Selecteer in de linkermenubalk het icoon 
of open hetzelfde scherm via het menu Inboeken - Facturatie - Documenten.
Klik op de knop
.
In bovenstaand scherm zijn de opties Brutogewicht, Betalingsmethode, Korting en Globale korting geactiveerd in de opties van de facturatiemodule. Deze activeringen hebben extra velden en kolommen toegevoegd aan het inboekscherm.
Koptekst van het document
Dagboek
Vul de code van uw offerte-dagboek in of klik op 
om de lijst met beschikbare dagboeken te openen.
Nr.
Accepteer of wijzig het documentnummer dat automatisch door WinBooks on Web wordt voorgesteld.
Voor een betere herkenbaarheid van uw facturatiedocumenten, raden we u aan om de nummering die wordt voorgesteld voor het eerste document van elk dagboek aan het begin van het boekjaar af te dwingen en om de nummering van uw documenten aan te passen met het voorvoegsel van het boekjaar.
Zo wordt documentnummer 1, documentnummer 2021001 of 20210001 of ... afhankelijk van het aantal documenten dat u van plan bent aan te maken tijdens het boekjaar 2021 en 2022001 of 20220001 of ... voor het boekjaar 2022.
Datum
Afhankelijk van uw dagboekinstellingen stelt WinBooks on Web de huidige datum of de datum van het laatst ingeboekte document voor.
Vul eventueel een opmerking in bij het maken van uw aanbieding.
Wanneer een opmerking in het document werd ingevuld, verschijnt er een tooltip als de muisaanwijzer op het icoon voor de opmerking (nota) staat.
(Tabblad) Hoofdinformatie
Leverancier
Vul de referentie van uw leverancier in of ga naar de lijst met leveranciers door op te klikken (in het veld). Zodra de leverancier is geselecteerd, verschijnt de informatie met betrekking tot de leverancier in de kader onder het veld Leverancier.
(naast het veld leverancier)
Biedt toegang tot eventuele andere adressen
Referentie
Geef in dit veld de eventuele referentie aan met betrekking tot uw offerte (bijvoorbeeld: Prijsaanvraag van 05/01/2021).
Betalingsvoorwaarde
Geef de betalingsvoorwaarden aan die uw leverancier heeft toegekend.
Vul de betalingsvoorwaarden rechtstreeks in op het tabblad Voorwaarden van de leveranciersfiches. Deze worden automatisch voorgesteld bij het inboeken van uw commerciële documenten.
Vervaldatum
De vervaldatum wordt automatisch berekend volgens de betalingsvoorwaarden die door uw leverancier zijn toegekend met betrekking tot de documentdatum. Wijzig indien nodig de vervaldatum.
Betalingswijze
Geef de betalingswijze aan die doorgaans wordt gebruikt om uw leverancier te betalen.
Vul de betalingswijzen rechtstreeks in op het tabblad Voorwaarden van de leveranciersfiches. Deze worden automatisch voorgesteld bij het inboeken van uw commerciële documenten.
Globale korting
Geef de globale korting aan die uw leverancier heeft toegekend.
Raster (body) van het document
De body van het document zal regel voor regel de verschillende artikelen weergeven die u in uw document hebt ingevoerd. Afhankelijk van de instellingen zal het voorgestelde aantal = 1 zijn. Voer uw artikelregels een voor een in.
Wijzig de omschrijving van uw artikelen niet, maar las in plaats daarvan tekstregels in.
Hoe een tekstregel inlassen zonder naar een artikel te verwijzen?
Simpelweg door geen artikelreferentie, hoeveelheid en eenheidsprijs op te geven. Op deze manier wordt alleen de tekst van het veld 'Omschrijving' opgenomen in de lay-out van uw document.
Sla uw document op zodra uw boeking is voltooid.
Resultaat van het aangemaakte document
*Als u op het einde van het aanmaken van het document op dit icoon klikt, wordt het betrokken document automatisch opgeslagen. Voegt een bijlage toe aan het document Voegt een nota of een opmerking toe aan de geselecteerde regel. Een regel met een nota/opmerking verschijnt op een gele achtergrond en de opmerking wordt in een tooltip weergegeven zodra de muisaanwijzer over dit veld gaat. De 5 hierboven beschreven iconen zijn alleen toegankelijk tijdens het aanmaken of het wijzigen van een document.De knoppen
Documenten 
Slaat de offerte op 
Voegt * een nieuw document toe 
Annuleert de wijzigingen of de boeking in uitvoering Opslaan & Output 
Maakt het document aan in pdf-formaat (door het genereren van de pdf wordt het document automatisch opgeslagen) 
Maakt het document aan in een XML-bestand (door het genereren van het XML-bestand wordt het document automatisch opgeslagen) 
Verstuurt het document en de eventuele bijlagen per e-mail naar de ontvanger (door het genereren van een e-mail wordt het document automatisch opgeslagen) 
Afdrukken met keuze: gebruikte lay-out, aantal exemplaren, kopie (aan, cc, bcc) naar een ander e-mailadres te sturen, kopiëren of een duplicaat aanmaken, toegang tot de lay-outgenerator, ... Bijlagen 
Knoppen met betrekking tot de regels in het raster van het document
Regels 
Voegt een regel toe onder de geselecteerde regel 
Voegt een regel toe boven de geselecteerde regel 
Wist de geselecteerde regel 
Verwijdert alle regels uit de body van uw document 
Hoe een reeds bewaarde offerte wijzigen?
Afhankelijk van de instellingen kan bij het opslaan of bij het genereren van het document (PDF of E-mail) de offerte automatisch worden gesloten (icoon/iconen 
in het documentraster aan het einde van elke artikelregel en in het kopstuk van het document).
Klik op de knop 
om ofwel de huidige regel ofwel de hele offerte te deblokkeren en vervolgens direct op 
om zo de gewenste wijzigingen te kunnen doorvoeren.
Wanneer u een document van welk type dan ook wijzigt en het is al per e-mail verzonden, vergeet dan niet om het opnieuw te verzenden zodat uw klant de laatste versie van het gewijzigde document ontvangt.
Tabblad Levering
Het tabblad Levering zal slechts zichtbaar zijn wanneer de optie Beheer van meerdere adressen in het beheer van de relaties in de algemene boekhouding is geactiveerd.
Het tabblad Levering zal enkel zichtbaar zijn indien u de optie 'Leveringsvoorwaarden' activeert in de algemene configuratie van de facturatiemodule (Instellingen-Configuratiescherm-Facturatie-Opties facturatie-Tabblad Klanten).
Leveringsadres
Dit veld bevat het adres dat is opgegeven in de klantenfiche - Tabblad Adres en kan niet worden gewijzigd.
Wanneer het dossier is geconfigureerd voor het beheer van meerdere adressen, hebt u de mogelijkheid om bijvoorbeeld een ander leveringsadres dan het factuuradres aan te geven.
Leveringsvoorwaarden
Klik op om de tabel met leveringsvoorwaarden te openen.
Levering van ... tot ...
Open de kalender om leveringsdatums in te stellen.
Tabblad Voorraad
Het tabblad Voorraad zal slechts zichtbaar zijn wanneer de module Voorraadbeheer is geactiveerd.
