Voorkeur werkwijze
De werkwijze beschreven als 'Alternatieve methode voor de parametrering' is de aangeraden manier van werken. (Deze bestaat erin om de totale omzet voor de totaliteit door middel van facturen te verzenden)
Instellingen van Winbooks accounting
Versie gebruikt tijdens het opstellen van dit document: Logistics 4.20
Configuratie van de boekhouddagboeken in Winbooks
De dagboeken CAS (financiële verrichtingen), VENTES (verkoop), PAIE (Diverse posten - betalingen Logistics) en REC (verkoop - kassa ontvangsten) toevoegen 
Algemene rekeningen
Volgende wachtrekeningen toevoegen: 
Instellingen Logistics
Versie gebruikt tijdens het opstellen van dit document: Logistics 4.2.5
Algemene instellingen
Via Dossier > Instellingen > Algemene parameters, Tabblad Opties > Boekhoudkoppeling (B), activeer Directe toegang tot de boekhoudgegevens
Tabblad Opties > Beheer verkooppunt
Vink "Beheer verkooppunt" aan en ga naar het bijhorende scherm met de instellingen:
Vink "Generieke klantcode kassaverkoop" aan en ga in het bijhorende instellingsmenu:
Merk op dat als u meerdere verkoopdagboeken gebruikt het mogelijk is om een kassaklant per dagboek te definiëren door dit in te stellen in het scherm met de dagboekinstellingen.
Vink "Factuur genereren voor de kassaklant" uit.
Klik op OK in beide schermen.
Configuratie van de dagboeken in Logistics
Ga naar Dossier > Instellingen > Dagboeken
Maak het dagboek 1VC - KASSAVERKOOP aan (type klantenlevering)
Vergeet niet om in "Dagboek boekhouding" het eerder in Winbooks accounting aangemaakte dagboek REC te zetten.
Opgepast, er bestaat ook een andere manier om de link met de optie gegroepeerde facturen in te stellen. Zie hieronder Alternatieve methode voor de parametrering. Merk op dat dit waarschijnlijk de meest "veilige" methode is.
Maak het dagboek 2FAC - KLANTFACTUUR aan (type klantfactuur).
Opgepast: geen invoer van betalingen (dit wordt gedaan in het dagboek 1VC - KASSAVERKOOP).
Gelinkt dagboek boekhouding: VERKOOP (bovenaan de pagina in Accounting staat de naam VENTES)
Definitie van de betalingswijzen
Ga naar Bestand > Tabellen > Derden > Betalingswijzen
Enkel de betalingswijzen waarvoor er een volgorde (kolom "Volgorde") groter dan 0 is, zijn bruikbaar in de POS omgeving. De andere betalingswijzen dienen enkel voor de back-office documenten (overschrijving, wissel, ...).
Cash moet nummer 1 zijn en cash in valuta moet nummer 2 zijn met het selectievakje "cash in valuta" geactiveerd.
Het is mogelijk om de bedragen van een betaalmethode in de rekeningen samen te voegen door het vakje Bedragen cumuleren op de toegerekende rekening aan te vinken. Als dit selectievakje is ingeschakeld voor een betaalmethode, worden de boekingen met betrekking tot deze betaalmethode gegroepeerd op de rekening die beschikbaar is in de dagboeken van Diverse posten (OP) en financiële dagboeken (FIN).
Configuratie van de koppeling van de betalingen in de boekhouding
Ga naar Tools > Boekhoudkoppeling > Boekhouddagboeken
Logistics geeft een lijst met betalingswijzen per dagboek van het type klantlevering met daaraan gelinkt een boekhouddagboek (dit zijn de kassaverkoop dagboeken)
Definitie van algemene rekeningen
Ga naar Bestand > Tabellen > Algemeen > Algemene rekeningen
De financiële rekeningen worden voorgesteld als kassa-operaties indien het type "Transfer bank" geactiveerd is.
