Dit hoofdstuk is uitsluitend bedoeld voor houders van een 'niet-fiduciaire'-licentie. Een accountant moet deze functie activeren wanneer hij zich registreert voor de Offload-service in WinBooks Classic.
Als u al met de Indexing service van Virtual Invoice werkt, wordt deze niet langer door Virtual Invoice gebruikt. U moet deze daarom deactiveren.
Doel
Het doel van deze automatische indexering is het versnellen van de verwerking van goedkeuringen en het doorzoeken van de volledige tekst met behulp van een catalogus.
De indexering verwerkt alleen bestanden die door Virtual Invoice werden herkend.
Vereisten
De ondernemer moet zijn WinBooks ID hebben. Dit WinBooks ID moet toegang hebben tot het boekhouddossier in WinBooks Accounting.
Zorg ervoor dat de Offload Service correct is geïnstalleerd. Voor deze installatie hebt u assistentie van uw verdeler nodig.
Algemene configuratie
Ga naar het menu Bestand - Instellingen - Automatisatie.
Activeer de optie 'De Offload Service gebruiken', en activeer vervolgens de optie 'Indexering van de facturen'.
Met de knop Validatie kunt u controleren of de Offload Service werkt.
De 'Gevorderde configuratie' toont ter informatie bepaalde eigenschappen van de Offload Service (naam van de server waarop deze is geïnstalleerd, evenals de gebruiker en het wachtwoord voor toegang tot een service (RabbitMQ).
U kunt ook, als u dat wilt, andere functies activeren die door de Offload Service worden aangeboden.
Bij activatie van:
- 'Downloaden', worden de documenten van de Optimum- of Premium-verwerking automatisch gedownload en in de overeenkomstige Virtual Invoice-mappen geplaatst zodra hun verwerking is voltooid (map 'Ready' of in de submappen ervan).
- 'Versturen', zal uw scherm niet langer geblokkeerd worden tijdens het verzenden van documenten naar de herkenning (OCR). Deze worden in een tijdelijke map geplaatst en de Offload Service zorgt voor het verzenden van uw documenten.
- 'Notificaties', zal er een tooltip op de werkbalk verschijnen om u te waarschuwen wanneer er bijvoorbeeld documenten worden gedownload.
Specifieke configuratie per boekhouddossier
Nadat u de verschillende functies op licentieniveau hebt geactiveerd, moet u op dossierniveau de functies aanduiden die voor dit specifieke dossier moeten worden gebruikt.
Ga hiervoor naar het menu Bestand - Instellingen - Automatisatie - Activatie per boekhouddossier
Als u dit vanuit een WinBooks-dossier doet, ziet u enkel het betreffende boekhouddossier en de daaraan gekoppelde archieven. Als u dit scherm echter rechtstreeks vanuit Virtual Invoice opent, worden alle dossiers weergegeven.
Wanneer u 'Indexering van facturen' activeert, moet een catalogus worden aangemaakt. Het is duidelijk dat de aanmaaktijd van deze afhankelijk is van het aantal documenten dat in het dossier aanwezig is.
Controle
Als u wilt, kunt u controleren of uw bestand goed wordt behandeld door de automatische indexering en eventueel de catalogus opnieuw samenstellen.
Klik hiertoe met de rechtermuisknop op de naam van het dossier om de eigenschappen ervan te openen.
Klik vervolgens op Gevorderd en daarna op Indexing Service.
U kunt daarom de toegankelijkheid van de catalogus testen (het aantal documenten in de catalogus wordt weergegeven) en indien nodig opnieuw samenstellen.
Het is evident dat de reconstructietijd van de catalogus afhangt van het aantal documenten dat in het dossier aanwezig is.
Technische informatie: de catalogusgegevens zijn opgenomen in de map Document / Catalog_IS van het boekhouddossier
