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Principe

Pour pouvoir facturer, il faut minimum un journal de type facture client et un client, l'article est facultatif, car vous pouvez aussi facturer du texte non lié à des articles.

  1. Accédez à l'écran d'encodage des documents via le menu Encodage > Documents ou appuyez sur Ctrl+D ou cliquez sur dans la barre d'outils.
  2. Appuyez sur F9.
  3. Tapez la première lettre ou chiffre du journal (ex. F si le journal s'appelle FAC ou 4 s'il s'appelle 4-FAC) et appuyez sur Enter.
  4. Dans l'écran d'encodage :
    • S'il s'agit du premier document dans ce journal, lors de la sauvegarde du document indiquez le premier n° de document (par exemple 50001) et appuyez sur Enter.
    • Par la suite, en fonction du paramétrage de ce journal, le numéro est attribué automatiquement à la fin, lors de la sauvegarde, ou sera proposé à chaque fois. Le numéro n'est plus modifiable après-coup.
  5. Acceptez la date ou modifiez-la via le bouton .
    • La date proposée sera la date du jour pour le premier document, ensuite en fonction du paramétrage de ce journal, ce sera la date du dernier document dans le même journal ou la date du jour.
    • Utilisez les touches Tab ou Enter pour passer au champ suivant et Shift+Tab ou Flèche gauche pour passer au champ précédent.
  6. La sélection du client est effectuée avec une recherche incrémentale paramétrable, et/ou une recherche plein-texte. Voir la liste des possibilités de recherche ci-dessous.
  7. Parcourez les autres champs de l'en-tête avec Tab ou Enter. Vous arrivez automatiquement dans la première ligne ou faites F9 pour ajouter la première ligne dès que vous avez sélectionné le client et rempli les autres champs de l'en-tête.
  8. Sur la première ligne :
    1. Si vous facturez un article,
      • tapez sa référence dans Code article
      • ou recherchez l'article en tapant le - (comme pour le client)
      • ou encore mieux faites F2 pour faire une recherche sur plusieurs champs de votre choix
      • ou / pour sélectionner un ou plusieurs articles dans l'historique du client.
    2. Si vous ne facturez pas d'article, passez au champ suivant.

      Il faut minimum une ligne avec une quantité et un prix pour pouvoir sauver le document.

      • Possibilité de sélectionner un tarif via F2 quand on se trouve sur la colonne prix unitaire dans les documents.
      • Dans le coin supérieur droit, vous voyez des informations concernant les prix (comme les différents tarifs, le prix d'achat).
      • Plus il y a des valeurs par défaut dans la fiche de l'article et du client, moins vous devrez remplir lors de l'encodage d'un document. Toutes les valeurs par défaut sont récupérées et modifiables.
  9. Pour passer à la ligne suivante, refaites F9.
    • La colonne (paramètre général) * marque la fin de la ligne : dès que vous arrivez à cette colonne et que vous faites Tab ou Enter, vous passez également à la ligne suivante.
    • Les totaux de document se mettent à jour lors de la sauvegarde, mais vous pouvez paramétrer que la mise à jour des totaux se fait ligne par ligne. Vous pouvez également paramétrer que le total HTVA (prix unitaire x quantité - remise) s'affiche ligne par ligne.
  10. Appuyez sur F7 pour sauvegarder le document.
  11. Appuyez ensuite sur F4 pour imprimer le document.
    Appuyez sur PgDn pour de sauvegarder, imprimer et passer directement à l'encodage suivant dans le même journal.

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Rechercher un client

Vous pouvez rechercher un tiers de plusieurs façons.

Recherche standard en tapant un - ou les premiers caractères + Enter
  • Sélectionnez le client en tapant les premières lettres de son nom dans le champ Tiers. Si les informations du client désiré s'affiche dans le cadre en dessous, appuyez sur TAB ou ENTER pour compléter le nom du client dans le champ et sélectionner ce même client.
  • Si le client proposé dans le cadre en dessous avec les premières lettres tapées ne vous convient pas, ajoutez aux premières lettres un - et appuyez sur Enter pour afficher la liste de tous les clients dont le nom contient les premières lettres tapées.
  • Tapez le symbole * ou - pour ouvrir la liste de tous les clients triée par code client. Pour sélectionner un client, double-cliquez sur le client adéquat ou déplacez le curseur avec les touches fléchées et appuyez sur Enter. Si le client ne se trouve pas dans la liste, faites F9à partir de la liste pour l'ajouter.

