour afficher la proposition de paiement contenant la liste des factures d'achat qui devraient être payées : cette proposition est triée par référence fournisseur.

Lorsque la génération de la proposition est terminée vous accédez à un écran qui vous permet entre autre de contrôler et/ou de modifier la sélection, modifier le montant à payer, attribuer ou modifier le compte IBAN et BIC d'un fournisseur...

Chaque ligne affichée correspond à une facture ou a un groupe de pièces (Factures, notes de crédit, paiements partiels) matchées entre elles.

Tri

Dans la zone Tri, vous pouvez changer l'ordre de tri d'affichage, les colonnes étant la limite au tri possible. Vous pouvez comme cela par exemple trier par référence fournisseur ou bien par date d'échéance ...

Uniquements Virements(s) Sélectionné(s)

Il est également possible de n'afficher que les factures qui ont été sélectionnées c'est à dire cochées dans la colonne Sel. soit par le programme, soit par l'utilisateur.

IBAN

Reprend le code journal, le compte IBAN et le solde actuel du compte donneur d'ordre introduit dans l'écran de sélection.
Vous pouvez changer le code journal si vous le désirez.

Les colonnes

Référence et Nom

Référence et nom du fournisseur.

S/G

Cette colonne ne s'affiche que si vous avez le module des virements internationaux (Hors SEPA).
Elle vous permet de distinguer les paiements S (SEPA) des paiements G (Hors SEPA).

IBAN et BIC

Numéro IBAN et BIC des bénéficiaires nationaux et étrangers faisant partie de la zone SEPA.
Numéro de compte bancaire des fournisseurs étrangers ne faisant pas partie de la zone SEPA.
Si pour un fournisseur le compte IBAN et BIC n'est pas renseigné, vous pouvez compléter ces données dans le tableau. WinBooks vous proposera de compléter automatiquement les autres lignes de ce fournisseur de la proposition mais aussi de mettre à jour la fiche signalétique de ce fournisseur.
Il en va de même si vous modifiez un compte IBAN existant en le sélectionnant parmi la liste des comptes IBAN du fournisseur.

Total DNL

Total des mouvements débiteurs non lettrés pour ce compte (paiements non attribués, notes de crédit non matchées ...).

Communication

Par défaut, la communication est une communication sous forme structurée, donnée reprise automatiquement de la communication de la facture fournisseur. La touche F2 permet de commuter entre une communication sous forme structurée et une en format texte.
Au cas où il n'y aurait pas de communication au niveau de la facture fournisseur et si l'option Reprise du commentaire si communication vide a été cochée lors de la génération de la proposition, c'est le commentaire de la facture qui sera repris dans cette zone.

Montant

Montant à payer en EUR de la facture ou du groupe de pièces. Cette zone est affichée en vert lorsqu'elle est sélectionnée pour le paiement.
Vous pouvez modifier le montant à payer si vous désirez payer un acompte par exemple.

Pourcentage

Lorsque cette colonne est remplie, cela signifie que de l'escompte a été pris en considération et déduit du montant de la facture. En positionnant le curseur sur l'icône %, un tooltip est affiché reprenant le montant et la date d'échéance de l'escompte.

Montant Dev. et Dev

Montant à payer en devise de la facture ou du groupe de pièces.
Ces zones ne sont remplies que si des factures ont été encodées en devises.
La zone Montant Dev. ne peut être modifiée que si vous avez choisi l'option de payer les factures dans leur devise d'origine. Pour autant que le module des virements internationaux soit activé.

Echue le

Date d'échéance de la facture.

#

Cette colonne n'est affichée que si vous disposez du module des virements internationaux (Hors SEPA).
Lorsque vous payez un fournisseur hors de la zone SEPA, cette case est remplie avec le sigle
ou le sigle .
En cliquant sur un de ces deux sigles vous accédez aux informations complémentaires de paiement Hors SEPA.
Ces données sont obligatoires et nécessaires pour effectuer ces paiements.
Si le sigle est vert, cela signifie que toutes les données sont correctes et que le paiement peut être effectué. Par contre, si le sigle est rouge, les données sont incomplètes et vous devez cliquer sur pour les corriger. Dès que les corrections effectuées,le sigle devient vert.

Sel.

