Nouvelles fonctionnalités
Gestion de la TVA
Gestion des multi-taux de déductibilité (Release 5.50)
Lettrage à partir de l'encodage des factures
Immobilisés
Gestion des catégories dans plusieurs listes des immobilisés
Nouveaux paramètres
- Numérotation automatique (adaptation du traitement)
Message affiché : "Si vous activez cette option, la numérotation actuelle des immobilisés sera adaptée. Par conséquent, il ne vous sera plus possible d’effacer les transactions d’amortissement déjà actées. Voulez-vous continuer ?"
Si des immobilisés avec une référence numérique existent déjà, des '0' sont ajoutés devant la référence actuelle. - Onglet Divers
- Se baser sur la date de début d'amortissement
Le tableau des immobilisés se base désormais sur la date d'acquisition. Avant le release 6.0, ce même tableau se basait sur la date de début d'amortissement.
En cochant cette option, vous pouvez imprimer votre tableau sur base de la date de début d'amortissement.
- Se baser sur la date de début d'amortissement
Coda
Toutes les écritures d'un fichier CODA s'imputent sur un seul compte général
Si vous avez défini un compte général dans la zone « Imputation auto CODA » d’un journal financier, toutes les écritures de l’extrait de compte seront directement imputées sur ce compte général sans aucune autre forme de recherche.
Choisissez le menu OPÉRATIONS, l'option RÉCUPÉRATION DES FICHIERS CODA.
Cliquez sur 
pour définir les paramètres généraux de la récupération.
Eclatement autres globalisations
Lorsque le fichier CODA comprend des données issues d'une globalisation effectuée par la banque (regroupement d’encaissements via VCS par exemple) , vous pouvez choisir soit de ne récupérer que le montant total fourni par la banque soit le détail.
Cette nouvelle option permet de distinguer les deux types de regroupements (Virements collectifs fournisseurs et autres globalisations)
Injection de plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d'extrait.
Certaines sociétés ne reçoivent leurs extraits de compte qu'une fois par semaine ou par mois, suivant le contrat passé avec leur banque.
Toutefois, elles reçoivent un fichier CODA journalier. Fichier CODA qui reçoit à chaque fois le même numéro d’extrait.
Par exemple : le premier mois de l'année, elles reçoivent 20 fichiers CODA portant le numéro d’extrait 1.
Si votre entreprise se trouve dans cette situation, cochez l’option : Récupération de fichiers CODA multiples pour un même extrait.
Vous pourrez ainsi injecter plusieurs fichiers CODA qui portent le même numéro d’extrait.
WinBooks se charge d’attribuer un numéro séquentiel à chacun des fichiers injecté.
Voici la structure des numéros de pièce si vous avez choisi cette option :
Les deux premières positions sont réservées au millsésime qui passe donc de 4 à 2 positions. Par exemple 13 pour l’année 2013
Les six positions suivantes seront utilisées par WinBooks de la façon suivante :
Positions 3 à 6 : Le numéro d’extrait
Positions 7 et 8 : Le numéro d’ordre séquentiel du fichier CODA
Exemple :
Vous injectez deux fichiers CODA pour l’extrait de compte N°1
1er fichier CODA : 13000101
2ème fichier CODA : 13000102
Lors de la réception du premier CODA pour l’extrait 2, le numéro de pièce passera à 13000201
Actuellement seul le solde de début du nouveau CODA par rapport au solde de fin du CODA précédent est contrôlé.
(on pourrait aussi par mesure de sécurité vérifier que les dates de la première transaction est égale ou postérieure à la dernière transaction du coda précédent et que le numéro d’extrait est égal ou supérieur)
Déplacement du fichier CODA dans un autre répertoire après son traitement
Lors de leur récupération à partir de la banque, Isabel ou CODABOX, les fichiers CODA sont placés dans un répertoire. Ce répertoire, à la longue, peut devenir assez conséquent et il est dès lors difficile de retrouver les fichiers CODA qui restent à exploiter.
En cochant cette case, vous pouvez dès lors renseigner le chemin du répertoire vers lequel le fichier CODA doit être déplacé.
Cette zone est remplie par défaut avec le chemin du dossier comptable suivi de CODA\PROCESSED.
