Nouvelles fonctionnalités
Gestion de la TVA
Gestion des multi-taux de déductibilité (Release 5.50)
- L'Administration de la TVA a publié les nouvelles dispositions concernant la récupération de la TVA sur les biens de l’entreprise qui sont utilisés à la fois à des fins privées et professionnelles.
Le pourcentage de déduction de la TVA pour les différents ‘biens de l’entreprise’ en particulier ‘les voitures de société’ doit être déterminée chaque année en fonction de l’utilisation professionnelle effective. Cela implique d’avoir la possibilité d’utiliser pour des biens similaires des taux de déductibilité distincts.
Aussi WinBooks a prévu une adaptation pour permettre une gestion de plusieurs taux de déductibilité.
Pour les codes TVA partiellement déductible l'utilisateur aura le loisir de préciser le pourcentage précis de déductibilité.
Paramétrage
- Dans le menu Dossier/Paramétrage/Général onglet Encodages/Saisie, vous pouvez définir :
- Soit un seul de taux de TVA partiellement déductible.
Dès lors, vous pouvez renseigner le taux de déductibilité ainsi que le compte d'imputation de la TVA non déductible (le compte de la base ou un compte centralisateur.). - Soit, plusieurs taux de déductibilité. Dans ce cas, vous devez remplir la table des taux de déductibilité et y renseigner les différents taux que vous désirez exploiter dans votre dossier.
- Soit un seul de taux de TVA partiellement déductible.
- Dès que vous décidez de travailler avec plusieurs taux de déductibilité, la TVA non déductible ne pourra s'imputer que sur le compte de la base.
- Dans le même ordre d'idée, vous devez préalablement sélectionner compte de la base pour pouvoir travailler avec plusieurs taux de déductibilité
- Si vous gérez plusieurs taux de déductibilité, vous pouvez renseigner, si c'est nécessaire, un taux de déductibilité par défaut pour certains comptes généraux.
Encodages
Dès que vous utilisez un code TVA de type "Partiellement déductibles" lors de l'encodage d'une facture ou d'une note de crédit sur achat, une nouvelle colonne "Ded" s'affichera.
Renseignez le taux de déductibilité propre à cette ligne d'encodage.
La barre d'espacement dans cette zone vous permet de consulter l'éclatement du taux et du montant de la TVA déductible et non déductible.
- Si un seul taux est renseigné dans la table des taux de déductibilité, celui-ci sera automatiquement proposé.
Lettrage à partir de l'encodage des factures
Lors de l'encodage des factures et des notes de crédit sur achats et ventes......
Immobilisés
Gestion des catégories dans plusieurs listes des immobilisés
Nouveaux paramètres
- Numérotation automatique (adaptation du traitement)
Message affiché : "Si vous activez cette option, la numérotation actuelle des immobilisés sera adaptée. Par conséquent, il ne vous sera plus possible d’effacer les transactions d’amortissement déjà actées. Voulez-vous continuer ?"
Si des immobilisés avec une référence numérique existent déjà, des '0' sont ajoutés devant la référence actuelle. - Onglet Divers
- Se baser sur la date de début d'amortissement
Le tableau des immobilisés se base désormais sur la date d'acquisition. Avant le release 6.0, ce même tableau se basait sur la date de début d'amortissement.
En cochant cette option, vous pouvez imprimer votre tableau sur base de la date de début d'amortissement.
- Se baser sur la date de début d'amortissement
Coda
Toutes les écritures d'un fichier CODA s'imputent sur un seul compte général
Si vous avez défini un compte général dans la zone « Imputation auto CODA » d’un journal financier, toutes les écritures de l’extrait de compte seront directement imputées sur ce compte général sans aucune autre forme de recherche.
Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur pour définir les paramètres généraux de la récupération.
Eclatement autres globalisations
Comme pour les virements collectifs, dans les fichiers CODA, on peut retrouver le total des encaissements (par VCS, par exemple) ainsi que leur détail. Cette globalisation est effectuée par votre banque.
Vous pouvez choisir de ne récupérer que le montant total fourni par la banque ou le détail des encaissements.
Cette nouvelle option permet de distinguer les deux types de regroupements (Virements collectifs fournisseurs et autres globalisations)
Injection de plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d'extrait.
Certaines sociétés ne reçoivent leurs extraits de compte qu'une fois par semaine ou par mois, suivant le contrat passé avec leur banque.
Toutefois, elles reçoivent un fichier CODA journalier. Fichier CODA qui reçoit à chaque fois le même numéro d’extrait.
Par exemple : le premier mois de l'année, elles reçoivent 20 fichiers CODA portant le numéro d’extrait 1.
Si votre entreprise se trouve dans cette situation, cochez l’option : Récupération de fichiers CODA multiples pour un même extrait.
Vous pourrez ainsi injecter plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d’extrait.
WinBooks se charge d’attribuer un numéro séquentiel à chacun des fichiers injecté.
Voici la structure des numéros de pièce si vous avez choisi cette option :
Les deux premières positions sont réservées au millésime qui passe donc de 4 à 2 positions. Par exemple 13 pour l’année 2013
Les six positions suivantes seront utilisées par WinBooks de la façon suivante :
Positions 3 à 6 : Le numéro d’extrait
Positions 7 et 8 : Le numéro d’ordre séquentiel du fichier CODA
Exemple :
Vous injectez deux fichiers CODA pour l’extrait de compte N°1
1er fichier CODA : 13000101
2ème fichier CODA : 13000102
Lors de la réception du premier CODA pour l’extrait 2, le numéro de pièce passera à 13000201
Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé.
