De software laat u toe :

• artikelen (met of zonder voorraadaantal)
• derden (klanten/leveranciers ...)

te importeren op basis van een Excel-werkblad, via un wizard die u begeleidt in de verschillende stappen van de import.

• documenten te importeren : op basis van een DBF-bestand
• een inventaris te importeren : op basis van een tekstbestand in ASCII CSV-formaat.

U kan gegevens exporteren naar Excel, met name :

• alle "roosters"
• alle standaard- en parametreerbare overzichten.

Formaat

• Importformaat : Excel

Principe : u koppelt de velden van een Excel-werkblad aan de velden van de database (klanten/leveranciers, artikelen)

• De titels van de kolommen in Excel zijn vrij.
• Het formaat (lengte, numeriek, alfanumeriek etc) van de gegevens :

Zie [Help, Database] voor de beschrijving van de bestanden en de velden.

In de help zijn de velden gesorteerd op alfabetische volgorde van de omschrijving.
Kolommen :

• Naam van het veld in de database (deze naam zal u ook gebruiken bij het aanmaken van een parametreerbaar overzicht)
• Veldtype :

N(Numeric)
C(Character = alfanumeriek)

• Indien het te importeren veld een unieke sleutelwaarde is (vb. artikelcode, klant- of leverancierscode, analytische code etc.) dan mag dit veld getypt zijn in kleine letters of hoofdletters maar zonder accenten of speciale karakters (vb. /, *, etc), bij voorkeur enkel cijfers van 0 tot 9 of letters van A tot Z.

L(ogical) = (vb. aanklikveld : aangeklikt = waarde = .T. (true), niet aangeklikt = waarde= .F. (false);
D(ate) : formaat DD/MM/JJJJ

• Lengte
• Omschrijving (deze omschrijving zal u ook gebruiken bij het aanmaken van een parametreerbaar overzicht).

Begin van de pagina

Importeertips

Verplichte velden

• Voor de artikelen :

• • Voor de derden :

Velden gekoppeld aan een andere tabel

Indien het te importeren gegeven verwijst naar een tabel, dan dient dit gegeven reeds aangemaakt te zijn in de tabel. Voorbeeld : u heeft een analytisch plan per artikelfamilie (hardware, software, diensten). Indien u deze waarden importeert en ze bestaan nog niet in de software, zal u ze wel zien in de artikelfiche, maar kan u ze niet gebruiken in sorteringen, opzoekingen of statistieken. U kan echter wel eerst importeren en pas dan de codes toevoegen in de tabellen.

Velden meerdere keren importeren

U kan eenzelfde Excel-kolom importeren in meerdere velden van de software. Voorbeeld voor bepaalde artikelen gebruikt u de artikelreferenties van de leverancier. U kan dan de kolom uit Excel importeren in het veld artikelreferentie en in het veld aankoopreferentie.

Verschillende Excel-velden importeren in één Logistics-veld

Omgekeerd is het NIET mogelijk om meerdere kolommen van Excel koppelen aan 1 veld uit de software, u dient de kolommen in Excel eerst samen te voegen ("concatenate"). Voorbeeld : uw artikelcodes bestaan uit de kolom "familie" die bestaat uit 3 karakters, een scheidingsteken (vb. de punt) en de kolom met de unieke code die bestaat uit 16 karakters voor de unieke code. U moet in Excel eerst een nieuwe kolom aanmaken met de structuur "fam.code".

Het is wel mogelijk om in het importscherm een vast waarde en een kolom uit Excel te importeren. Koppel eerst het veld en dubbelklik vervolgens op de kolom « Excel » in het linkerdeel van het scherm.

Bij de import, zal lxval vervangen worden door de inhoud van het gekoppelde veld (hier « Art »).

Veld met vaste waarde

Indien de te importeren waarde dezelfde is voor de volledige kolom, dan kan u die waarde invoeren in Excel of rechtstreeks in het importscherm. Voorbeeld : u houdt van alle te importeren artikelen de voorraad bij, de importwaarde hiervoor is 1. Ander voorbeeld : u importeert artikelen voor een bepaalde leverancier, u kan de leverancierscode invoeren in alle regels van het Excel-werkblad of direct in het importscherm. Koppel geen veld, maar dubbelklik op de kolom « Excel » in het linkerdeel van het scherm.

Veld met vooraf gedefinieerde keuzes

Elke keuze uit een voorgedefinieerd meerkeuzevelden in de software komt overeen (vb. het veld Beheer in Voorraad in de artikelfiche) met een vaste numerieke waarde.

Voorraad = waarde 1, Buiten voorraad = waarde 2.

Heeft u de module lot- en serienummers, dan heeft Lotnummer de waarde 3 en Serienummer de waarde 4.

Ander voorbeeld : het veld aanmaakmethode barcodes uit de artikelfiche.

Van boven naar beneden : te importeren waarde = 1,2 of 3.