Lors de l’injection de l’extrait compte CODA dans les financiers, le fichier CODA injecté sera déplacé dans ce répertoire. De manière à ce que dans le répertoire de réception ne se retrouve que les fichiers CODA qui doivent encore être traités.
Gestion des fichiers PDF associés au fichier CODA
Gestion des documents scannés
Les fichiers CODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair l'ensemble des écritures de l'extrait de compte. Chaque PDF peut être attaché automatiquement aux écritures financières avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.
Ces fichiers PDF sont stockés dans un répertoire spécifique.
En activant cette option, la zone Localisation des fichiers PDF sources devient accessible. Indiquer dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers PDF.
Lors de l’injection des fichiers CODA, les fichiers PDF retrouvés sont automatiquement liés à l’extrait de compte bancaire.
Il est impératif que le nom du fichier PDF porte le même nom que le fichier CODA. Seule l’extension du fichier change.
Cette option n’est accessible que si Virtual Invoice est actif pour ce dossier.
Chemin par défaut CODABOX
Les fichiers Pdf fournis par CODABOX sont stockés dans des sous-répertoires distincts: un sous répertoire par compte bancaire.
Par exemple : Dans Q:\CODABOX\Alpha vous retrouvez un sous-répertoire par compte bancaire pour la société Alpha.
(Q:\CODABOX\Alpha\BE27999156163074 , Q:\CODABOX\Alpha\BE27999144172075 etc…)
Pour ne pas devoir renseigner la liste de tous les répertoires, introduisez le chemin du répertoire principal. C’est-à-dire : Q:\CODABOX\Alpha\ dans la zone Localisation des fichiers PDF sources
Cochez ensuite la case Chemin par défaut CODABOX. Les paramètres suivants %IBAN%\pdf sont ajoutés à la suite du répertoire. Vous avez donc : Q:\CODABOX\Alpha\%IBAN%\pdf
Lors de l'injection des fichiers CODA, WinBooks adapte le chemin de localisation des fichiers PDF et retrouve donc les fichiers PDF pour chaque compte bancaire.
Injection simultanée de plusieurs fichiers CODA
Lorsque vous cliquez sur 
pour rechercher le fichier CODA à traiter, vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers CODA (CTRL + Clic) ou (SHIFT + Clic)
Dès que vous avez sélectionné plusieurs fichiers, une liste déroulante permet de les afficher.
Procédez ensuite à l’injection des fichiers en cascade. Les contrôles sont effectués sur chaque fichier de la même manière que lors de l’injection d’un fichier isolé. Avec à chaque message d’avertissement éventuel, la possibilité ou non d’interrompre la procédure.
Les fichiers CODA sont injectés suivant l’ordre dans lequel ils sont présentés dans la liste déroulante.
C’est à la fin de l’injection du dernier fichier CODA que le message vous demandant de continuer dans le journal financier est affiché.
Lorsque vous sélectionnez plusieurs fichiers à injecter simultanément, l’option ‘Visualiser’ est grisée.
Si vous interrompez la procédure, les fichiers CODA déjà injectés restent comptabilisés.
Reprises Excel
Reprise signalétique clients et fournisseurs
Reprise signalétique plan comptable
Reprise d'une opération diverse (simple)
Reprise des immobilisés
Dashboard (Release 5.50)
Autres législations
Luxembourg
Bilans interne et officiel luxembourgeois + certification Ecdf (Release 5.50)
4-5 premières pages de la déclaration annuelle (Release 5.50).
Layout 2013 déclaration TVA périodique (Release 5.50)
Virements SEPA
France
Bilan interne
LE BILAN INTERNE ou la balance provisoire reprend la balance des comptes généraux.
Il respecte le schéma des comptes annuels sous forme de liste, mais avec l'éclatement par compte en plus.
Critères de sélection du bilan interne
Périodes
Par défaut, le bilan interne porte sur l'exercice en cours et toutes les périodes, période de report et de clôture incluses. Sélectionnez éventuellement un autre exercice ou d'autres bornes périodiques.
Période de comparaison
Cochez la case pour calculer le bilan interne à la fois sur la première sélection de périodes et en même temps sur une deuxième période, la période de comparaison. Sélectionnez l'exercice et les bornes périodiques sur lesquels doivent porter la comparaison (comparaison de deux exercices sur un même intervalle de périodes, de deux intervalles de périodes d'un même exercice, ...).