(on pourrait aussi par mesure de sécurité vérifier que les dates de la première transaction est égale ou postérieure à la dernière transaction du coda précédent et que le numéro d’extrait est égal ou supérieur)
Déplacement du fichier CODA dans un autre répertoire après son traitement
Lors de leur récupération à partir de la banque, Isabel ou CODABOX, les fichiers CODA sont placés dans un répertoire. Ce répertoire, à la longue, peut devenir assez conséquent et il est dès lors difficile de retrouver les fichiers CODA qui restent à exploiter.
En cochant cette case, vous pouvez dès lors renseigner le chemin du répertoire vers lequel le fichier CODA doit être déplacé.
Cette zone est remplie par défaut avec le chemin du dossier comptable suivi de CODA\PROCESSED.
Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire. De manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouve que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.
Gestion des fichiers PDF associés au fichier CODA
Gestion des documents scannés
Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.
Ces fichiers PDF sont stockés dans un répertoire spécifique.
En activant cette option, la zone Localisation des fichiers PDF sources devient accessible. Indiquer dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers PDF.
Lors de l’injection des fichiers CODA, les fichiers PDF retrouvés sont automatiquement liés à l’extrait de compte bancaire.
Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change.
Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier.
Chemin par défaut CODABOX
Les fichiers Pdf fournis par CODABOX sont stockés dans des sous-répertoires distincts: un sous répertoire par compte bancaire.
Par exemple : Dans Q:\CODABOX\Alpha vous retrouvez un sous-répertoire par compte bancaire pour la société Alpha.
(Q:\CODABOX\Alpha\BE27999156163074 , Q:\CODABOX\Alpha\BE27999144172075 etc…)
Pour ne pas devoir renseigner la liste de tous les répertoires, introduisez le chemin du répertoire principal. C’est-à-dire : Q:\CODABOX\Alpha\ dans la zone Localisation des fichiers PDF sources
Cochez ensuite la case Chemin par défaut CODABOX. Les paramètres suivants %IBAN%\pdf sont ajoutés à la suite du répertoire. Vous avez donc : Q:\CODABOX\Alpha\%IBAN%\pdf
Lors de l'injection des fichiers CODA, WinBooks adapte le chemin de localisation des fichiers PDF et retrouve donc les fichiers PDF pour chaque compte bancaire.
Injection simultanée de plusieurs fichiers CODA
Lorsque vous cliquez sur pour rechercher le fichier CODA à traiter, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers CODA (CTRL + Clic) ou (SHIFT + Clic)
Dès que vous avez sélectionné plusieurs fichiers, une liste déroulante permet de les afficher.
Procédez ensuite à l’injection des fichiers en cascade. Les contrôles sont effectués sur chaque fichier de la même manière que lors de l’injection d’un fichier isolé. Avec à chaque message d’avertissement éventuel, la possibilité ou non d’interrompre la procédure.
Les fichiers CODA sont injectés suivant l’ordre dans lequel ils sont présentés dans la liste déroulante.
C’est à la fin de l’injection du dernier fichier CODA que le message vous demandant de continuer dans le journal financier est affiché.
Lorsque vous sélectionnez plusieurs fichiers à injecter simultanément, l’option ‘Visualiser’ est grisée.
Si vous interrompez la procédure, les fichiers CODA déjà injectés restent comptabilisés.
Reprises Excel
WinBooks vous permet de reprendre des données issues d'un tableau Excel. Cette fonctionnalité peut se révéler très pratique si vous désirez reprendre les données d'un autre logiciel pour lequel il n'existe pas encore de programme de reprise automatisé.Vous pouvez, de cette manière, reprendre les signalétiques clients, fournisseurs, plan comptable, fiches immobilisés. De plus grâce à cette fonctionnalité, il vous est loisible d'importer également une opération diverse (par exemple : écritures d'ouverture, écritures de salaire générées sur base d'un fichier venant d'un autre logiciel ).
L'import Excel peut tout aussi bien être utilisé pour la création d'un nouveau dossier (Récupération de données comptables) que pour l'injection de données supplémentaires.
Seuls les fichiers Excel avec l'extension .xls et .xlsx, peuvent être traités. La reprise ne pourra être effectuée pour autant que le programme Excel de Microsoft Office et que le module Office API light ou Office API full soient installés.
- La première ligne du fichier Excel doit toujours être remplie soit avec le nom des colonnes, soit avec la première ligne de données.
- Dans le fichier Excel à importer, ne pas laisser de colonne vide entre des colonnes contenant des données.
- WinBooks traite les différents regionals settings (Format date et décimales), mais vérifier vos données avant importation.
Lorsque vous désirez modifier ou compléter des enregistrements déjà présents dans les fiches signalétiques (Clients, fournisseurs, plan comptable), veillez à reprendre toutes les informations de ce signalétique dans votre fichier excel. Ce sont toutes les zones de la fiche signalétique qui sont remplacées par celles du fichier excel.