Wij raden u aan slechts een enkele rekening "diverse uitgaven" te definiëren, die vervolgens automatisch zal geselecteerd worden tijdens de kassa-operaties van het type diverse uitgaven
Door de omschrijving van de transactie kan de accountant de transactie correct opnieuw boeken.
Dit is gelijkaardig voor de diverse inkomsten (zelden gebruikt).
Als u meerdere algemene rekeningen van dit type definieert, moet de gebruiker telkens de juiste rekening opgeven bij het coderen van een contante transactie (=delicaat). Als u meerdere kasboeken gebruikt, kunt u in het dagboekinstelscherm (tabblad Diversen) een standaard te gebruiken Diverse uitgave-, Diverse inkomst- en Transfer bank rekening instellen
Parameters van de boekhoudkoppeling
Ga naar Tools > Boekhoudkoppeling > Parameters van de boekhoudkoppeling
De boekingsmethode die het vaakst gebruikt wordt is waarschijnlijk "Rekeningen gedefinieerd in de artikelfiche":
Door te klikken op het vergrootglas kan u gaan zoeken in de verkooprekeningen gedefinieerd in het boekhoudprogramma. Indien het toestel geen directe toegang heeft tot de boekhoudgegevens zal het vergrootglas verdwijnen en zal de zone "boekingsrekening" een vrije zone worden. Let erop in dat geval een geldige rekening te specificeren!
Koppeling van facturen
Stel dat de dag 05/08/2009 de volgende operaties bevat:
N° | Type | Type artikel | Bedrag | Betaling | Gefactureerd |
|---|---|---|---|---|---|
1 | Beginkassa | 1000.00 | CASH | ||
2 | Verkoop | Marchandise | 299.50 | CASH | |
3 | Verkoop | Marchandise | 150.00 | BANCONTACT | JA |
4 | Verkoop | Marchandise | 199.00 | CASH | |
5 | Verkoop | Acompte | 100.00 | CASH | |
6 | Transfer | 598.50 | CASH |
Via het menu Afdrukken > Kassa-afsluiting bekomen we volgende afsluiting:
Koppeling van de facturen
Tools > Boekhoudkoppeling > Koppeling facturen, creditnota's
De facturen om te koppelen worden getoond. De facturen van eenzelfde periode zijn geselecteerd voor de koppeling (X).
Klik op OK.
Logistics start vervolgens de koppeling van de klanten en vervolgens de facturen. Als alles goed verloopt, registreert hij de verzameling facturen.
Als er een fout optreedt, wordt niets geregistreerd en moet u de oorzaak van de fout corrigeren (vaak een rekeningcategorie die niet gedefinieerd is bij een artikel) en de koppeling opnieuw lanceren.
Koppeling van de kassa-omzet en de financiële gegevens
Tools > Boekhoudkoppeling > Koppeling van de kassa-omzet en de financiële gegevens 
Logistics toont de bewerkingen die gekoppeld zullen worden. De omzet van de kassaverkoop 1VC - 3 staat op een grijze achtergrond aangezien deze verkoop al gefactureerd is en dus zal het omzetcijfer niet ingeboekt worden in kassa-omzet (aangezien het al doorgegeven is met de koppeling van de facturen).
Bevestigen door op OK te klikken.
Logistics toont de boekingen die zullen ingeboekt worden.
Bevestigen door op OK te klikken.
Logistics linkt de klanten (COMPTOIR) en elk dagboek.
Alternatieve methode voor de parametrering
Er bestaat ook een andere manier om de koppeling met de boekhouding in te stellen. Deze bestaat erin om de totale omzet voor de totaliteit door middel van facturen te verzenden. De "koppeling van kassa-omzet en financiële gegevens" wordt dan enkel gebruikt om de betalingen te verzenden. In dit geval worden de tickets altijd gefactureerd. De "kassaverkopen" zijn geglobaliseerd en herhaald op een "kassafactuur", de nominatieve verkopen zijn gehergroepeerd per klantcode op de gebruikelijke manier.
