De goederen zijn ontvangen : u kan nu de klanten leveren. De leveringen aan een klant gebeuren via een verzendnota.
Ook zonder bestelmodule kan u verzendnota's invoeren. Werkt u met de voorraadmodule, dan zullen de aantallen in voorraad verminderen door de verzendnota's. In combinatie met de bestelmodule zullen de verzendnota's de lopende bestellingen afboeken en eventueel afsluiten.
Om een verzendnota in te voeren die een bestelling afboekt, dient u minstens een dagboek van het type levering klanten te hebben, een klant en een artikel.
U kan een verzendnota op verschillende manieren invoeren :
- Door toevoeging van een nieuw document rechtstreeks in een verzendnotadagboek : de bestelbon van de klant wordt hierbij afgeboekt.
- U kan in het verzendnotadagboek (tabblad Diversen) definiëren of het automatisch afboeken gewenst is via de optie Geen automatische afboeking van de bestellingen
- Door een klantenbestelbon om te zetten naar een verzendnota.
- Door automatische generatie op basis van een aantal criteria.
Op deze pagina:
Handmatig een verzendnota invoeren
[Invoeren, Documenten]
De invoerprocedure voor het coderen van een leveringsbon is identiek aan die van een factuur.
Zoals bij de goederenontvangsten, gaat het programma na of er lopende bestellingen bestaan voor de klant. Is dit het geval, dan worden de corresponderende bestelregels afgeboekt, te beginnen met de oudste bestelling, indien er meerdere openstaande bestellingen zijn.
Als automatische afboeking is ingeschakeld, kan een documentregel bij het handmatig coderen van een leveringsbon automatisch in 2 of meerdere rijen worden gesplitst om rekening te houden met de verwerking van de verschillende orders. Als dit gedrag niet gewenst is, moet u de optie Geen automatische afboeking van de bestellingen uitschakelen in de instellingen van het klantenleveringsdagboek op het tabblad Diversen.
- Op het ogenblik dat u de klant selecteert en u meerdere leveradressen heeft ingevoerd voor deze klant, kan u het juiste leveradres selecteren. U ziet dit adres in het tabblad Levering van het document en u kan het eventueel enkel voor dit document nog aanpassen.
- Facturatieadres
- Leveradres
- Voorraadbeheer : werkt u ook met deze module, zorg er dan steeds voor dat het magazijn ingevoerd is in alle artikelregels van de verzendnota zodat de voorraad aangepast wordt. U kan dit automatisch laten gebeuren door een magazijn te koppelen aan het dagboek. Leveringsdatums worden gebruikt om een leveringsschema bij te houden en om te zien wanneer er mogelijk een tekort aan voorraad is. Zie ook de module Voorraadbeheer.
Een verzendnota genereren op basis van een klantenbestelling
[Invoeren, Documenten]
- Zoek de klantenbestelling op via:
- de selectiemogelijkheden in het tabblad Lijst van het documentenscherm of
- de optie Lopende bestellingen, te vinden onder de knop Opties
- Als u de klantenbestelling op het scherm heeft, klik op <V.Nota> om deze te genereren.
- In het omzetscherm worden alle regels met een aantal in back-order getoond, zowel voor de artikelen die in de voorraad bijgehouden worden, die niet in voorraad bijgehouden worden en tevens voor de regels zonder artikelreferentie maar met een hoeveelheid.
- Het omzetscherm is identiek als voor het omzetten van een leveranciersbestelling in een leverancierslevering. Werkt u met meerdere magazijnen en heeft u niet genoeg voorraad in 1 magazijn, dan kan u ofwel een ander magazijn kiezen ofwel een deel uit het ene en een deel uit het andere magazijn leveren via Verdelen per magazijn; Als u In negatieve voorraad plaatsen aanklikt, kan u toch leveren alhoewel er onvoldoende voorraad is. Vb. De goederen zijn wel geleverd maar u heeft de levering nog niet ingevoerd.
- Via de toegangsrechten kan u de mogelijkheid In negatieve voorraad plaatsen afschermen voor een bepaalde groep gebruikers. Zie Met gebruikers en toegangsrechten werken.
Voorgestelde hoeveelheid is nul
Als de aangeboden hoeveelheden in de kolom LEVEREN nul is, betekent dit dat de optie Back-to-back beheer van de door de klanten bestelde aantallen is ingeschakeld en dat het leveranciersorder (gekoppeld aan de klantenbestelling) nog niet geleverd werd.
Dagboek reservaties
De klantreserveringsdagboeken (type CT) worden niet voorgesteld in het veld Gegenereerde document als er voor de klant van de bestelling een magazijn gedefinieerd is in de hoofding van zijn klantenfiche.
- Vergeet niet om ook het tabblad Opties na te kijken vooraleer u op <Uitvoeren> klikt om de verzendnota's te genereren.
- Klik op Uitvoeren om de verzendnotitie te genereren: de nieuwe of de bestaande, aangepaste verzendnota wordt weergegeven.
Verzendnotas genereren op basis van een reeks criteria
U gaat deze optie gebruiken als u meerdere bestellingen wilt leveren op basis van een aantal criteria.
De werking is nagenoeg identiek aan de omzetting van één bestelling in één levering op 2 grote verschilpunten na :
- U kan niet met negatieve voorraad werken.
- Zodra u op <Uitvoeren> klikt, worden de verzendnota's gegenereerd : u heeft dus geen tussenliggend scherm waar u de aantallen of andere gegevens kan wijzigen.