Etapes de l'import Excel
A. Sélection du fichier
Créez un fichier Excel. Dans ce fichier, la première ligne peut être réservée aux noms de zones (Le nom de ces zones dans Excel est libre). Une zone par colonne et une ligne par enregistrement.
Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option IMPORT EXCEL.
Sélectionnez le fichier Excel à importer. Cliquez sur pour sélectionner le fichier.
Sélectionnez l'onglet (feuille) du fichier Excel à importer. Si plusieurs feuilles de travail sont présentes dans le fichier Excel, sélectionnez celle qui se rapporte à l'import que vous désirez effectuer.
Sélectionnez le type de données à importer : Signalétique client, signalétique fournisseur, plan comptable, opération diverse, fiche des immobilisés.
L'option avec titre de colonne est cochée par défaut, car ainsi les noms des colonnes du fichier Excel sont affichés. Si la première ligne de votre fichier Excel ne comporte pas le nom des différentes zones, il suffit de décocher cette option.
B. Association des zones
Etablissez le lien entres les colonnes de la feuille Excel et les champs du fichier WinBooks. Dans la partie gauche de la fenêtre vous retrouvez le fichier Excel à importer et, dans la partie droite vous retrouvez les champs du fichier WinBooks.
Par défaut, tous les champs sont affichés dans la partie droite de la fenêtre. Vous pouvez décider d' afficher Uniquement les champs liés ou Tous les champs.
L'association des champs précédés d'une * est obligatoire. Il n'est pas possible de passer à l'étape suivante si vous n'avez pas lié ces zones.
Pour lier un champ du fichier Excel à importer avec un champ WinBooks vous devez :
- Soit cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel et, à l'aide de votre souris, glissez la zone dans l'entête correspondante dans la partie droite de la fenêtre réservée aux champs du fichier WinBooks. Ou inversément.
- Soit cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel, puis cliquer sur le champ correspondant du fichier WinBooks et finalement cliquer sur
Lorsque l'association est compatible, les deux entêtes de colonnes sont teintées de la même couleur. Vous constaterez également que le nom du champ WinBooks a été repris dans la zone Correspondance.
Si vous avez attribué le même nom aux colonnes Excel que celles définies pour les champs WinBooks, l'association des zones peut se faire automatiquement en cliquant sur
Vous avez la possibilité de lier deux champs WinBooks avec un champ Excel. Par exemple: le libellé de l'année 1 et le libellé de l'année 2 d'un compte général peuvent être associés au même champ du fichier Excel.
La colonne Valeur par défaut permet d'attribuer une valeur à une zone bien particulière.
Par exemple, si vous n'avez pas défini de code langue pour les clients dans votre fichier excel, vous pouvez attribuer un code langue par défaut pour tous vos clients.
Seules certaines zones peuvent être définies ainsi et sont colorisées en jaune clair.
Si vous avez associé deux champs par erreur, cliquer sur le champ à délier et ensuite sur . Vous pouvez également tout délier en cliquant sur .
Si les associations que vous avez définies, peuvent être utilisées dans le cadre d'une autre reprise, vous pouvez sauver ces associations sous la forme d'un template. Cliquez sur et ensuite renseignez le nom ainsi que le répertoire dans lequel le template doit être sauvegardé. Il suffit ensuite d'enregistrer. Les fichiers ainsi créés portent l'extension .wbimport
Cliquez sur pour récupérer un template.
C. Tests et import
- Lorsque vous avez terminé de définir les associations, cliquez sur
- Si vous avez des champs non liés et qu'une référence est déjà existante, il vous est demandé si vous voulez conserver les anciennes valeurs ou les effacer.
Une simulation de l'importation de la première ligne et une séries de contrôles sont effectués.
Outre l'affichage du nom des champs WinBooks, de leur descriptif, du nom du champ Excel associé ainsi que des données de la première ligne repris à titre d'exemple, une première série de tests est effectuée.
Ces tests sont exclusivement axés sur la structure du fichier Excel
Par exemple, ces tests détecteront si vous avez lié un montant à un champ non numérique ou encore, rempli une zone logique avec un paramètre non reconnu...
Les lignes pour lesquelles des erreurs ont été détectées sont mentionnées en jaune dans la colonne Erreur Excel ligne(s).
Simultanément, un fichier .log reprenant les erreurs détectées est créé. Il porte le même nom que le fichier Excel et se retrouve dans le même répertoire que le fichier source Excel. Seules les 100 premières erreurs sont reprises dans ce fichier.
Il n'est pas possible de continuer l'importation des données tant que le fichier Excel n'est pas corrigé.
Cliquez sur
Une seconde série de tests est effectuée. Celle-ci concerne les données proprement dites.
Par exemple, est-ce qu'un compte existe déjà ? Est-ce que la période dans laquelle l'opération diverse doit être comptabilisée est clôturée ? ...
Si des erreurs sont détectées, la fenêtre de gestion des erreurs sera affichées.
Ces contrôles sont identiques à ceux effectués lors de l'utilisation du module Import/export ou lors de l'injection de données via WBLinker
L'importation d'écritures peut donner lieu à 2 types de conflits :
* soit des FATAL ERROR (il est alors impossible de résoudre le conflit et donc de procéder à l'import),
* soit des WARNING (A résoudre) (des avertissements : situations qui nécessitent une action de la part de l'utilisateur pour poursuivre). C'est après avoir résolu tous les WARNING que l'importation peut démarrer.