Deze instelling is even goed aangezien het makkelijker is om te controleren welke omzet verzonden is naar de boekhouding. In feite is in dit geval de factuurnummering gelijk bij Logistics en het boekhoudprogramma.
De instellingen om het programma op deze manier te gebruiken zijn:
- Algemene parameters > Opties > Beheer verkooppunt. Vink "Factuur genereren voor de kassaklant" aan.
- Dossier > Instellingen > Dagboeken > Tabblad Opties. Vink de optie "Geen gegroepeerde facturen" uit.
- In het "boekhouddagboek", geef XXXXXX aan (een dagboekcode die niet bestaat in de boekhouding) - dit geeft aan het programma aan om dit dagboek te gebruiken voor betalingskoppelingen, maar langs de andere kant zorgt het ervoor dat CA niet verzonden wordt (XXXXXX bestaat niet!)
- In de klantenfiche, activeer "Te factureren op de kassaklant". Tijdens het aanmaken van de klantenfiches is het aangeraden om "Factureren op de kassaklant" aan te vinken. Hierdoor kunnen niet - gefactureerde, nominatieve tickets samen gebracht worden, rechtstreeks op de dagelijkse factuur kassaklanten.
Stel dat het dagboek 3 tickets bevat: een ticket op de kassaklant (COMPTOIR), een tweede op de klant WINBOOKS (met "Factureren op de kassaklant" aangevinkt) en een laatste op de klant "SPIRIT" (waar het vakje "Factureren op de kassaklant" niet is aangevinkt).
- Koppelen van deze dag. Maak via de menu Bewerkingen > Facturatie klanten een gegroepeerde factuur aan. Het programma zal alle tickets (die nog niet gefactureerd zijn) omvormen naar een factuur. Alle kassaverkopen of nominatieve verkopen (met de optie "Factureren op de kassaklant" bij de klant) worden samengevoegd op de (dagelijkse) factuur kassaklanten. De klanten die gefactureerd moeten worden (in ons voorbeeld SPIRIT) zullen een aparte factuur krijgen. Als we proberen de betalingskoppeling uit te voeren voor de gegroepeerde facturatie, terwijl er nog niet gefactureerde kassatickets zijn, krijgt u dit scherm:
- Koppeling van omzetcijfer (Via Tools > Boekhoudkoppeling > Koppeling facturen)
- Koppeling van betalingen (Via Tools > Boekhoudkoppeling > Koppeling van kassa-omzet en financiële gegevens)
Algemene opmerkingen
| Algemene opmerkingen |
|---|
|
Hoe twee afzonderlijke kassa's in de boekhouding gebruiken?
Afzonderlijk beheerd in de boekhouding?
Indien u 2 afzonderlijke boekhouddossiers wilt gebruiken, moet er een ACCOUNTSOC-bestand worden aangemaakt. Zie hiervoor Link met meerdere boekhoudbedrijven.
Indien u beide kassa's in 1 boekhouddossier wilt gebruiken, moet er geen ACCOUNTSOC-bestand aan gemaakt worden.
Basisprincipe
- Per kassa maakt u een verkoopjournaal (type CD) aan: KASSA1, KASSA2, enz ...
- Koppel deze dagboeken aan afzonderlijke factuurdagboeken (type CI): KASSA1-> VERKOOP1, KASSA2-> VERKOOP2
- Vervolg met het Instellen van de boekhoudkoppeling van kassa-omzet en financiële gegevens. Dit wordt ingesteld via de menuoptie Tools > Boekhoudkoppeling > Parameters voor de boekhoudkoppeling
- Het wordt sterk aangeraden om de gehele omzet via type CI - Invoice dagboeken over te zetten.
Dus in het parameterscherm van de dagboeken moet je VERKOOP1 koppelen met het dagboek Accounting FACMAG1 en VERKOOP2 met het dagboek Accounting FACMAG2. - En de bijbehorende betalingen gaan naar de boekhouding via de dagboeken van het type CD (KASSA1, KASSA2) dankzij de instellingen in Tools > Boekhoudkoppeling > Boekhouddagboeken