Formaat met vaste waarde in Logistics

Is de te importeren waarde een vaste waarde, importeert u in een alfanumeriek veld en voert u de te importeren waarde direct in het importscherm in, dan moet u de waarde tussen aanhalingstekens plaatsen. Voorbeeld : u beheert eenheden en alle artikelen die u importeert, hebben de eenheid "Stuk", typ dan in het importveld de waarde "Stuk" en niet stuk.

Importeren zonder berekening

Bij het importeren, maakt de software geen berekeningen. Voorbeeld : in uw Excel-werkblad heeft u een aankoopprijs en een coëfficiënt voor de verkoopprijs. Het volstaat niet om die 2 velden te importeren om automatisch de verkoopprijs te bekomen. U dient ook deze waarde te importeren. Kortom : bij een import worden velden slechts "ingevuld".

Vooraf een backup nemen!

U kan een gerealiseerde import niet annuleren : het is dus NOODZAKELIJK om eerst een backup te maken !!!

Importeren klanten of leveranciers

• Importeert u klanten of leveranciers : koppel dan het volgende veld :

Voor de klanten :

Voor de leveranciers :

• Bevat het te importeren bestand zowel klanten als leveranciers, voorzie dan in Excel een kolom Klant met de waarde 1 als het een klant is en een kolom leverancier met de waarde 1 als het een leverancier is.

Begin van de pagina

Het importmenu

De import gebeurt via [Dossier, Importeren] :

• [Artikelen] : bijwerken van de bestaande artikelen en toevoegen van nieuwe artikelen.
• [Derden] : bijwerken van de bestaande derden/contacten en toevoegen van nieuwe nieuwe derden/contacten.
• [Documenten] : import van documenten op basis van een DBF-bestand dat beantwoordt aan strikte regels qua formaat !!!
• [Nieuwe artikelreferenties] : laat u toe bestaande artikelcodes te vervangen door de geïmporteerde codes.
• [Nieuwe derdenreferenties] : beheert u derden die noch klant, noch leverancier zijn (vb. prospecten), dan kan u de bestaande derdencodes vervangen door de geïmporteerde codes.
• [Specifieke prijzen] : laat u toe specifieke aankoop-/verkoopprijzen per artikel/artikelfamilie te importeren.

Begin van de pagina

Importprocedure artikelen / derden

De import gebeurt via un importwizard die u stap per stap begeleidt.
Voorbeeld van een te importeren artikellijst

Stap 1 : Selectie van het Excel-bestand 

Standaard zoekt de software het Excel-bestand in het lokaal installatiebestandenpad van de software.

Indien dezelfde gebruiker reeds een import uitvoerde, stelt de software het laatst ingevoerde importbestand voor.

En eventueel het Modelbestand : standaard zoekt de software in de directory Import van het dossier. Een modelbestand bevat een bij een vorige import gelegde koppelingen tussen het Excel-werkblad en de software. Het heeft enkel zin om met een model te werken indien u vaak hetzelfde werkblad (zelfde kolommen, zelfde volgorde) importeert. Bij een eerste import heeft u dus nooit een model.

Stap 2 : selecteer het te importeren werkblad indien uw Excel-bestand uit meerdere werkbladen bestaat.

Denk eraan om bij het aanmaken van het excel-bestand de werkbladen te benoemen, dit maakt het duidelijker.

Stap 3 : scherm waarin u de kolommen van het Excel-werkblad (rechts) koppelt aan de velden uit de software (links)

Om een koppeling te maken :

• Klik op een Excel-kolom (links)
• Klik op het veld waarin u wilt importeren (rechts)
• Klik op <Koppelen>

• Om de leverancier van een artikel te importeren :

• Knop <Ontkoppelen> = koppeling annuleren voor de geselecteerde kolom.
• Knop <Filter> = enkel de nog niet gekoppelde kolommen tonen. Klik terug op deze knop terug alle kolommen te zien.
• Dubbelklik op het veld waarin u een vaste waarde wilt importeren of een Visual FoxPro expressie wilt gebruiken (zie hoger).

Als u alle gewenste kolommen gekoppeld heeft, klik op <Volgende> : u kan nu de gemaakte koppelingen bewaren in een modelbestand. U kan zelf een naam geven aan dit bestand, alleen de extensie .MAR dient u te behouden. <Cancel> indien u de koppeling niet wenst te bewaren voor een volgende import.

• Ook al importeert u in principe geen tweede maal hetzelfde bestand, toch kan het handig zijn om de koppeling te bewaren voor het geval u een fout maakte en dus dient te herbeginnen.

Stap 4 : de importwizard toont nu hoeveel artikelen er zullen geïmporteerd worden :

U kan nu de nieuwe artikelen toevoegen en/of de bestaande bijwerken.

• Het is steeds nuttig (voor controle) om een rapport te genereren. U kan dit rapport - TXT-formaat een ander naam geven en achteraf nog terug bekijken via bvb. Notepad.

Klik op <Eindigen> om de import te starten.