Les conflits concernent soit les écritures, soit les fiches se rapportant à ces écritures (signalétiques clients, plan comptable, ...) puisque ces dernières sont automatiquement transférées avec les écritures. Ils sont classés par genre, avec une brève explication, et un choix parmi les différentes actions possibles.
Dans le cas d'une FATAL ERROR, aucune action n'est possible, si ce n'est d'abandonner la procédure d'import.
Au titre des FATAL ERROR, on trouve des écritures non balancées, des longueurs de numéro de compte incompatibles, des journaux qui n'existent pas, des structures de fichiers différentes (paramétrage des signalétiques), ...
Au titre des WARNING (A résoudre) on trouve des avertissements signalant qu' une zone signalétique a changé (par exemple, dans le cas d'un changement d'adresse dans la fiche d'un client. Actions possibles : tenir compte de la modification, ignorer la modification), qu'il ya une rupture de séquentialité dans les numéros de pièces comptables (seule action possible : accepter), qu'un document est hors période, ...
Pour résoudre un conflit de type WARNING (A résoudre), cliquer sur A résoudre et choisissez une action à appliquer.
Suivant les cas, un grand nombre de conflits peut être généré. Quand vous résolvez un conflit, une option vous permet de répercuter la résolution choisie à tous les conflits de même type, vous évitant des encodages répétitifs fastidieux.
- Si aucune erreur n'a été détectée ou si vous avez solutionné toutes les erreurs de type WARNING, vous pouvez importer les données
- Lorsque l'importation est terminée, un message vous confirme que l'importation s'est terminée avec succès.
Vous pouvez, de cette manière, reprendre les signalétiques clients, fournisseurs, plan comptable, fiches immobilisés. De plus grâce à cette fonctionnalité, il vous est loisible d'importer également une opération diverse (par exemple : écritures d'ouverture, écritures de salaire générées sur base d'un fichier venant d'un autre logiciel ).
L'import Excel peut tout aussi bien être utilisé pour la création d'un nouveau dossier (Récupération de données comptables) que pour l'injection de données supplémentaires.
Seuls les fichiers Excel avec l'extension .xls et .xlsx, peuvent être traités. La reprise ne pourra être effectuée pour autant que le programme Excel de Microsoft Office et que le module Office API light ou Office API full soient installés.
- La première ligne du fichier Excel doit toujours être remplie soit avec le nom des colonnes, soit avec la première ligne de données.
- Dans le fichier Excel à importer, ne pas laisser de colonne vide entre des colonnes contenant des données.
- WinBooks traite les différents regionals settings (Format date et décimales), mais vérifier vos données avant importation.
Lorsque vous désirez modifier ou compléter des enregistrements déjà présents dans les fiches signalétiques (Clients, fournisseurs, plan comptable), veillez à reprendre toutes les informations de ce signalétique dans votre fichier excel. Ce sont toutes les zones de la fiche signalétique qui sont remplacées par celles du fichier excel.
Etapes de l'import Excel
A. Sélection du fichier
Créez un fichier Excel. Dans ce fichier, la première ligne peut être réservée aux noms de zones (Le nom de ces zones dans Excel est libre). Une zone par colonne et une ligne par enregistrement.
Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option IMPORT EXCEL.
Sélectionnez le fichier Excel à importer. Cliquez sur pour sélectionner le fichier.
Sélectionnez l'onglet (feuille) du fichier Excel à importer. Si plusieurs feuilles de travail sont présentes dans le fichier Excel, sélectionnez celle qui se rapporte à l'import que vous désirez effectuer.
Sélectionnez le type de données à importer : Signalétique client, signalétique fournisseur, plan comptable, opération diverse, fiche des immobilisés.
L'option avec titre de colonne est cochée par défaut, car ainsi les noms des colonnes du fichier Excel sont affichés. Si la première ligne de votre fichier Excel ne comporte pas le nom des différentes zones, il suffit de décocher cette option.
B. Association des zones
Etablissez le lien entres les colonnes de la feuille Excel et les champs du fichier WinBooks. Dans la partie gauche de la fenêtre vous retrouvez le fichier Excel à importer et, dans la partie droite vous retrouvez les champs du fichier WinBooks.
Par défaut, tous les champs sont affichés dans la partie droite de la fenêtre. Vous pouvez décider d' afficher Uniquement les champs liés ou Tous les champs.
L'association des champs précédés d'une * est obligatoire. Il n'est pas possible de passer à l'étape suivante si vous n'avez pas lié ces zones.
Pour lier un champ du fichier Excel à importer avec un champ WinBooks vous devez :
- Soit cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel et, à l'aide de votre souris, glissez la zone dans l'entête correspondante dans la partie droite de la fenêtre réservée aux champs du fichier WinBooks. Ou inversément.
- Soit cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel, puis cliquer sur le champ correspondant du fichier WinBooks et finalement cliquer sur
Lorsque l'association est compatible, les deux entêtes de colonnes sont teintées de la même couleur. Vous constaterez également que le nom du champ WinBooks a été repris dans la zone Correspondance.