Cochez ou décochez la case Sel pour inclure ou exclure les factures que vous souhaitez ou ne souhaitez pas payer : la zone Total virements sélectionnés est automatiquement recalculée.
Si une case est présentée sur fond de couleur saumon, et qu'elle n'est pas cochée, cela signifie que la facture n'a pas été approuvée ou que son statut 'ne pas payer' a été activé. Si vous souhaitez malgré tout effectuer le paiement, cochez la case et confirmez ce choix.

Total Virements proposés

La zone Total virements proposés reprend le total de toutes les factures correspondant aux critères qu'elles soient sélectionnées/affichées ou pas.

Total virements sélectionnés

Seules les factures dont toutes les données nécessaires au paiement (et notamment le numéro de compte) sont sélectionnées par défaut et entrent en ligne de compte pour le calcul de la zone Total virements sélectionnés.

Solde cumulatif

La zone Solde cumulatif correspond au solde actuel du journal financier (affiché en regard de la zone Compte donneur d'ordre) déduction faite des factures sélectionnées. Ce solde est affiché en rouge, s'il est négatif.

Les actions

• Cliquez sur  ou double-cliquez sur une ligne pour visualiser l'historique du fournisseur concerné.

•  vous permet de visualiser les informations détaillées de la facture ou du groupe de pièces de la ligne de paiement (Uniquement paiements SEPA).

• Visualiser et/ou imprimer la proposition et/ou effectuer les paiements en cliquant sur .

•   vous permettent de respectivement sélectionner ou sélectionner toutes les lignes de la proposition.

• Cliquez sur  pour accéder à l'écran de proposition de virements aux autres bénéficiaires.

•  vous offre la possibilité de sauvegarder plusieurs fichiers de proposition de paiement et de pouvoir les récupérer par après pour la suite du traitement.
  Vous pouvez modifier le nom du fichier et du répertoire à sauvegarder.
  Il vous est dès lors possible de récupérer un fichier de proposition de paiement (dans l'écran de sélection de la proposition de paiement), en sélectionnant le répertoire et le fichier contenant cette proposition.

  Si une facture a entre-temps été payée manuellement ou via une autre proposition, elle ne sera plus proposée au paiement dans la proposition récupérée.

• Quitter la liste des propositions de paiement en fermant la fenêtre : elle est automatiquement sauvegardée dans un fichier en vue de sa récupération ultérieure.
  
  

#Haut de page

Cet écran est obtenu en cliquant sur ou dans la colonne # de l'écran de proposition de paiement.

Ces informations sont automatiquement remplies en fonction des données enregistrées au niveau du compte bancaire étranger défini par défaut dans la liste des comptes bancaires du fournisseur.

Lorsque ces données sont incomplètes ou incorrectes c'est le sigle qui vous le signalera dans l'écran de proposition de paiement.
Veillez donc, à compléter les informations manquantes pour pouvoir effectuer le paiement de cette facture.

Vous pouvez également renseigner 3 communications distinctes si vous le désirez.

• Communication bénéficiaire, par défaut il s'agit de la communication déjà renseignée dans l'écran de proposition mais que vous pouvez encore modifier.
• Une Communication à l'adresse de la banque du bénéficiaire et une communication à l'adresse de la banque du donneur d'ordre.

Le compte IBAN et le code BIC renseignés dans la fiche du fournisseur sont repris dans le premier onglet en tant que compte par défaut (Du moins, s'il s'agit d'un fournisseur belge ou faisant partie de la zone SEPA).
Il vous est dès lors encore possible de renseigner deux autres comptes bancaires/IBAN pour ce fournisseur.

Lorsqu'une facture de ce fournisseur sera présente dans une proposition de paiement vous aurez la possibilité à l'aide d'un menu déroulant de choisir un des comptes bancaires/IBAN définis dans cette liste.

Si vous n'avez pas le module des virements hors SEPA, seuls les comptes IBAN et codes BIC sont nécessaires.
Par contre, si vous disposez du module des virements hors SEPA, et, si vous désirez effectuer des paiements en devises et/ou à des fournisseurs Hors SEPA, complétez les coordonnées de la banque du bénéficiaire (si vous les connaissez) ainsi que le type de frais et le type de paiement.

Le type de frais (Hors SEPA)

Permet de déterminer si les frais de paiement sont à charge du créditeur, du débiteur ou sont partagés.

Le type de paiement (Hors SEPA)

Renseignez dans cette case la manière dont le paiement doit être effectué. Par transfert ou par chèque, Normal ou urgent.

