De software laat u toe :
te importeren op basis van een Excel-werkblad, via un wizard die u begeleidt in de verschillende stappen van de import.
U kan gegevens exporteren naar Excel, met name :
Principe : u koppelt de velden van een Excel-werkblad aan de velden van de database (klanten/leveranciers, artikelen)
Zie [Help, Database] voor de beschrijving van de bestanden en de velden.
In de help zijn de velden gesorteerd op alfabetische volgorde van de omschrijving.
Kolommen :
N(Numeric)
C(Character = alfanumeriek)
L(ogical) = (vb. aanklikveld : aangeklikt = waarde = .T. (true), niet aangeklikt = waarde= .F. (false);
D(ate) : formaat DD/MM/JJJJ
Indien het te importeren gegeven verwijst naar een tabel, dan dient dit gegeven reeds aangemaakt te zijn in de tabel. Voorbeeld : u heeft een analytisch plan per artikelfamilie (hardware, software, diensten). Indien u deze waarden importeert en ze bestaan nog niet in de software, zal u ze wel zien in de artikelfiche, maar kan u ze niet gebruiken in sorteringen, opzoekingen of statistieken. U kan echter wel eerst importeren en pas dan de codes toevoegen in de tabellen.
U kan eenzelfde Excel-kolom importeren in meerdere velden van de software. Voorbeeld voor bepaalde artikelen gebruikt u de artikelreferenties van de leverancier. U kan dan de kolom uit Excel importeren in het veld artikelreferentie en in het veld aankoopreferentie.
Omgekeerd is het NIET mogelijk om meerdere kolommen van Excel koppelen aan 1 veld uit de software, u dient de kolommen in Excel eerst samen te voegen ("concatenate"). Voorbeeld : uw artikelcodes bestaan uit de kolom "familie" die bestaat uit 3 karakters, een scheidingsteken (vb. de punt) en de kolom met de unieke code die bestaat uit 16 karakters voor de unieke code. U moet in Excel eerst een nieuwe kolom aanmaken met de structuur "fam.code".
Het is wel mogelijk om in het importscherm een vast waarde en een kolom uit Excel te importeren. Koppel eerst het veld en dubbelklik vervolgens op de kolom « Excel » in het linkerdeel van het scherm.
Bij de import, zal lxval vervangen worden door de inhoud van het gekoppelde veld (hier « Art »).
Indien de te importeren waarde dezelfde is voor de volledige kolom, dan kan u die waarde invoeren in Excel of rechtstreeks in het importscherm. Voorbeeld : u houdt van alle te importeren artikelen de voorraad bij, de importwaarde hiervoor is 1. Ander voorbeeld : u importeert artikelen voor een bepaalde leverancier, u kan de leverancierscode invoeren in alle regels van het Excel-werkblad of direct in het importscherm. Koppel geen veld, maar dubbelklik op de kolom « Excel » in het linkerdeel van het scherm.
Elke keuze uit een voorgedefinieerd meerkeuzevelden in de software komt overeen (vb. het veld Beheer in Voorraad in de artikelfiche) met een vaste numerieke waarde.
Voorraad = waarde 1, Buiten voorraad = waarde 2.
Heeft u de module lot- en serienummers, dan heeft Lotnummer de waarde 3 en Serienummer de waarde 4.
Ander voorbeeld : het veld aanmaakmethode barcodes uit de artikelfiche.
Van boven naar beneden : te importeren waarde = 1,2 of 3.
Is de te importeren waarde een vaste waarde, importeert u in een alfanumeriek veld en voert u de te importeren waarde direct in het importscherm in, dan moet u de waarde tussen aanhalingstekens plaatsen. Voorbeeld : u beheert eenheden en alle artikelen die u importeert, hebben de eenheid "Stuk", typ dan in het importveld de waarde "Stuk" en niet stuk.
Bij het importeren, maakt de software geen berekeningen. Voorbeeld : in uw Excel-werkblad heeft u een aankoopprijs en een coëfficiënt voor de verkoopprijs. Het volstaat niet om die 2 velden te importeren om automatisch de verkoopprijs te bekomen. U dient ook deze waarde te importeren. Kortom : bij een import worden velden slechts "ingevuld".
U kan een gerealiseerde import niet annuleren : het is dus NOODZAKELIJK om eerst een backup te maken !!!
Voor de klanten :
Voor de leveranciers :
De import gebeurt via [Dossier, Importeren] :
De import gebeurt via un importwizard die u stap per stap begeleidt.
Voorbeeld van een te importeren artikellijst
Standaard zoekt de software het Excel-bestand in het lokaal installatiebestandenpad van de software.
Indien dezelfde gebruiker reeds een import uitvoerde, stelt de software het laatst ingevoerde importbestand voor.
En eventueel het Modelbestand : standaard zoekt de software in de directory Import van het dossier. Een modelbestand bevat een bij een vorige import gelegde koppelingen tussen het Excel-werkblad en de software. Het heeft enkel zin om met een model te werken indien u vaak hetzelfde werkblad (zelfde kolommen, zelfde volgorde) importeert. Bij een eerste import heeft u dus nooit een model.