Si vous avez attribué le même nom aux colonnes Excel que celles définies pour les champs WinBooks, l'association des zones peut se faire automatiquement en cliquant sur
Vous avez la possibilité de lier deux champs WinBooks avec un champ Excel. Par exemple: le libellé de l'année 1 et le libellé de l'année 2 d'un compte général peuvent être associés au même champ du fichier Excel.
La colonne Valeur par défaut permet d'attribuer une valeur à une zone bien particulière.
Par exemple, si vous n'avez pas défini de code langue pour les clients dans votre fichier excel, vous pouvez attribuer un code langue par défaut pour tous vos clients.
Seules certaines zones peuvent être définies ainsi et sont colorisées en jaune clair.
Si vous avez associé deux champs par erreur, cliquer sur le champ à délier et ensuite sur . Vous pouvez également tout délier en cliquant sur .
Si les associations que vous avez définies, peuvent être utilisées dans le cadre d'une autre reprise, vous pouvez sauver ces associations sous la forme d'un template. Cliquez sur et ensuite renseignez le nom ainsi que le répertoire dans lequel le template doit être sauvegardé. Il suffit ensuite d'enregistrer. Les fichiers ainsi créés portent l'extension .wbimport
Cliquez sur pour récupérer un template.
C. Tests et import
- Lorsque vous avez terminé de définir les associations, cliquez sur
- Si vous avez des champs non liés et qu'une référence est déjà existante, il vous est demandé si vous voulez conserver les anciennes valeurs ou les effacer.
Une simulation de l'importation de la première ligne et une séries de contrôles sont effectués.
Outre l'affichage du nom des champs WinBooks, de leur descriptif, du nom du champ Excel associé ainsi que des données de la première ligne repris à titre d'exemple, une première série de tests est effectuée.
Ces tests sont exclusivement axés sur la structure du fichier Excel
Par exemple, ces tests détecteront si vous avez lié un montant à un champ non numérique ou encore, rempli une zone logique avec un paramètre non reconnu...Les lignes pour lesquelles des erreurs ont été détectées sont mentionnées en jaune dans la colonne Erreur Excel ligne(s).
Simultanément, un fichier .log reprenant les erreurs détectées est créé. Il porte le même nom que le fichier Excel et se retrouve dans le même répertoire que le fichier source Excel. Seules les 100 premières erreurs sont reprises dans ce fichier.
Il n'est pas possible de continuer l'importation des données tant que le fichier Excel n'est pas corrigé.
Cliquez sur
Une seconde série de tests est effectuée. Celle-ci concerne les données proprement dites.
Par exemple, est-ce qu'un compte existe déjà ? Est-ce que la période dans laquelle l'opération diverse doit être comptabilisée est clôturée ? ...
Si des erreurs sont détectées, la fenêtre de gestion des erreurs sera affichées.
Ces contrôles sont identiques à ceux effectués lors de l'utilisation du module Import/export ou lors de l'injection de données via WBLinker
L'importation d'écritures peut donner lieu à 2 types de conflits :
* soit des FATAL ERROR (il est alors impossible de résoudre le conflit et donc de procéder à l'import),
* soit des WARNING (A résoudre) (des avertissements : situations qui nécessitent une action de la part de l'utilisateur pour poursuivre). C'est après avoir résolu tous les WARNING que l'importation peut démarrer.
Les conflits concernent soit les écritures, soit les fiches se rapportant à ces écritures (signalétiques clients, plan comptable, ...) puisque ces dernières sont automatiquement transférées avec les écritures. Ils sont classés par genre, avec une brève explication, et un choix parmi les différentes actions possibles.
Dans le cas d'une FATAL ERROR, aucune action n'est possible, si ce n'est d'abandonner la procédure d'import.
Au titre des FATAL ERROR, on trouve des écritures non balancées, des longueurs de numéro de compte incompatibles, des journaux qui n'existent pas, des structures de fichiers différentes (paramétrage des signalétiques), ...Au titre des WARNING (A résoudre) on trouve des avertissements signalant qu' une zone signalétique a changé (par exemple, dans le cas d'un changement d'adresse dans la fiche d'un client. Actions possibles : tenir compte de la modification, ignorer la modification), qu'il ya une rupture de séquentialité dans les numéros de pièces comptables (seule action possible : accepter), qu'un document est hors période, ...
Pour résoudre un conflit de type WARNING (A résoudre), cliquer sur A résoudre et choisissez une action à appliquer.Suivant les cas, un grand nombre de conflits peut être généré. Quand vous résolvez un conflit, une option vous permet de répercuter la résolution choisie à tous les conflits de même type, vous évitant des encodages répétitifs fastidieux.
- Si aucune erreur n'a été détectée ou si vous avez solutionné toutes les erreurs de type WARNING, vous pouvez importer les données
- Lorsque l'importation est terminée, un message vous confirme que l'importation s'est terminée avec succès.
Dashboard (Release 5.50)
Autres législations
Luxembourg
Bilans interne et officiel luxembourgeois + certification Ecdf (Release 5.50)
LE BILAN INTERNE ou la balance provisoire reprend la balance des comptes généraux. Il se distingue du bilan officiel à déposer en fin d'exercice par sa présentation, son degré de détail (éclatement par compte) et par son caractère périodique. En effet, tandis que le bilan définitif porte d'office sur tout l'exercice, le bilan interne porte sur les périodes que vous sélectionnez.