Pour ce faire, vous allez combiner la recherche par mot clé et la gestion des cartes de crédit par terminal.

1. Créer autant de comptes généraux qu'il y a de terminal (ou de combinaison type de carte de crédit et terminal).
2. A chacun de ces comptes généraux, attribuer un mot clé qui correspond au terminal (ou à la combinaison du type de carte de crédit et du numéro de terminal).
   

3. Dans l'onglet Tables, cliquez sur  pour accéder à la table des cartes de crédit par terminal.

   Vous ne pourrez y accéder que si l'option Gestion des cartes de crédit par terminal a été cochée.

4. Attribuer à l'aide la touche  un code par terminal (ou combinaison type de carte de crédit et numéro de terminal), un libellé, et paramétrer les deux comptes généraux (Colonnes Brut payé et Commission). Le compte Brut payé correspond au compte général pour lequel un mot clé a été défini.
   
   Lorsque vous avez fini votre paramétrage, cliquez sur  pour enregistrer vos données ou  pour sortir de la fenêtre sans enregistrer vos modifications.
    permet de supprimer une ligne de paramétrage qui n'est plus nécessaire.
5. Lors de la visualisation du fichier CODA, le montant payé par une carte bancaire pour un terminal bien précis est donc éclaté en deux parties. Le Montant BRUT est imputé sur le compte de la carte de crédit lié au terminal et la Commission au débit du compte de charges correspondant.

En un seul clic et sur un seul tableau, vous disposez d'une vue d'ensemble de vos principaux résultats comptables.
Vous y retrouvez entre autre :

• les liquidités ainsi qu'un ratio de liquidité.
• le compte de résultat simplifié.
• le solde des comptes de TVA. Comptes TVA définis comme comptes centralisateurs d'une part et les comptes courants de l'Administration définis dans le paramétrage général d'autre part.
• les totaux des balances âgées clients et fournisseurs.
• la date du dernier rappel envoyé via le module des rappels clients.
• la date du dernier virement fournisseur émis via le module des virements fournisseurs.
• la date des derniers amortissements comptabilisés via le module des immobilisés.
• par journal, le numéro et la date de la pièce dont la date est la plus récente.

1. Sélectionnez le menu AUDIT
2. Choisissez l'option TABLEAU DE BORD
   
   
   
3. Sélectionnez soit l'option A ce jour soit l'option Fin de période.
   • l'option A ce jour reprend toutes les données de l'exercice courant. Si vous avez deux exercices ouverts, que vous soyez en année 1 ou en année 2, ce sont les résultats de l'exercice 2 (en tenant compte du REOPEN) qui sont affichés.
   • l'option Fin de période reprend toutes les données encodées jusqu'à la période sélectionnée.
4. Signalez si vous voulez tenir compte des écritures de simulation.
5. Cliquez sur 

En cliquant sur en regard d'une rubrique une nouvelle fenêtre reprenant le détail des comptes composant la rubrique est affichée.

En cours d'exercice, mais le plus souvent lors de la préparation du bilan, cette fonctionnalité va vous aider à effectuer une série de contrôles sur des comptes bien définis.
Par exemple, les comptes avec un solde débiteur quand leur solde devrait être créditeur, les comptes non soldés qui devraient l'être, etc... . Mais également, d'imprimer le solde ou le détail de l'historique de certains comptes à analyser.

Pour définir les paramètres des contrôles comptables :

1. Sélectionnez le menu AUDIT
2. Choisissez l'option CONTRÔLES COMPTABLES
3. PARAMETRAGE
   
4. En regard de chaque compte général à contrôler, indiquez par un signal vert la ou les conditions d'alarme ainsi que le type de données à imprimer.

• Conditions d'alarme

  • Solde <> 0 : Le compte est mis en évidence dans la liste de contrôle si son solde est différent de 0 à la fin de la période de sélection.
  • Solde débiteur : Le compte est mis en évidence dans la liste de contrôle si son solde est débiteur à la fin de la période de sélection.
  • Solde créditeur : Le compte est mis en évidence dans la liste de contrôle si son solde est créditeur à la fin de la période de sélection.
  • Transactions exercice : Le compte est mis en évidence dans la liste de contrôle si une ou plusieurs transactions ont été comptabilisées sur ce compte.