• Importeert u de tegelijkertijd de inventaris, dan vraagt de software om een datum voor het inventarisdocument. Zie ook Voorraadbeheer.

Het importrapport :

Resultaat na de import :

Begin van de pagina

Gewijzigde artikelcodes importeren

[Dossier, Importeren, Nieuwe artikelreferenties]
Het Excel-bestand moet 2 kolommen bevatten : de kolom met de bestaande artikelcode en een kolom met de gewijzigde artikelcode.

Stap 1 : Selectie van het Excel-bestand 

Stap 2 (facultatief : hangt af van het aantal werkbladen in het excel-bestand):

Stap 3 : selecteer de Excel-kolommen met de oude en de nieuwe code :

Stap 4 : de software toont nu welke acties zullen uitgevoerd worden indien u verder gaat :

• Indien de geïmporteerde gegevens verborgen karakters bevat, ziet u die in de niet geformateerde kolommen en ziet u in de geformateerde kolommen wat de import ervan maakt.

Begin van de pagina

Gewijzigde derdencodes importeren

[Dossier, Importeren, Nieuwe derdenreferenties]
Zelfde werkwijze als voor de artikelcodes.

Begin van de pagina

Nieuwe contacten importeren

[Dossier, Importeren, Derden]
U dient in het Excel-werkblad een kolom te voorzien met de derdenreferentie (te koppelen aan het bestand Cust, veld Groupid) en de gegevens van de contacten te koppelen aan de velden van het bestand PERS.

Begin van de pagina

Specifieke prijzen importeren

[Dossier, Importeren, Specifieke prijzen]
Deze import gebeurt ook via een wizard met dezelfde stappen als de hiervoor beschreven importwizard :

1. Ophalen van het Excel-bestand en eventueel het importmodel.
2. Excel-kolommen koppelen aan de velden van de software.
3. De gelegde koppelingen eventueel opslaan in een importmodel.
4. Bepalen wat de import moet doen : aanmaken, wijzigen en een rapport genereren.

Scherm waarin het resultaat van de import terechtkomt :

Voorbeeld van te importeren Excel-bestand :

Importscherm :

In vergelijking met de andere importfuncties (derden, artikelen) heeft u hier een extra kolom : sleutel.
U kan één of meerdere velden gebruiken als sleutelwaarde; bij de import wordt dan gecontroleerd of deze combinatie reeds bestaat. Vb. Geeft u als zoeksleutel enkel de derdencode in, dan zal de nieuwe prijs niet geïmporteerd worden als er al een prijs voor deze derde bestaat, selecteert u echter bijvoorbeeld ook de begindatum, dan zal de software ook controleren of er al een prijs bestaat voor deze derde en deze begindatum. Bestaat er al een prijs voor deze combinatie, dan wordt de prijs niet geïmporteerd. Kiest u voor bijwerken, dan worden de prijzen met een bestaande combinatie aangepast.
Velden die u kan gebruiken als zoeksleutel :

Mogelijke waarden voor het veld Type*  :

Importrapport

Zoals bij de andere importprocedures kan u ook een expressie of vaste waarde in het importscherm invoeren, door te dubbelklikken op de kolom Expressie. In tegenstelling echter tot de andere importprocedures kan u hier wel meerdere Excel-kolommen samenvoegen en importeren in hetzelfde veld van de software.
In volgend voorbeeld importeren we in de artikelomschrijving van de derde, de 3 eerste karakters van de code van de derde, dan een schuine scheidingsstreep en dan de prijs.

• Merk op dat, indien u velden van verschillende aard (numeriek en alfanumeriek vb) samenvoegt, een conversieformule moet gebruiken voor het numeriek veld.

Begin van de pagina

Documenten importeren

[Dossier, Importeren, Documenten]
Deze functie laat u toe om documenten in DBf-formaat te importeren. Deze functie wordt meestal gebruikt als de te factureren gegevens uit een andere software komen en vereist het programmeren van een conversieprogramma tussen de gegevens van beide software.
Voorwaarden :

• Alle gegevens gekoppeld aan een tabel (artikelen, klanten, leveranciers, btw-codes enz.) dienen reeds te bestaan in het commercieel beheer.
• De titels van de kolommen in het DBf-bestand zijn opgelegd.

 

 
U kan ook nog de volgende velden recupereren :
 

Begin van de pagina

Artikelen importeren in een document

• Enkel te gebruiken indien u met barcodes werkt. Zie ook Met barcodes werken.

Indien u een tekstbestand (formaat.TXT) heeft met de volgende formattering : barcode,aantal

kan u dit bestand importeren in de documentregels bij het invoeren van een document :

1. Vul de algemene gegevens in van het document.
2. Klik met de rechtermuisknop in een documentregel.
3. Selecteer Artikelen importeren.

Selecteer het te importeren bestand.

Klik op <Uitvoeren>.

1. Resultaat :

Begin van de pagina

Exporteren

Logistics kan exporteren naar Excel :

• elke grid
  
• de standaard rapporten en de parametreerbare rapporten

Begin van de pagina