Uniquement les rubriques mouvementés
Par défaut, WinBooks donne uniquement les rubriques mouvementées. Cochez la case pour imprimer toutes les rubriques.
Décimales
Cochez la case pour obtenir l'impression du bilan avec décimales.
Gestion du libellé alternatif
Si vous avez rempli la zone libellé alternatif de la fiche du compte général, vous pouvez choisir d'imprimer soit le libellé principal ou le libellé alternatif du compte.
Langue du bilan interne
Actuellement, le bilan interne ne s'imprime qu'en langue française
Titre personnalisé
Si vous désirez afficher un autre titre que "Bilan interne" dans l'en-tête de votre document, vous pouvez en cochant cette option, introduire le titre que vous désirez.
Date
Si vous cochez cette case, l'intervalle de date de début et de fin de la période de sélection sera repris dans l'en-tête du document.
Lorsque certains comptes généraux ne sont pas liés à une rubrique officielle du bilan, la liste de ces comptes est reprise en annexe.
Afin d'équilibrer votre bilan, vous devez donc :
- Soit effectuer un reclassement bilantaire.
- Soit comptabiliser des opérations diverses pour transférer le solde de ces comptes sur des comptes "officiels".
Seul le compte centralisateur "Résultat provisoire reporté" fait exception à la règle. Ce compte reprend le solde des comptes des classes 6 et 7. Et ce, aussi longtemps que l'écriture d'affectation provisoire du résultat n'a pas été comptabilisée.
Exemple
Virements SEPA
Autres fonctionnalités à ne pas rater
Réorganisation simultanée sur 2 exercices
Lorsque vous demander la réorganisation d'un dossier Dossier/Maintenance/Reorganisation, vous avez la possibilité de demander la réorganistion sur les deux exercices courants simultanément.
L'option n'est pas cochée par défaut.
Afficher le journal par défaut pour les 4 types d'encodage.
Pour paramétrer l'encodage des pièces comptables
- Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE et ensuite sur l'option GÉNÉRAL.
- Cliquez sur l'onglet ENCODAGES
Onglet Journal par défaut
Renseigner, lorsque c'est nécessaire le code journal à afficher par défaut dans l'écran d'encodage.
Ce journal peut bien sur être modifié.
Confidentialité.
Accès limité par type d'encodage.
Confidentialité par code journal.
La possibilité de rendre certains journaux confidentiels est liée au module sécurité. En attribuant le statut confidentiel à certains journaux, les pièces comptables restent invisibles pour un utilisateur qui n'a pas reçu l'autorisation de les consulter.
Pour rendre certains journaux confidentiels
- Définir les Journaux confidentiels.
- Dans le menu FICHIERS/TABLES, choisir Codes journaux.
- Sélectionner le journal qui doit devenir confidentiel et cliquer sur
. - Cocher la case Confidentiel dans l'onglet Options.
- Cliquer sur
pour enregistrer la modification. - Répéter l'opération pour tous les journaux que vous souhaitez rendre confidentiels.
- Imposer les Restrictions aux utilisateurs.
- Dans le menu DOSSIER, sélectionnez l'option UTILISATEURS/SOCIÉTÉS.
- Dans la liste des utilisateurs déjà définis, sélectionnez celui qui n'est pas autorisé à visualiser les journaux confidentiels. Si nécessaire, ajoutez un nouvel utilisateur.
- Cliquez sur
pour modifier le statut de l'utilisateur sélectionné. - Dans la partie inférieure de la nouvelle fenêtre, relative aux droits d'accès, cochez la case Tous les accès sauf:
Dans la liste déroulante, sélectionnez Voir les journaux confidentiels et cochez la case pour imposer la restriction correspondante.
Lorsque vous limitez l'accès aux journaux confidentiels, vous devez également interdire l'accès à la modification des codes journaux en cochant l'option "Modifier les codes journaux".
- Cliquer sur
pour sauvegarder les modifications. - Cliquer sur NON pour répercuter le changement des droits d'accès de cet utilisateur à tous les autres dossiers.
- Fermer la fenêtre pour revenir au menu principal.
- Dès ce moment :
- Les montants imputés sur les journaux confidentiels sont masqués pour tout utilisateur non autorisé.
