Indien u over de veiligheidsmodule beschikt, vindt u een extra optie, VERSLEUTELEN, in het menu. Versleutelde boekhoudbestanden kunnen zonder de beveiligingscode niet gelezen worden.
Standaard vraagt Winbooks deze code bij het openen van een dossier. Dit is de veiligste beveiligingsmethode, daar de code nergens in de computer opgeslagen wordt. U dient echter deze code door te geven aan alle gebruikers die toegang hebben tot het dossier. Zonder deze code kunnen ze het dossier niet openen.
WinBooks stelt een tweede beveiligingsmethode voor, waarbij de beveiligingscode op de schijf wordt opgeslagen en automatisch geactiveerd voor alle bevoegde gebruikers. De code hoeft dus niet meer ingevoerd te worden bij het openen van het dossier. In dit geval blijft de code dus vertrouwelijk (enkel de persoon die het dossier versleuteld heeft kent de code, niet de andere gebruikers) en het dossier is op de schijf versleuteld, waardoor de beveiliging verzekerd is.

Als u de code niet hoeft in te voeren telkens als u het dossier opent, dan loopt u het risico deze te vergeten. Sommige handelingen vereisen het weghalen van de beveiliging en dus het invoeren van deze code (openen van een boekjaar, interventie op de bestanden, ...). Indien u de code vergeet, dan loopt u het risico definitief geblokkeerd te worden.

Enkel een SYSTEM-administrator, met de administratorcode, kan een dossier versleutelen.

Om de gegevens te versleutelen

  1. Open het dossier waarvan u de gegevens wenst te beveiligen.
  2. Start het menu DOSSIER.
  3. Selecteer de optie ONDERHOUD en vervolgens de optie VERSLEUTELEN.
     
  4. Voer de BEVEILIGINGSCODE in. Vergeet niet deze code op een veilige plaats te bewaren. De vertrouwelijke beveiligingscode kan tot 20 karakters bevatten.
  • Voer de beveiligingscode opnieuw in om deze te bevestigen. Let op kleine - en hoofdletters.
  • Standaard zal deze code telkens als het dossier geopend wordt, gevraagd worden. Indien u dit vak deactiveert, dan wordt de code door WinBooks onthouden en automatisch geactiveerd voor iedere bevoegde gebruiker.
  • Klik op de knop en bevestig uw keuze.
  • Alvorens de gegevens te versleutelen, vraagt WinBooks de ADMINISTRATORCODE die op de fiche van de licentie-identificatie vermeld wordt. Voer deze code in en klik op .

Indien u uw gegevens d.m.v. de veiligheidsmodule versleuteld hebt, hoeft u geen extra beveiliging te vragen om bv.  de back-up te maken.  Indien u beide beveiligingsmethodes gebruikt, moet u weten dat beide beveiligingscodes niets met elkaar te maken hebben.

Bovenaan de pagina