• Données à imprimer

  • Juste le solde du compte
  • Les postes ouverts (Réservés aux comptes lettrables)

  • Historique du compte

     vous aide à pré-paramétrer cette table pour une série de comptes généraux. Par exemple, le contrôle sur le solde (solde créditeur) de tous les comptes reconnus comme centralisateur financier. Cochez les types de compte pour lesquels vous désirez récupérer le contrôle standard et cliquez sur .
    Si vous créez de nouveaux comptes généraux, les codes standards leur seront automatiquement appliqués lorsque vous retournez dans le paramétrage.
    Ce bouton est uniquement accessible en législation belge

Cliquez sur  lorsque le paramétrage est terminé.

Pour éditer les contrôles comptables :

1. Sélectionnez le menu AUDIT
2. Choisissez l'option CONTRÔLES COMPTABLES
3. EDITION
   

• Cette liste reprend pour un exercice donné et jusqu'à une période définie pour ce même exercice (pour autant que l'option soit cochée) :

  • Critères de sélection

    • Tous les comptes contrôlés ou uniquement les comptes en alarme, c'est-à-dire les comptes pour lesquels une 'anomalie' a été détectée. Et, pour chacun de ces comptes, leur solde, l'historique ou les mouvements ouverts suivant l'option précisée dans le paramétrage du compte.
    • Les comptes clients créditeurs
    • Les comptes fournisseurs débiteurs
    • Les soldes des classes 6 et 7 pour les deux exercices courants
    • Le motif de l'alarme
    • Vous pouvez également demander d'imprimer le paramétrage et/ou d'effectuer un saut de page après chaque type de contrôle.

  • Exemple

    

1. Sélectionnez le menu AUDIT
2. Choisissez l'option STATISTIQUES DOSSIER
   
3. l'option A ce jour reprend toutes les données de l'exercice courant. Si vous avez deux exercices ouverts, que vous soyez en année 1 ou en année 2, ce sont les résultats de l'exercice 2 (en tenant compte du REOPEN) qui sont affichés.
4. Sélectionnez soit le Nombre de documents soit le Nombre d'imputations
5. Ensuite, par exercice comptable, renseignez l'intervalle des périodes à analyser et cocher la case Détail par journal si vous préférez afficher le détail par journal.

6. Cliquez sur 

   Le calcul doit être lancé par exercice

7. Cliquez sur  si vous désirez imprimer le résultat

   Cette fonction est uniquement accessible aux licences fiduciaires.

Introduction

Companyweb est une application web active sur le marché des informations commerciales et du marketing de données. Cet outil vous communique de manière simple et claire les risques, les chances de survie, la capacité de paiement, la rentabilité, la stabilité et bien d'autres facteurs clés pour évaluer une entreprise.
De plus, vous pouvez enrichir vos fichiers avec une mine d'informations utiles comme le nom des personnes de contact, le chiffre d'affaires, l'effectif du personnel, le baromètre de santé, et bien d'autres éléments...

WinBooks permet en cliquant sur un bouton d'établir immédiatement le lien avec la base de données Companyweb.

Pour plus d'informations, consulter le site de Companyweb.  www.companyweb.be

Installation et activation du module Companyweb

Exploitation du module Companyweb dans WinBooks

Echange de données relatives aux comportements de paiement de vos clients

Critères de sélection

Périodes

Sélectionnez un intervalle de périodes pour laquelle vous désirez imprimer cette liste.

Liste des codes TVA

Sélectionnez soit tous les codes TVA, soit les codes TVA de type 'Achats' et/ou de type 'Ventes'

Liste des types de TVA

Sélectionnez soit tous les types de TVA, soit les types de TVA 'Nationaux', 'Intracommunautaires' et/ou 'Extracommunautaires'.

Moss

Uniquement codes TVA MOSS : Cochez cette case si vous ne désirez reprendre que les codes TVA liés au MOSS afin d'établir votre déclaration MOSS. 

Créer un fichier au format XML (*xml) :

Lorsque vous demandez d'imprimer ou de prévisualiser la déclaration MOSS, vous pouvez simultanément générer le fichier (de type XML) qui devra être envoyé à l'Administration.

Visualisation de la déclaration MOSS (A partir du release 6.50 uniquement)

Après avoir entré les critères de sélection, cliquez sur 
SI vous avez coché l'option MOSS uniquement et si la liste pour la même période a déjà été préalablement consultée et/ou modifiée, WinBooks vous propose de récupérer les modifications que vous auriez éventuellement enregistrées.
En effet, WinBooks sauvegarde  les modifications apportées à la déclaration MOSS.