Il respecte le schéma des comptes annuels sous forme de liste, mais avec l'éclatement par compte en plus.
Critères de sélection du bilan interne
Périodes
Par défaut, le bilan interne porte sur l'exercice en cours et toutes les périodes, période de report et de clôture incluses. Sélectionnez éventuellement un autre exercice ou d'autres bornes périodiques.
Période de comparaison
Cochez la case pour calculer le bilan interne à la fois sur la première sélection de périodes et en même temps sur une deuxième période, la période de comparaison. Sélectionnez l'exercice et les bornes périodiques sur lesquels doivent porter la comparaison (comparaison de deux exercices sur un même intervalle de périodes, de deux intervalles de périodes d'un même exercice, ...).
Uniquement les rubriques mouvementés
Par défaut, WinBooks donne uniquement les rubriques mouvementées. Décochez la case pour imprimer toutes les rubriques.
Décimales
Cochez la case pour obtenir l'impression du bilan avec décimales.
Schéma complet
Si vous cochez cette case, le bilan interne sera affiché sous le format complet sinon, il sera imprimé sous le format abrégé.
Gestion du libellé alternatif
Si vous avez rempli la zone libellé alternatif de la fiche du compte général, vous pouvez choisir d'imprimer soit le libellé principal ou le libellé alternatif du compte.
Très utile si vous avez rempli le libellé alternatif d'un compte en allemand et que vous désirez imprimer le bilan interne en allemand.
Langue du bilan interne
Vous pouvez imprimer les rubriques du bilan interne dans une de ces trois langues; français, allemand ou anglais.
Titre personnalisé
Si vous désirez afficher un autre titre que "Bilan interne" dans l'en-tête de votre document, vous pouvez en cochant cette option, introduire le titre que vous désirez.
Date
Si vous cochez cette case, l'intervalle de date de début et de fin de la période de sélection sera repris dans l'en-tête du document.
Lorsque certains comptes généraux ne sont pas liés à une rubrique officielle du bilan, la liste de ces comptes est reprise en annexe.
Afin d'équilibrer votre bilan, vous devez donc :
- Soit effectuer un reclassement bilantaire.
- Soit comptabiliser des opérations diverses pour transférer le solde de ces comptes sur des comptes "officiels".
Seul le compte centralisateur "Résultat provisoire reporté" fait exception à la règle. Ce compte reprend le solde des comptes des classes 6 et 7. Et ce, aussi longtemps que l'écriture d'affectation provisoire du résultat n'a pas été comptabilisée.
Une liste de contrôle reprenant les erreurs éventuelles, cases mal renseignées, informations manquantes, est imprimé à la fin du document. Les contrôles sont identiques à ceux effectués par l'Administration.
Au Luxembourg, le bilan doit être généré avant que l'écriture d'affectation provisoire du résultat ne soit comptabilisée. Voir chapitre Ouverture et clôture d'un dossier luxembourgeois.
Exemple
4-5 premières pages de la déclaration annuelle (Release 5.50).
Layout 2013 déclaration TVA périodique (Release 5.50)
Adapation du layout papier et XML du fichier de la déclaration TVA périodique 2013.
Virements SEPA
Vous pouvez générer un fichier SEPA à partir d'un compte donneur d'ordre luxembourgeois. et ce, quelle que soit la législation du dossier
C'est un fichier SEPA avec les particularités luxembourgeoises qui est généré.
France
Bilan interne
LE BILAN INTERNE ou la balance provisoire reprend la balance des comptes généraux.
Il respecte le schéma des comptes annuels sous forme de liste, mais avec l'éclatement par compte en plus.
Critères de sélection du bilan interne
Périodes
Par défaut, le bilan interne porte sur l'exercice en cours et toutes les périodes, période de report et de clôture incluses. Sélectionnez éventuellement un autre exercice ou d'autres bornes périodiques.
Période de comparaison
Cochez la case pour calculer le bilan interne à la fois sur la première sélection de périodes et en même temps sur une deuxième période, la période de comparaison. Sélectionnez l'exercice et les bornes périodiques sur lesquels doivent porter la comparaison (comparaison de deux exercices sur un même intervalle de périodes, de deux intervalles de périodes d'un même exercice, ...).
Uniquement les rubriques mouvementés
Par défaut, WinBooks donne uniquement les rubriques mouvementées. Cochez la case pour imprimer toutes les rubriques.
Décimales
Cochez la case pour obtenir l'impression du bilan avec décimales.
Gestion du libellé alternatif
Si vous avez rempli la zone libellé alternatif de la fiche du compte général, vous pouvez choisir d'imprimer soit le libellé principal ou le libellé alternatif du compte.
Langue du bilan interne
Actuellement, le bilan interne ne s'imprime qu'en langue française
Titre personnalisé
Si vous désirez afficher un autre titre que "Bilan interne" dans l'en-tête de votre document, vous pouvez en cochant cette option, introduire le titre que vous désirez.
Date
Si vous cochez cette case, l'intervalle de date de début et de fin de la période de sélection sera repris dans l'en-tête du document.
Lorsque certains comptes généraux ne sont pas liés à une rubrique officielle du bilan, la liste de ces comptes est reprise en annexe.