- Toute imputation ou impression est interdite sur les journaux confidentiels pour tout utilisateur non autorisé.
- L'accès au Journal Central est interdit.
Amélioration de la confidentialité par compte général
Transfert d'un compte général vers un compte client ou fournisseur.
Lorsque vous cliquez sur 
en consultation des écritures des comptes généraux, vous pouvez choisir le type de compte sur lequel le transfert peut être effectué.
Il est désormais possible de transférer vers un compte client ou fournisseur.
Très utile pour effectuer des transferts à partir du compte d'attente CODA par exemple.
Insertion d'un logo sur les listes
Récupération automatique de la liste des taux de change ECB
Permet de mettre chaque jour et de manière automatique les taux de change du dossier.
Le premier utilisateur qui rentre dans un dossier doit accepter ou non la mise à jour des taux de change. La date de synchronisation est mémorisée dans le fichier PARAM.
Les taux de changes sont récupérés du site de la banque centrale européenne : http://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html
(Question, si je n'ai que quelques devises , le pgm ne reprend que les devises actives ?)
Ajout de la notion de division lors de la génération du fichier XML des fiches 281.50
Lors de la génération du fichier XML, vous pouvez introduire un N° de division.
Très utile lorsque deux départements doivent générer les fiches 281.50 chacune de leur côté.
Réécriture des écrans d'encodage Intrastat (Rapidité encodage des factures)
Affichage de plus de 1000 dossiers
Cette fonctionnalité principalement prévue pour les fiduciaires permet d'afficher plus de 1000 dossiers. Ne tient donc plus compte de la limite imposée par WinBooks.
DontLimitFolderListTo1000=YES dans la section [ General ] du $USER.ini dans /userprefs
Rappel de certains points développés en 5.50
Nouveau layout Intervat 8.0.x 'Déclaration TVA, Relevé intracommunautaire, Listing annuel'
Facturation : Imprimer le code TVA à la place du taux + déplacement du menu
Plan comptable copropriété
Achèvement traduction en anglais WinBooks, WBLinker, Intrastat
SEPA : Gestion des virements collectifs
Nouvelle gestion des vouchers WinBooks Classic
Nouvelle présentation des modules
Gestion de la date limite
"8" = licence temporaire (5ème chiffre avant la fin)
Debug (revendeurs uniquement)
Convertir un dossier trimestriel en mensuel
Permet de convertir un dossier trimestriel en mensuel.
Les données de chaque trimestre sont reprises sur le dernier mois de chaque trimestre. Par exemple, les données du 1er trimestre sont reprises sur le mois de mars (dans le cas d'un exercice comptable = à un exercice civil).
La conversion ne peut s'effectuer pour un dossier archivé.
Pour convertir un dossier mensuel en Mensuel
- Cliquez sur le menu DOSSIER.
- Cliquez sur l'option MAINTENANCE.
- Cliquez sur l'option CONVERTIR LE DOSSIER EN MENSUEL.
- Effectuez un backup du dossier
- Renseignez le Code administrateur
Convertir un dossier mensuel en trimestriel
Convertir un dossier mensuel en trimestriel est surtout utilisé pour les dossiers repris d'autres logiciels comptables.
En effet, lors de la reprise de dossiers annuels ou trimestriels issus d'autres logiciels, ceux-ci sont directement convertis en dossiers mensuels.
N'oubliez pas que cette conversion n'est vraiment indispensable que si elle ne concerne pas la TVA.
La conversion ne peut s'effectuer pour un dossier archivé.
Pour convertir un dossier mensuel en trimestriel
- Cliquez sur le menu DOSSIER.
- Cliquez sur l'option MAINTENANCE.
- Cliquez sur l'option CONVERTIR LE DOSSIER EN TRIMESTRIEL.
- Effectuez un backup du dossier
- Renseignez le Code administrateur.
Mise à jour automatique de tous les mots de passe du user SYSTEM
Ajouter une image (logo) lors de l'affichage des news de WinBooks.
L'image sera insérée dans la partie inférieure de l'écran des news
Paramètres dans le fichier WinBooks.INI
News
IMGRES=adresse http de l'image à insérer
ALTRES=texte à afficher si on ne trouve pas l'image à insérer
Composants