    Cette recherche incrémentale est effectuée sur le nom du client (index NAME) mais elle peut être effectué sur d'autres index (tel que GROUPID, EXTREF, IMPORTID, EMAIL) en faisant un clic droit dans le champ Tiers et en sélectionnant l'index souhaité.

  • Tapez Shift+F12 pour effacer les critères de sélection et recommencer la recherche.
  • Une fois sélectionné le client sélectionné, double cliquez sur son nom dans le champ Tiers pour ouvrir sa fiche afin de la consulter ou la modifier.
  • Si le client a plusieurs personnes de contact, un nouvelle écran s'ouvre avec la liste des contacts de ce client afin de sélectionner la personne de contact liée à ce document.
Recherche avancée en pressant F2 dans les champs de tiers

Cette recherche permet de faire une recherche sur plusieurs champs à la fois de la fiche tiers ou des contacts.

  • Appuyez sur F2 ou cliquez sur à côté du champ Tiers pour effectuer une recherche avancée sur plusieurs champs de votre choix de la fiche tiers.
  • Appuyez sur F3 ou cliquez sur à côté du champ Contact pour effectuer une recherche avancée sur plusieurs champs de votre choix dans la liste des contacts.

Dans l'écran de recherche, tapez la séquence recherchée. Le programme recherche par défaut dans le nom pour le tiers et dans le nom de la société, le descriptif et le nom du contact pour les contacts. Vous pouvez changer les champs de recherche ainsi que les champs affichés via les boutons correspondants.

  • Utilisez les Flèche vers le bas et Flèche vers le haut pour se positionner dans la grille, et appuyez sur Enter pour sélectionner le tiers.

Bouton

Description

Ajouter un tiers.

Modifier un tiers.

Permet de sélectionner les colonnes à afficher.

Permet de définir parmi les champs affichés les colonnes dans lesquelles la recherche doit se faire.
Plus il y a de champs de recherche, moins la recherche sera rapide.

Permet de sélectionner parmi les champs affichés selon quel ordre les tiers trouvés doivent être affichés.

Vous pouvez changer les colonnes affichées et/ou leur ordre avec un clic droit de la souris dans la grille sur le menu Propriétés. Sélectionnez dans la colonne de gauche le critère à ajouter, et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour modifier l'ordre des colonnes, sélectionnez dans la colonne de droite le critère à déplacer, et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre.

Si les colonnes ajoutées dans la grille via le menu Propriétés ne s'affichent pas, il faut via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, onglet Clients/fourn., option Paramètres pour les recherches 'fulltext', cliquer sur et choisir l'option La recherche s'effectue sur la base de données.


Pour que l'écran de recherche fulltext propose tous les boutons de paramétrages, il faut démarrer Logistics avec un utilisateur non POS, ne pas avoir la toolbar POS et aller dans l'écran back-office pour ensuite lancer une recherche.

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Rechercher le second tiers

Si vous gérez une seconde référence tiers dans les documents (ex. Client final), vous pouvez le rechercher à partir du champ tiers ou à partir du champ pour le second tiers.
Exemple :

GB Centrale d'achats = client à facturer donc tiers principal dans les documents. Les GB régionaux ont comme second tiers la centrale d'achat.
Lors de l'encodage d'une facture sur un GB local, le programme proposera d'inverser car c'est la centrale d'achat qui doit être facturée.

Si vous le recherchez à partir du tiers, le programme va - selon votre paramétrage - proposer d'inverser le tiers et le second tiers.
Pour le rechercher à partir du second tiers : vous avez paramétré que

  • seuls les tiers liés peuvent être affichés : recherchez par le -
  • tous les tiers peuvent être affichés : recherchez par le +

La recherche avancée s'applique également au second tiers.

Consultez aussi Gestion d'une seconde référence tiers et Gérer les clients & fournisseurs (tiers).

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Rechercher un article

Lorsque le curseur se trouve dans le champ Code article d'une ligne d'encodage, vous disposez de plusieurs possibilités de recherche :

Recherche standard en tapant un - ou le début du code + Enter

Par défaut la recherche se fait sur la référence sauf si vous avez paramétré la sauvegarde du dernier critère de recherche (Paramètre général > Onglet Documents > Depuis l'écran des documents, mémoriser le dernier critère de recherche pour les articles). Donc si vous avez effectué une recherche sur le libellé, la prochaine recherche se fera par défaut sur le libellé jusqu'à ce que vous changiez à nouveau le critère de recherche.