Afin d'équilibrer votre bilan, vous devez donc :
- Soit effectuer un reclassement bilantaire.
- Soit comptabiliser des opérations diverses pour transférer le solde de ces comptes sur des comptes "officiels".
Seul le compte centralisateur "Résultat provisoire reporté" fait exception à la règle. Ce compte reprend le solde des comptes des classes 6 et 7. Et ce, aussi longtemps que l'écriture d'affectation provisoire du résultat n'a pas été comptabilisée.
Exemple
Virements SEPA
Vous pouvez générer un fichier SEPA à partir d'un compte donneur d'ordre français. et ce, quelle que soit la législation du dossier
C'est un fichier SEPA avec les particularités françaises qui est généré.
Les fichiers de paiement Hors SEPA ne peuvent être générés avec un compte donneur d'ordre français.
Autres fonctionnalités à ne pas rater
Réorganisation simultanée sur 2 exercices
Lorsque vous demander la réorganisation d'un dossier Dossier/Maintenance/Reorganisation, vous avez la possibilité de demander la réorganistion sur les deux exercices courants simultanément.
Pour ce faire, cocher l'option Traitement des 2 exercices
Ne cochez cette option que si c'est vraiment nécessaire, pour éviter un temps de traitement plus long.
Afficher le journal par défaut pour les 4 types d'encodage.
Pour paramétrer l'encodage des pièces comptables
- Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option GÉNÉRAL.
- Cliquez sur l'onglet ENCODAGES
Onglet Journal par défaut
Renseigner, lorsque c'est nécessaire le code journal à afficher par défaut dans l'écran d'encodage.
Ce journal peut bien sur être modifié.
Confidentialité.
Accès limité par type d'encodage.
Outre la limitation au programme d'encodage, la limitation peut maintenant se faire pour chacun des 4 types d'encodages.
Confidentialité par code journal.
La possibilité de rendre certains journaux confidentiels est liée au module sécurité. En attribuant le statut confidentiel à certains journaux, les pièces comptables restent invisibles pour un utilisateur qui n'a pas reçu l'autorisation de les consulter.
Pour rendre certains journaux confidentiels
- Définir les Journaux confidentiels.
- Dans le menu FICHIERS/TABLES, choisir Codes journaux.
- Sélectionner le journal qui doit devenir confidentiel et cliquer sur .
- Cocher la case Confidentiel dans l'onglet Options.
- Cliquer sur pour enregistrer la modification.
- Répéter l'opération pour tous les journaux que vous souhaitez rendre confidentiels.
- Imposer les Restrictions aux utilisateurs.
- Dans le menu DOSSIER, sélectionnez l'option UTILISATEURS/SOCIÉTÉS.
- Dans la liste des utilisateurs déjà définis, sélectionnez celui qui n'est pas autorisé à visualiser les journaux confidentiels. Si nécessaire, ajoutez un nouvel utilisateur.
- Cliquez sur pour modifier le statut de l'utilisateur sélectionné.
- Dans la partie inférieure de la nouvelle fenêtre, relative aux droits d'accès, cochez la case Tous les accès sauf:
Dans la liste déroulante, sélectionnez Voir les journaux confidentiels et cochez la case pour imposer la restriction correspondante.
Lorsque vous limitez l'accès aux journaux confidentiels, vous devez également interdire l'accès à la modification des codes journaux en cochant l'option "Modifier les codes journaux".
- Cliquer sur pour sauvegarder les modifications.
- Cliquer sur NON pour répercuter le changement des droits d'accès de cet utilisateur à tous les autres dossiers.
- Fermer la fenêtre pour revenir au menu principal.
- Dès ce moment :
- Les montants imputés sur les journaux confidentiels sont masqués pour tout utilisateur non autorisé.
- Toute imputation ou impression est interdite sur les journaux confidentiels pour tout utilisateur non autorisé.
- L'accès au Journal Central est interdit.
Amélioration de la confidentialité par compte général
- Blocage de l'affichage d'une pièce contenant un compte confidentiel dans les différents écrans d'encodage.
- Blocage de l'affichage d'une pièce contenant un compte confidentiel lors du Zoom à partir d'un autre compte contenu dans cette pièce.
Transfert d'un compte général vers un compte client ou fournisseur.
Lorsque vous cliquez sur en consultation des écritures des comptes généraux, vous pouvez choisir le type de compte sur lequel le transfert peut être effectué.
Il est désormais possible de transférer une imputation comptabilisée sur un compte général vers un compte client ou fournisseur.
Uniquement valable pour des imputations comptabilisées dans les opérations diverses ou financières.
Très utile pour effectuer des transferts à partir du compte d'attente CODA par exemple.
Insertion d'un logo sur les listes
Pour attribuer un logo qui doit figurer dans le coin supérieur gauche de toutes les listes imprimées à partir de WnBooks (excepté les Documents Administratifs)
- Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option LOGO.
- Renseigner le Code administrateur.
- Choisissez d'imprimer un logo.
- Indiquer le répertoire où se trouve le logo à utiliser.
Le bouton permet de supprimer le chemin d'accès au logo et d'activer l'option Sans logo Le logo sélectionné s'affiche dans le cadre prévu à cet effet.
Le format du logo doit être de type jpg et sa taille ne doit pas dépasser 1000 ko.