Si vous ne l'avez fait dans l'écran de sélection, vous pouvez en cliquant sur le menu EXPORT de la barre outil et en choisissant Export XML MOSS, générer le fichier (de type XML) qui doit être envoyé à l'Administration.

Comme pour les autres exportations, vous devez choisir un répertoire dans lequel le fichier XML sera sauvegardé. La sauvegarde est suivie d'un message de confirmation indiquant le nom et le répertoire du fichier généré.
Il vous est conseillé de créer un répertoire spécifique à cet effet.

Exemple

En cliquant sur , une fenêtre reprenant les bilans disponibles auprès de la centrale de bilans de la BNB pour le client ou le fournisseur consulté vous est présentée.

Il vous est dès lors possible de visualiser ou de télécharger les bilans qui vous intéressent.

Vous pouvez accéder à cette même fonctionnalité à partir de Menu DOSSIER/LIENS SITES EXTERNES/CENTRALE DES BILANS.

Si vous accédez au programme alors qu'une fiche client ou fournisseur est déjà ouverte, vous visualiserez les bilans de ce client ou de ce fournisseur, tout comme si vous aviez cliqué sur  dans la fiche du compte.

Par contre, si vous n'avez pas de fiche client ou fournisseur ouverte, c'est l'écran de sélection de la Centrale des Bilans qui est proposé.

#Haut de page

Le Menu DOSSIER/LIENS SITES EXTERNES/MONITEUR BELGE permet d'accéder directement au site du Moniteur belge.

L'écran de sélection suivant est proposé :

#haut de page

Le Menu DOSSIER/LIENS SITES EXTERNES/CONTROLE ONSS permet d'accéder directement au site de la sécurité sociale.

Ce point de menu vous permet de valider si les entrepreneurs auxquels vous faites appel sont en ordre de paiement vis à vis de l'ONSS.

L'écran de sélection suivant est proposé :

#haut de page

Vous avez la possibilité de sélectionner le ou les module(s) pour le(s)quel(s) vous désirez imprimer ces paramètres, ou encore à l'aide de l'option Tout sélectionner, les sélectionner tous.

Détail des données imprimées

Coordonnées société

Nom, adresse, numéro d'entreprise, le type de législation...

Licence

Reprend les informations liées à la licence comme le numéro de série, de licence, de code d'installation...

Modules disponibles

Liste des modules activés dans le dossier

Version

Version de WinBooks et de différents composants

Répertoires

Répertoires de backup, des archives, de sauvegarde des fichiers XML...

Imprimantes

Liste des différentes imprimantes accessibles

Test configuration

Reprise des informations du test de configuration

Préférences utilisateurs

Impression des paramètres encodés dans les préférences utilisateurs.

Centralisateurs

Liste des comptes centralisateurs définis dans le paramétrage général

Gestion TVA et administratif

Paramètres définis au niveau des onglets déclarant et expéditeur du paramétrage général

Champs paramétrables clients

Champs paramétrables fournisseurs

Champs paramétrables des comptes généraux

Comptes hors PCMN

Liste des comptes généraux non repris dans le PCMN et qui seront donc exclus du bilan interne

Bornes comptables

Données concernant les deux exercices courants et leur périodicité

Encodage

Paramètres définis au niveau de l'onglet encodage du paramétrage général

Rappels

Paramètres des rappels

Divers

Données diverses, telles que le titre du bilan, le mémo du dossier, l'identifiant au regroupement TVA, les données relatives à un transfert de dossier éventuel...

Journaux

Liste des journaux

Clôtures

Pour les deux exercices courants, statut des périodes par type de journal

Analytique

Paramètres analytiques

Liaison bancaire CODA

Paramètres du module CODA

Facturation

Paramètres définis au niveau de l'onglet facturation du paramétrage général ainsi que les comptes centralisateurs et les champs paramétrables des articles.

Immobilisés

Paramètres du module des immobilisés et les champs paramétrables des fiches d'immobilisé.

Isabel 6

Date de la dernière synchronisation

Virtual Invoice

Paramètres définis au niveau de l'onglet Virtual Invoice du paramétrage général

Exemple

#Haut de page