Om ten volle van uw Virtual Invoice te kunnen genieten is het nodig om er een herkenningspatroon van karakters (OCR) (OPTIMUM of PREMIUM) aan toe te voegen.

Vanop een gescand document of een PDF, gaan gesofisticeerde herkenningstechnieken, naast de volledige inhoud van de tekst, de belangrijke vermeldingen voor uw activiteit onttrekken: in het geval van een factuur zijn dit alle noodzakelijke informatievelden nodig voor een automatische boeking in de boekhouding.

Dit laat vervolgens een indexering toe en een opzoeking op om het even welke vermelding in het document, zelfs een semi-automatische boeking van het boekstuk.

De herkenningsgraad is uitzonderlijk, met aanvullend de optie 'Premium' die een herkenningsgraad van 99 % garandeert. 

Neem contact op met uw verdeler voor de prijzen van onze OCR-herkenningspatronen te kennen.

Instellingen

Instellingen / Configuratiescherm / Dossierinstellingen / WinBooks ID

Klik op  om de vereiste informatie die u van uw verdeler ontvangen hebt, in te vullen. Elke WinBooks ID moet natuurlijk vooraf op het digitalisatieplatform van de WinBooks producten zijn aangemaakt.

Specifieke gebruikersnaam en wachtwoord

Gebruik van een specifieke login en wachtwoord dat door uw verdeler werd bezorgd.

Gebruik toegangsgegevens van huidige gebruiker

Gebruik van de login en het wachtwoord van de gebruiker die in WinBooks on Web is ingelogd.

Login

Specificeer de login die op het digitalisatieplatform werd aangemaakt en door uw verdeler werd bezorgd.

Wachtwoord

Specificeer het wachtwoord (hoofdlettergevoelig) dat u van uw verdeler hebt ontvangen.

Dossiercode

Selecteer de dossiercode.

Dossiernaam

Specificeer de volledige naam van het dossier.

Tijdens het activeren van een module zoals Virtual Invoice, zal er gevraagd worden om uw WinBooks ID in te vullen. Van zodra de activatie van de module is beëindigd, zal de dossiercode alsook de dossiernaam automatisch worden ingevuld.

De knop  zal aan de gebruiker die in de WinBooks ID is ingevuld, rechtstreeks toegang verlenen tot het digitalisatieplatform zonder enige bijkomende authentificatie, zodat deze bijvoorbeeld een batch van facturen verstuurd naar de OCR, kan bekijken.


Indien de module Connect werd geactiveerd, zal de knop eveneens rechtstreeks toegang verlenen tot Connect aan de gebruiker die in de WinBooks ID werd ingevuld, zonder enige bijkomende authentificatie.

De knop  wordt gebruikt om de lijst met dossiers bij te werken waartoe de opgegeven gebruiker toegang heeft.


Hoe werken met de OCR?

Klik na het openen van het Virtual Invoice scherm op de knop  in het rechtergedeelte van Virtual Invoice om een gedematerialiseerd document (pdf) te selecteren. 

 

Controleer of de extensie van uw bestand compatibel is. In het bovenstaande voorbeeld wordt de extensie .docx niet geaccepteerd.


Documenten naar de OCR versturen

Nadat uw documenten zijn geüpload in het scherm van Virtual Invoice, selecteer ze met behulp van de shift- of ctrl-toets en klik vervolgens op de knop  om ze naar de herkenningsdienst te sturen.

Specificeer de instellingen om uw documenten naar de OCR te versturen.

Selectie:

  • Alle documenten van de map Scans (inclusief de verwerkte documenten): het rechterscherm van Virtual Invoice, 'Te Boeken' genaamd
  • Alle documenten van de map Scans (exclusief de (reeds) verwerkte documenten)
  • De geselecteerde documenten (defaultwaarde)

Instellingen uploaden:

  • Categorie: selecteer in het afrolmenu het type dagboek van bestemming 
  • Dagboek: selecteer in het afrolmenu het bestemmingsdagboek 

WinBooks on Web zal standaard in functie van het geselecteerde dagboektype, het standaarddagboek zoals gedefinieerd in de instellingen van de boekhoudopties van uw dossier voorstellen.

  • Patroon: selecteer het OCR-herkenningspatroon dat u wenst te gebruiken voor het verzenden van uw batch van documenten (indien uw dossier gelinkt is met een OPTIMUM en/ of een PREMIUM OCR patroon).

Klik op  om uw batch van documenten naar de OCR-herkenning te verzenden.

Zodra deze actie is uitgevoerd, worden de documenten verwerkt op onze OCR-herkenningsservers. Afhankelijk van het type patroon (OPTIMUM of PREMIUM) dat aan uw licentie is gekoppeld, zal het proces en de verwerkingstijd verschillen. De documenten die voor verwerking werden verzonden, worden in het oranje weergegeven.

U kunt de evolutie van het herkenningsproces volgen en u aan het portaal connecteren door op het icoon  te klikken.


Van zodra de boodschap  voor uw batch van documenten verschijnt, kunt u deze recupereren in Virtual Invoice door ofwel op de knop  te drukken, ofwel door uw internetbrower te refreshen. 


Na de OCR-verwerking van uw documenten zal Virtual Invoice u via een boodschap informeren dat deze beschikbaar zijn om te importeren (na het refreshen van uw scherm). Antwoord 'Ja' om uw verwerkte documenten te importeren.


De documenten die door de OCR werden verwerkt, worden nu in het groen weergegeven. De boekhoudkundige velden werden op de factuur herkend dankzij het OCR-proces. De facturen zijn klaar om in de boekhouding te worden ingeboekt.


Bovenaan de pagina


  • No labels