Ce logo s'imprime sur toutes les listes de TOUS les dossiers. Si vous ne désirez pas imprimer ce logo pour un dossier bien précis, cocher l'option Ne pas imprimer le logo pour ce dossier dans les Paramètres d'impression.
Récupération automatique de la liste des taux de change ECB
Permet de mettre chaque jour et de manière automatique les taux de change du dossier.
Le premier utilisateur qui rentre dans un dossier doit accepter ou non la mise à jour des taux de change. La date de synchronisation est mémorisée dans le fichier des paramètres.
Les taux de changes sont récupérés du site de la banque centrale européenne : http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
Pour activer la récupération des taux de change
- Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option GÉNÉRAL.
- Cliquez sur l'onglet ENCODAGES
Onglet Généralités
Pour autant que la gestion des devises soit activée, vous pouvez cocher l'option Mise-à-jour des taux de change.
Chaque jour, le premier utilisateur qui rentre dans un dossier pour lequel cette option a été activée reçoit ce message :
Ajout de la notion de division lors de la génération du fichier XML des fiches 281.50
Lors de la génération du fichier XML, vous pouvez introduire un N° de division.
Très utile lorsque deux départements doivent générer les fiches 281.50 chacune de leur côté.
Réécriture des écrans d'encodage Intrastat (Rapidité encodage des factures)
Les écrans Intrastat présentés lors de l'encodage des différentes factures et notes de crédit ont été "réécrits".
La Région et le Type de transaction ne sont plus uniquement conservés par session d'encodage, mais définitivement mémorisés dans le fichier des paramètres.
Imprimer le niveau de rappel par facture
La variable RemLev (Niveau de rappel d'une facture) a été ajoutée dans les Champs corps du document des layouts de rappel.
Affichage de plus de 1000 dossiers
Cette fonctionnalité principalement prévue pour les fiduciaires permet d'afficher plus de 1000 dossiers. Ne tient donc plus compte de la limite imposée par WinBooks.
DontLimitFolderListTo1000=YES dans la section [General] du $USER.ini dans le répertoire userprefs
Rappel de certains points développés en 5.50
Nouveau layout Intervat 8.0.x 'Déclaration TVA, Relevé intracommunautaire, Listing annuel'
Facturation : Imprimer le code TVA à la place du taux + déplacement du menu
Plan comptable copropriété
Achèvement traduction en anglais WinBooks, WBLinker, Intrastat
SEPA : Gestion des virements collectifs
Nouvelle gestion des vouchers WinBooks Classic
Nouvelle présentation des modules
Gestion de la date limite
"8" = licence temporaire (5ème chiffre avant la fin)
Debug (revendeurs uniquement)
Convertir un dossier trimestriel en mensuel
Permet de convertir un dossier trimestriel en mensuel.
Les données de chaque trimestre sont reprises sur le dernier mois de chaque trimestre. Par exemple, les données du 1er trimestre sont reprises sur le mois de mars (dans le cas d'un exercice comptable = à un exercice civil).
La conversion ne peut s'effectuer pour un dossier archivé.
Pour convertir un dossier mensuel en Mensuel
- Cliquez sur le menu DOSSIER.
- Cliquez sur l'option MAINTENANCE.
- Cliquez sur l'option CONVERTIR LE DOSSIER EN MENSUEL.
- Effectuez un backup du dossier
- Renseignez le Code administrateur
Convertir un dossier mensuel en trimestriel
Convertir un dossier mensuel en trimestriel est surtout utilisé pour les dossiers repris d'autres logiciels comptables.
En effet, lors de la reprise de dossiers annuels ou trimestriels issus d'autres logiciels, ceux-ci sont directement convertis en dossiers mensuels.
N'oubliez pas que cette conversion n'est vraiment indispensable que si elle ne concerne pas la TVA.
La conversion ne peut s'effectuer pour un dossier archivé.
Pour convertir un dossier mensuel en trimestriel
- Cliquez sur le menu DOSSIER.
- Cliquez sur l'option MAINTENANCE.
- Cliquez sur l'option CONVERTIR LE DOSSIER EN TRIMESTRIEL.
- Effectuez un backup du dossier
- Renseignez le Code administrateur.
Mise à jour automatique de tous les mots de passe du user SYSTEM
Ajouter une image (logo) lors de l'affichage des news de WinBooks.
L'image sera insérée dans la partie inférieure de l'écran des news
Paramètres dans le fichier WinBooks.INI
Créer une section [News]
IMGRES=adresse http de l'image à insérer
ALTRES=texte à afficher si on ne trouve pas l'image à insérer
La taille de l'image, doit respecter des règles internet et doit avoir une largeur maximum de 700px sinon elle est redimensionnée.
Composants
Répertoire Resources/Org
AccountingPlan_LUX.xml
AccountingPlanParam_LUX.xml
BalanceInternal.xml
BalanceInternal_ABR.xml
BalanceInternal_ABR_LUX.xml
BalanceInternal_FRA.xml
BalanceInternal_LUX.xml
BalanceInternalParam.xml
BalanceInternalParam_FRA.xml
BalanceInternalParam_LUX.xml
Répertoire ImportExcel (Par dossier)
Default.cus
Default.sup
Default.genacc
Default.mo
Nouveaux layouts pour lettres TVA
VatLetter.up5
VatLetter.up6