Si votre dernière recherche s'effectuait sur le libellé, vous pouvez taper le début du libellé dans la colonne Code article du document : la recherche se fera sur le libellé bien que vous vous trouviez dans la colonne Code article.

Dans la fenêtre de recherche, vous pouvez :

Champ

Description

Recherche par

Changer le critère de recherche : sélectionnez un autre critère de tri dans Recherche par ou F2 pour passer au second critère, F3 au troisième, F4 au quatrième critère. La colonne correspondant au critère retenu est affichée en vert s'il s'agit d'une recherche indexée (liste triée d'après ce critère et recherche se fait dans cette colonne), en jaune (liste toujours triée d'après la référence, mais recherche se fait sur cette colonne) s'il s'agit d'une recherche non indexée.

Caractères recherchés

Tapez la valeur recherchée dans Caractères recherchés. La valeur recherchée est fonction du critère de tri (ex. Si vous triez sur le nom, entrez le début du nom; si vous triez sur le code, tapez le début du code.)

Contient partiellement

Cochez éventuellement Contient partiellement pour trouver toutes les occurrences de la séquence entrée (ex. Séquence entrée = Jean : correspondront à la recherche Grandjean, Jeanot, ...)

Nouveau / Modifier

Ajouter ou de modifier un article en cliquant respectivement sur les boutons Nouveau ou Modifier de l'écran de recherche.

  • Enter permet de passer à l'occurrence suivante de la séquence recherchée, si elle existe (triangle rouge en début de ligne indique la ligne correspondant à la recherche) : Flèche vers le bas pour vous positionner sur la ligne marquée par le triangle rouge et Enter pour la sélectionner ensuite.
  • Vous pouvez changer les colonnes affichées, leur ordre et/ou d'ajouter des critères de tri avec un clic droit de la souris dans la grille sur le menu Propriétés.

    Sélectionnez dans la colonne de gauche le critère à ajouter, cliquez sur le bouton Ajout. Pour que ce champ devienne disponible dans les critères de recherche, sélectionnez le critère dans la colonne de droite, cliquez sur le bouton Propriétés et cochez ensuite la case Recherche sur ce champ.
    Pour modifier l'ordre des colonnes, pointez - dans la colonne de droite - le bouton en regard du champ à déplacer et glissez-le vers le haut ou vers le bas. Cliquez sur le bouton OK pour quitter cet écran. Vos modifications prendront effet à la prochaine recherche.
  • Dès que vous quittez l'écran de l'article modifié ou ajouté, celui-ci est sélectionné dans le document.
Recherche avancée sur le libellé en tapant F2 dans le code article

Cette recherche permet de rechercher dans plusieurs champs à la fois.
Les caractères recherchés peuvent être un mot ou une partie de mot, ou différents mots ou parties de mots séparées par un *.

  • Enter pour lancer la recherche : seules les articles correspondant à votre recherche sont affichés.
  • Flèche bas/haut pour vous déplacer dans la liste
  • Enter ou Alt+S ou le bouton Sélection pour sélectionner l'article.

  • F7 ou Alt+R ou le bouton Recommencer pour lancer une nouvelle recherche après avoir tapé une autre séquence de recherche.
  • Esc ou le bouton Abandon pour quitter l'écran sans sélection.

Les fiches et les options :

Bouton

Description

Ajouter un article.

Modifier un article.

Permet de sélectionner les colonnes à afficher.

Permet de définir parmi les champs affichés les colonnes dans lesquelles la recherche doit se faire.
Plus il y a de champs de recherche, moins la recherche sera rapide.

Permet de sélectionner parmi les champs affichés selon quel ordre les articles trouvés doivent être affichés.

Vous pouvez changer les colonnes affichées et/ou leur ordre avec un clic droit de la souris dans la grille sur le menu Propriétés. Sélectionnez dans la colonne de gauche le critère à ajouter, et cliquez sur le bouton Ajouter. Pour modifier l'ordre des colonnes, sélectionnez dans la colonne de droite le critère à déplacer, et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre.

