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La catégorie est optionelle. Toutefois dans des structures plus importantes, il peut être utile de spécifier des catégories de signataires par exemple par département (IT, Accounting,...). Cela permet de mieux organiser le menu des cachets. |
L'onglet répertoire
Aucun transfert de fichier
Il s’agit du cas où l’approbation est réalisée par des approbateurs ayant accès directement au dossier comptable et Virtual Invoice.
Activer le transfert des documents dans un répertoire local ou réseau.
Utilisez cette possibilité dans le cas où les approbateurs ont accès au réseau local de l’entreprise. Ils utilisent leur version de Virtual Invoice (configurée en mode approbation). l'approbateur doit Lors de l'envoi d'une demande d'approbation, les factures à approuver sont copiées, soit sur un répertoire du réseau local à spécifier (l'approbateur devra donc avoir accès à ce répertoire du réseau pour voir visualiser les factures à approuver), soit sur internet via une unité FTP, avec l'avantage qu'il pourra .
| Info |
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Il est fortement conseillé de sécuriser le répertoire d'approbation de chaque signataire afin que d'autres signataires ne puissent avoir accès à des factures confidentielles. |
| Warning |
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Il n'est pas autorisé d'affecter le même répertoire de transfert à plus d'un signataire. |
Si l'approbateur désire conserver une trace des documents qu'il a traité, activez l'option Conserver une copie des documents approuvés ou rejetés dans le répertoire de transfert. Une copie de tous ces documents, sera effectuée dans un sous répertoire d'archive
Activer le transfert vers Internet (Unité FTP)
Avec cette option, l’approbateur bénéficie de l’avantage de pouvoir approuver les factures en déplacement sans être connecté au réseau de l'entreprise. Pour cette dernière option, spécifiez la session FTP à utiliser.
| Infonote |
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Pour appouver approuver par FTP, il est toutefois nécessaire d'avoir que Virtual Invoice soit installé sur la machine de l'approbateur ainsi qu'une connexion internet. |
| Info |
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Il est fortement conseillé de sécuriser le répertoire d'approbation de chaque signataire afin que d'autres signataires ne puissent avoir accès à des factures confidentielles. |
| Warning |
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Il n'est pas autorisé d'affecter le même répertoire de transfert à plus d'un signataire.il ai accès a connexion internet. |
Si l'approbateur désire conserver une trace des documents qu'il a traité, activez l'option Conserver une copie des documents approuvés ou rejetés dans le répertoire de transfert. Une copie de tous ces documents, sera effectuée dans un sous répertoire d'archive
Plateforme WinBooks
Cette option permet l'envoi automatique des documents à approuver sur la plateforme d’échange et permet à l’approbateur de pouvoir approuver ses factures via l’interface d’approbation Web.
Virtual Invoice se charge de créer ou de mettre à jour l’utilisateur sur la plateforme d'échange des documents.
L'onglet Cachet:
Chaque signataire a son jeu de cachets : demande d'approbation, approbation, refus, "Not For Me". Virtual Invoice peut vous proposer des cachets standards, mais vous pouvez également personnaliser ces cachets par signataire.
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