[Bewerkingen, Klanten leveren]
Tabblad Selectie
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| Code derden | selecteer eventueel de klanten die u wilt leveren. |
| Dagboek | selecteer de besteldagboeken op basis waarvan u wilt leveren. |
| Code artikel | selecteer één of meerdere artikelen die u wilt leveren. |
| Levering vóór | om enkel rekening te houden met de bestellingen of bestelregels waarvan de levering voorzien is vóór de ingevulde datum. |
| Code leverancier | om enkel de artikelen van deze leverancier te leveren (vb. Omdat u juist een goederenontvangst van deze leverancier heeft ingevoerd). |
| Magazijn | om enkel rekening te houden met de bestelregels die uit het hier ingevulde magazijn moeten geleverd worden. |
| Filter | Een extra filtermogelijkheid is toegevoegd. Zie Filterscherm. |
Tabblad Opties
| Parameter | Omschrijving |
|---|---|
| Magazijnen | |
| Rekening houden met het in de klantenbestelling vermelde magazijn | klik deze optie aan om de goederen te leveren uit het magazijn dat ingevoerd is in de bestelregels. |
| Enkel rekening houden met magazijnen voor beschikbare voorraad | Zie Tabel magazijnen |
| Gegenereerde verzendnota's (Klanten) | |
| Het gekoppelde dagboek gebruiken | Als u op het tabblad Selectie meerdere besteldagboeken hebt geselecteerd en die zijn gekoppeld aan verschillende verzendnota-dagboeken, vink deze instelling dan aan, anders worden alle verzendnota's gegenereerd in het dagboek dat wordt vermeld in Naar dagboek. |
| Naar dagboek | Als Gekoppeld dagboek is uitgeschakeld, kunt u het dagboek opgeven waarin alle verzendnotities worden gegenereerd. |
| Dat. | Datum van gegenereerde verzendnota's. |
| Statuut | Status van gegenereerde verzendnota's. Dit statusbeheer maakt het mogelijk om de gegenereerde verzendnota's te onderscheiden van de verzonden verzendnota's (die klaar staan om te worden gefactureerd). Het is mogelijk om andere statussen in te stellen (bijvoorbeeld gecontroleerde verzendnota's of geblokkeerde verzendnota's). |
| Voorkeursinstellingen | |
| Elke bestelling beginnen met het nr. | Deze optie is niet aangeraden in dossiers met maten en kleuren omdat de lay-outs die gebruik maken van rasters moeilijk te combineren zijn met de regels bestaande uit vrije teksten. |
| Bijwerken van leveringen waarvan statuut is OP | Mogelijkheid om verzendnota's te vervolledigen die hun initiële statuut nog hebben (principe van een open doos waarin sporadisch artikelen toegevoegd worden) |
| Nota overnemen | Als een notitie is gebruikt op een regel in de bestelling, kan deze worden overgenomen in de verzendnota. |
| De regels zonder artikelcode overnemen in de verzendnota | Het gaat hier over vrije tekstregels (niet aanbevolen in een dossier met maten en kleuren) of bestelde artikelen (met een hoeveelheid en een eenheidsprijs) zonder artikelreferentie (ook niet aanbevolen in maten en kleuren). |
| De oorspronkelijke regelvolgorde bewaren | |
| Geattacheerde bestanden kopiëren | Zie bestanden koppelen |
Het is mogelijk om op dit tabblad Opties een manier van distributie toe te voegen om een eerlijke levering aan klanten mogelijk te maken (via de parameter Werken met leveringsprioriteiten) . Zie Levering van klantenorders met maten en kleuren in de module Beheer van maten en kleuren.
Klik op <Uitvoeren> om de verzendnota's te genereren. Antwoordt u bevestigend, dan worden de verzendnota's gegenereerd : het programma stelt voor om de gegenereerde verzendnota's af te drukken.
- Werkt u met de module maten en kleuren, dan kan u ook een lijst met de dispatching van de artikelen afdrukken. U kan deze lijst ook bekomen via [Afdrukken, Documenten, Dispatching Artikelen].
Gebruik maken van leveringsprioriteiten
Zie ook de module Beheer van maten en kleuren
Is uw dossier geparametreerd om te werken met leveringsprioriteiten (Vb distributiesector), dan kan u de artikelen leveren aan uw klanten rekening houdend met de prioriteit die u aan elke klant heeft toegekend.
- Activeer het beheer van leveringsprioriteiten via [Dossier, Instellingen, Algemene parameters], tabblad Opties, Module Beheer van bestellingen, optie Werken met leveringsprioriteiten.
- Ken via [Bestand, Derden], tabblad Voorwaarden, een leveringsprioriteit toe aan de klanten en klik eventueel Enkel volledige regels aan om hierbij enkel de volledig leverbare regels te leveren.
- Bij het invoeren van de klantenbestelling, kan u in het tabblad Levering, nog de leveringsprioriteit aanpassen of invullen als dit niet gebeurde in de klantenfiche.
- Lever de klantenbestellingen via [Bewerkingen, Klanten leveren] en geef in het tabblad Opties, aan hoe u de leverprioriteiten wilt afhandelen.
Acties in een verzendnota
- Wijzigen via <Wijzigen> : wijzigt u hier nog de aantallen of verwijdert u nog regels dan zal het programma het aantal nog te leveren artikelen op de klantenbestelling terug aanpassen.
- Verwijderen via <Verwijderen> : de voorraad vermeerdert terug en de back-orders klanten verhogen terug.
- Afdrukken, voorbeeld op scherm bekijken, versturen via e-mail, bewaren in PDF-formaat via <Afdrukken>.
- Omzetten naar een verkoopfactuur via <Factuur>.
- Klikt u op <Link> vanuit een bestel-/verzendnotaregel dan switcht u tussen de verzendnota en de bestelling.
Gevolgen van een verzendnota
- Verminderen van het aantal in back-order voor klanten.
- Verminderen van de aantallen in voorraad.