Denk eraan om bij het aanmaken van het excel-bestand de werkbladen te benoemen, dit maakt het duidelijker.
Om een koppeling te maken :
Als u alle gewenste kolommen gekoppeld heeft, klik op <Volgende> : u kan nu de gemaakte koppelingen bewaren in een modelbestand. U kan zelf een naam geven aan dit bestand, alleen de extensie .MAR dient u te behouden. <Cancel> indien u de koppeling niet wenst te bewaren voor een volgende import.
U kan nu de nieuwe artikelen toevoegen en/of de bestaande bijwerken.
Klik op <Eindigen> om de import te starten.
Het importrapport :
Resultaat na de import :
[Dossier, Importeren, Nieuwe artikelreferenties]
Het Excel-bestand moet 2 kolommen bevatten : de kolom met de bestaande artikelcode en een kolom met de gewijzigde artikelcode.
[Dossier, Importeren, Nieuwe derdenreferenties]
Zelfde werkwijze als voor de artikelcodes.
[Dossier, Importeren, Derden]
U dient in het Excel-werkblad een kolom te voorzien met de derdenreferentie (te koppelen aan het bestand Cust, veld Groupid) en de gegevens van de contacten te koppelen aan de velden van het bestand PERS.
[Dossier, Importeren, Specifieke prijzen]
Deze import gebeurt ook via een wizard met dezelfde stappen als de hiervoor beschreven importwizard :
Scherm waarin het resultaat van de import terechtkomt :
Voorbeeld van te importeren Excel-bestand :
Importscherm :
In vergelijking met de andere importfuncties (derden, artikelen) heeft u hier een extra kolom : sleutel.
U kan één of meerdere velden gebruiken als sleutelwaarde; bij de import wordt dan gecontroleerd of deze combinatie reeds bestaat. Vb. Geeft u als zoeksleutel enkel de derdencode in, dan zal de nieuwe prijs niet geïmporteerd worden als er al een prijs voor deze derde bestaat, selecteert u echter bijvoorbeeld ook de begindatum, dan zal de software ook controleren of er al een prijs bestaat voor deze derde en deze begindatum. Bestaat er al een prijs voor deze combinatie, dan wordt de prijs niet geïmporteerd. Kiest u voor bijwerken, dan worden de prijzen met een bestaande combinatie aangepast.
Velden die u kan gebruiken als zoeksleutel :
Veld | Beschrijving |
Type* | Type prijs (cfr. Tabel hieronder) |
Id | Referentie artikel of artikelfamilie in functie van het gekozen type |
Groupid | De klant- of leverancierscode in functie van het gekozen type |
Currid | De valuta van de specifieke prijs |
Qtymin | Het minimum aantal vanaf dewelke deze prijs geldt |
Datefrom | De datum vanaf wanneer deze prijs geldt |
Mogelijke waarden voor het veld Type* :
Type | Beschrijving | Id = referentie | GroupId = referentie |
1 | Verkoopprijs per artikelfamilie | Artikelfamilie | Klant |
2 | Verkoopprijs per artikel | Artikel | Klant |
3 | Aankoopprijs per artikelfamilie | Artikelfamilie | Leverancier |
4 | Aankoopprijs per artikel | Artikel | Leverancier |
5 | Verkooptarief per artikelfamilie | Artikelfamilie | Klant |
6 | Verkooptarief per artikel | Artikel | Klant |
Importrapport
Zoals bij de andere importprocedures kan u ook een expressie of vaste waarde in het importscherm invoeren, door te dubbelklikken op de kolom Expressie. In tegenstelling echter tot de andere importprocedures kan u hier wel meerdere Excel-kolommen samenvoegen en importeren in hetzelfde veld van de software.
In volgend voorbeeld importeren we in de artikelomschrijving van de derde, de 3 eerste karakters van de code van de derde, dan een schuine scheidingsstreep en dan de prijs.
[Dossier, Importeren, Documenten]
Deze functie laat u toe om documenten in DBf-formaat te importeren. Deze functie wordt meestal gebruikt als de te factureren gegevens uit een andere software komen en vereist het programmeren van een conversieprogramma tussen de gegevens van beide software.
Voorwaarden :
Veld | Type | Lengte | Decim. | Beschrijving |
Jnl | C | 8 | Dagboekcode | |
Number | N | 8 | Documentnummer | |
Date | D | Datum | ||
Thirdgroup | C | 10 | Klantcode | |
Artid | C | 20 | Artikelcode | |
Qty | N | 12 | ? | Aantal |
Unitprice | N | 12 | 2 | Eenheidsprijs |
U kan ook nog de volgende velden recupereren :
Veld | Type | Lengte | Decim. | Beschrijving |
Artname | C | 40 | Artikelomschrijving | |
Vatid | C | 5 | BTW-code van het artikel | |
Vatpc | N | 5 | 2 | BTW-percentage van het artikel |
Discount | N | 5 | 2 | Kortingspercentage |
Indien u een tekstbestand (formaat.TXT) heeft met de volgende formattering : barcode,aantal
kan u dit bestand importeren in de documentregels bij het invoeren van een document :
Selecteer het te importeren bestand.
Klik op <Uitvoeren>.
Logistics kan exporteren naar Excel :