Dès que vous avez installé une licence qui dispose du module sécurité, le programme présente l'option supplémentaire ENCRYPTER. Une fois encryptés, les fichiers comptables sont illisibles pour tout programme qui ne possède pas la clé de cryptage.

Par défaut, Winbooks demande la clé lors de chaque ouverture de dossier. C'est la méthode de cryptage la plus sûre, puisque la clé n'est mémorisée nulle part dans l'ordinateur. Par contre, vous devez communiquer la clé à tout utilisateur autorisé à rentrer dans le dossier. Sans la clé, impossible d'ouvrir le dossier.
Winbooks propose également une deuxième possibilité d'encryptage, où la clé est mémorisée sur le disque, et automatiquement activée pour tout utilisateur autorisé du dossier. Il n'est plus nécessaire de donner la clé à chaque accès au dossier. Dans ce cas, la clé reste donc confidentielle (connue de l'encrypteur uniquement, pas des autres utilisateurs), et le dossier est encrypté sur le disque, garantissant l'inviolabilité.

Dans le cas où la clé n'est pas demandée lors de chaque accès, les chances d'oublier la clé augmentent, puisqu'elle n'est pas exigée à l'ouverture du dossier. Certaines opérations nécessitent de décrypter les fichiers, et donc de donner la clé : réouverture d'exercice, intervention sur fichiers, ... Si vous égarez la clé, vous risquez d'être bloqué définitivement

Seul un administrateur SYSTEM, muni du code administrateur, peut encrypter un dossier.


Pour encrypter les données

  1. Ouvrez le dossier pour lequel vous souhaitez protéger les données.
  2. Choisissez le menu DOSSIER.
  3. Sélectionnez le menu MAINTENANCE et l'option ENCRYPTER.
     
  4. Encodez la Clé de cryptage sans oublier de la mémoriser dans un endroit sûr. La clé de cryptage confidentielle peut comporter jusqu'à 20 caractères.
  • Introduisez la clé de cryptage une deuxième fois pour confirmation en respectant les majuscules et minuscules.
  • Par défaut, cette clé doit être donnée à chaque accès au dossier. En décochant cette case, la clé sera mémorisée par Winbooks, et automatiquement activée pour tout utilisateur autorisé.
  • Cliquez sur  et confirmez votre choix.

  • Avant de procéder au cryptage, WinBooks demande le Code Administrateur qui figure sur la fiche d'identification de la licence. Introduisez le code administrateur et cliquez sur .

    Si vos données sont encryptées dans le cadre du module de sécurité, inutile de demander un encryptage supplémentaire pour faire le backup par exemple. Le cas échéant, sachez que les deux clés de cryptage sont indépendantes l'une de l'autre.