Si les colonnes ajoutées dans la grille via le menu Propriétés ne s'affichent pas, il faut via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, onglet Articles, option Paramètres pour les recherches 'fulltext', cliquer sur et choisir l'option La recherche s'effectue sur la base de données.

Pour que l'écran de recherche fulltext propose tous les boutons de paramétrages, il faut démarrer Logistics avec un utilisateur non POS, ne pas avoir la toolbar POS et aller dans l'écran back-office pour ensuite lancer une recherche.

Recherche dans l'historique du client via /

Cette recherche permet d'afficher l'historique du client et de sélectionner les articles déjà vendus à ce client.

  1. Cliquez dans la première colonne pour sélectionner une ligne.
  2. Cliquez ensuite sur OK ou appuyez sur Enter pour récupérer ces articles dans le document.

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Utiliser des notes dans un document

Des notes sont des zones de texte libre. Les notes récurrentes peuvent être sauvegardées pour une récupération (modifiable) ultérieure. Il existe deux types de notes, des notes de lignes et des notes d'en-tête de document.

  • Les notes d'en-tête s'enregistrent dans l'onglet Notes du document en double-cliquant sur le type de document auquel il se rapporte.

    Les utilisateurs avisés ou votre revendeur pourront paramétrer cet onglet pour avoir éventuellement d'autres libellés via l'option Gérer les notes structurées dans les documents (située dans l'onglet Documents des paramètres généraux).

  • Les notes de ligne s'enregistrent en cliquant sur le bouton Note ou via F8 dans une ligne ou encore en double-cliquant dans la colonne Libellé.

    Si vous l'avez paramétré dans le journal (paramètre Transférer la note de l'article dans le document dans l'onglet Option) la note de l'article est automatiquement reprise dans la note de la ligne et est modifiable.

L'écran des notes se présente comme suit :

Les notes (de ligne et d'en-tête de document) peuvent être mises au format HTML via les Paramètres généraux > onglet Documents > paramètre Utiliser une note au format HTML.

Allez dans l'onglet Dictionnaire pour :

  • récupérer une note sauvegardée
  • ajouter une nouvelle note
  • modifier une note sauvegardée

  • La partie supérieure montre les libellés des notes sauvegardées, la partie inférieure leur contenu.
  • Double-cliquez sur la note à récupérer ou cliquez sur Copier ou appuyez sur Alt+O : la note se trouve maintenant dans l'onglet Texte où vous pouvez la modifier pour le document.
  • Les boutons à droite permettent de haut en bas de créer une nouvelle note, de modifier le nom de la note sélectionnée, de supprimer la note sélectionnée.
  • Le contenu d'une note se modifie dans la partie inférieure.
  • Cliquer sur OK pour quitter les notes.
  • Les premiers mots s'affichent dans le cas d'une note d'en-tête; dans le cas d'une note de ligne, le champ libellé de la ligne est marquée en jaune.

  • Double-cliquez sur le libellé ou sur la note d'en-tête pour la modifier ou la visualiser.

L'impression de la note sur une facture se fait via l'expression :

  • XMEMO(dochead.memo, "I") pour une facture ou note de crédit, XMEMO(dochead.memo, "D") pour une note d'envoi
  • docdet.artdesc dans le cas d'une note de ligne

Voir également la documentation technique sur la fonction XMEMO (réservée à votre revendeur).

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Gestion de la TVA

Voir également Paramétrage de la liaison comptable.

Aucun document ne peut être encodé sans TVA puisque tout document pourra par copie ou par transformation donner lieu à une facture ou note de crédit.
Lors de l'encodage d'un document, la tva utilisée est par ordre de priorité :

  • le code tva lié au tiers (onglet Adresse de la fiche tiers)
  • le code tva lié à l'article (onglet Comptabilité de la fiche article)
  • le code tva défini dans les paramètres généraux (onglet Articles)

Pour sélectionner un autre code tva dans une ligne de document :

  • tapez-le
  • recherchez-le en tapant un -

Seuls les codes tva du même type (vente ou achat) que le document et du même pays (national, européen, hors europe) que celui du n° tva du client sont proposés.
Le logiciel détecte s'il y a une incohérence entre le code tva sélectionné dans la ligne du document et celui de la fiche tiers. Exemple : si dans la fiche tiers, on a indiqué que le code tva était du 21% (code tva de type vente nationale) et que dans la ligne on tape le code E (ventes CEE), le logiciel le signale.

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