Dès que vous avez installé une licence qui dispose du module sécurité, le programme présente l'option supplémentaire ENCRYPTER. Une fois encryptés, les fichiers comptables sont illisibles pour tout programme qui ne possède pas la clé de cryptage.

Par défaut, Winbooks demande la clé lors de chaque ouverture de dossier. C'est la méthode de cryptage la plus sûre, puisque la clé n'est mémorisée nulle part dans l'ordinateur. Par contre, vous devez communiquer la clé à tout utilisateur autorisé à rentrer dans le dossier. Sans la clé, impossible d'ouvrir le dossier.
Winbooks propose également une deuxième possibilité d'encryptage, où la clé est mémorisée sur le disque, et automatiquement activée pour tout utilisateur autorisé du dossier. Il n'est plus nécessaire de donner la clé à chaque accès au dossier. Dans ce cas, la clé reste donc confidentielle (connue de l'encrypteur uniquement, pas des autres utilisateurs), et le dossier est encrypté sur le disque, garantissant l'inviolabilité.

Dans le cas où la clé n'est pas demandée lors de chaque accès, les chances d'oublier la clé augmentent, puisqu'elle n'est pas exigée à l'ouverture du dossier. Certaines opérations nécessitent de décrypter les fichiers, et donc de donner la clé : réouverture d'exercice, intervention sur fichiers, ... Si vous égarez la clé, vous risquez d'être bloqué définitivement

Seul un administrateur SYSTEM, muni du code administrateur, peut encrypter un dossier.


Pour encrypter les données

  1. Ouvrez le dossier pour lequel vous souhaitez protéger les données.
  2. Choisissez le menu DOSSIER.
  3. Sélectionnez le menu MAINTENANCE et l'option ENCRYPTER.
     
  4. Encodez la Clé de cryptage sans oublier de la mémoriser dans un endroit sûr. La clé de cryptage confidentielle peut comporter jusqu'à 20 caractères.