Page History
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L'onglet SIGNATAIRE vous permet d'ajouter les coordonnées des signataires potentiels. Vous devez y encoder les coordonnées de toutes les personnes susceptibles d'approuver les documents, et également celles que vous désirez notifier.
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Dans le cas de rotation régulière de poste, nous recommandons d'utiliser comme Nom et Prénom le titre de la fonction (voir exemple ci-dessus). |
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Renseignez le mot de passe administrateur
L'onglet général
Spécifiez les Nom, Prénom, Adresse E-mail, langue et catégorie
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La catégorie est optionnelle. Toutefois dans des structures plus importantes, il peut être utile de spécifier des catégories de signataires par exemple par département (IT, Accounting,...). Cela permet de mieux organiser le menu des cachets. |
L'onglet répertoire
Aucun transfert de fichier
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Si l'approbateur désire conserver une trace des documents qu'il a traité, activez l'option Conserver une copie des documents approuvés ou rejetés dans le répertoire de transfert. Une copie de tous ces documents, sera effectuée dans un sous répertoire d'archive
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Plateforme WinBooks
Cette option permet l'envoi automatique des documents à approuver sur la plateforme d’échange et permet à l’approbateur de pouvoir approuver ses factures via l’interface d’approbation Web.
Virtual Invoice se charge de créer ou de mettre à jour l’utilisateur sur la plateforme d'échange des documents.
L'onglet Cachet:
Chaque signataire a son jeu de cachets : demande d'approbation, approbation, refus, "Not For Me". Virtual Invoice peut vous proposer des cachets standards, mais vous pouvez également personnaliser ces cachets par signataire.
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Par exemple, si un autre utilisateur que le signataire lui-même désire approuver le document ou supprimer un cachet, il devra introduire un mot de passe.
L'onglet Avancé :
Gestion
Que faire en cas d'absence du signataire ? Tout le processus d'approbation est bloqué jusqu'à son retour ? Ou bien vous désirez indiquer un "Suppléant" qui signe à sa place jusqu'à son retour. Le signataire absent pourra choisir de se voir notifier dans tous les cas des demandes d'approbation qui le concernent et qui sont adressées au suppléant pendant son absence.
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Qui signe après ? Très utile quand le chef de service désire contresigner le travail des collègues de son département. Utilisez alors simplement la clause "FORWARD TO" + nom du signataire. Quand j'ai approuvé, c'est transmis à mon chef pour validation. Mais vous pouvez imposer aussi des conditions : FORWARD TO JEAN IF AMOUNT > 10000. La définition d'une règle (accessible via le bouton ÉDITER) consiste en la confection d'une expression comprenant la clause FORWARDTO qui indique le signataire suivant, avec éventuellement des conditions sur le montant de la facture, suivant une méthodologie analogue à celle décrite pour l'élaboration des filtres.
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Il est également possible dans une règle particulière de spécifier si un signataire a le droit ou l'obligation de faire des demandes d'approbation à une liste précise d'autres signataires. Ce qui peut être réalisé par l'envoi manuel. Imaginons une responsable de service qui reçoit toutes les demandes de son département et qui ensuite dispatche à chaque employé de son service les demandes d'approbation qui le concerne.
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| Info |
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Ceci concerne l'approbation de 1er niveau. Il est possible d'indiquer, globalement ou par fournisseur, qui doit approuver et suivant quelles règles. |
Cachet "Not For Me"
Enfin, il vous est possible de désactiver l'option "Autoriser de transférer des demandes d'approbation". Cela aura pour effet que le signataire pourra seulement apposer un cachet "Not For me" sans pouvoir spécifier à qui la demande d'approbation doit être transmise.
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Mettre un signataire en sommeil
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| Note |
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Il n'est pas possible de supprimer un signataire qui est renseigné dans les règles d'approbation. |
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Imprimer la liste des signataires
Cliquez sur le bouton Imprimer
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