Vous pouvez imprimer facture par facture au fur et à mesure de l'encodage ou après-coup ou en série sur base d'un nombre de critères. L'impression peut se faire avec (possibilité de changer d'imprimante, le nombre d'exemplaires ou de choisir un autre layout, avec prévisualisation avant impression). ou sans confirmation.
Voir également Configuration des journaux.
Sur cette page:
Impression avec/sans confirmation
Ceci est un paramètre à définir par journal : Impression sans confirmation.
Par défaut, l'impression se fait avec confirmation.
- Lorsqu'on lance l'impression en cliquant sur le bouton
ou en tapant F4, un écran intermédiaire Impression des documents s'ouvre dans lequel on peut choisir le layout à imprimer et/ou modifier le nombre d'exemplaires à imprimer.
- Dans l'écran intermédiaire Impression des documents, cliquez sur le bouton Imprimer ou tapez F4 pour ouvrir l'écran Windows de l'imprimante.
- Avant de lancer l'impression, vous pouvez sélectionner une autre imprimante dans l'écran Windows de l'imprimante.
Dans le cas d'une impression sans confirmation, l'écran intermédiaire ainsi que l'écran Windows de l'imprimante n'apparaissent pas.
Visualisation des copies
Via le bouton Visualiser, seul l'utilisateur SYSTEM peut voir les différentes copies. Les autres utilisateurs ne voient que le premier exemplaire dans la visualisation.
Impression lors de l'encodage
Accédez au menu Encodages > Documents.
- Cliquez sur Sauver ... ou appuyez sur Page Down : 3 actions sont exécutées : la sauvegarde, l'impression et la création du document suivant dans le même journal.
- Le document à l'écran est sauvegardé, l'écran Impression des documents s'ouvre : cliquer sur Imprimer ou appuyez sur F4 pour ouvrir l'écran Windows de l'imprimante.
- La fenêtre de l'imprimante Windows s'ouvre : vous pouvez éventuellement sélectionner ici une autre imprimante.
Cet écran s'ouvre autant de fois qu'il y a d'exemplaires sélectionnés. - Cliquez sur OK pour lancer l'impression.
Impression après-coup
Accédez au menu Encodages > Documents.
Pour imprimer un document sauvegardé au préalable, procédez comme suit.
- Recherchez le document.
- Cliquer sur ou F4 pour lancer l'impression.
- L'écran Impression des documents s'ouvre : cliquer sur Imprimer ou F4 pour ouvrir l'écran Windows de l'imprimante.
- La fenêtre de l'imprimante Windows s'ouvre : vous pouvez éventuellement sélectionner ici une autre imprimante.
Cet écran s'ouvre autant de fois qu'il y a d'exemplaires sélectionnés. - Cliquez sur OK pour lancer l'impression.
Impression en série
Accédez au menu Impression > Documents > Documents en chaîne.
Cette fonction permet de lancer l'impression d'une série de documents appartenant au même journal, sur base d'une sélection du n° de document, d'un code tiers, d'un statut (avec la possibilité du changement du statut après l'impression, et d'une série de dates.
Exemple :
Impression des factures 6 au 12 ayant le statut Générée. Après impression, les factures imprimées auront le statut Envoyée au client.
Les modalités d'impression (layouts et exemplaires - nombre modifiable) sont celles définies dans le journal.
Si vous confirmez le bon déroulement, le statut sera adapté. Dans le cas contraire, le statut n'est pas modifié.
Impression ou mail
Le bouton Email / Impression (disponible à partir de la version 6.0.7) dans l'écran d'Impression des documents permet:
- d'envoyer par mail la facture au format PDF pour les clients où une adresse mail est mentionnée dans leur fiche client.
Malgré la présence d'une adresse mail, l'envoi par mail peut être remplacé par une impression dans les cas suivants:- si l'option N'accepte pas une facture par e-mail dans la fiche client est activée;
- si, avec la facturation électronique UBL, l'option N'accepte pas la facturation électronique est activée dans la fiche du client.
- OU d'imprimer la facture dans les autres cas.
Mise en page différente entre mail et impression
Pour envoyer les factures par mail avec une mise en page différente de celle utilisée lors de l'impression papier, 2 méthodes sont possibles.
- Avec 1 layout unique pour des différences de mise en page limitées entre le mail et l'impression.
Les éléments du layout à afficher pour l'impression ou le mail, se fait en ajoutant des conditions d'affichage sur ces éléments.- La condition EMPTY(cust.email) est à ajouter aux éléments du layout qui doivent uniquement être présents sur la facture papier.
- Et la condition NOT EMPTY(cust.email) est à ajouter aux éléments qui doivent être présents sur la facture envoyée par mail.
- Avec 2 layouts définis dans le journal des factures, pour des différences de mise en page plus importantes entre le mail et l'impresson.
Le second layout utilisé pour l'impression papier contient une condition d'impression EMPTY(cust.email) dans le paramétrage du journal.
La méthode avec 2 layouts n'utilise pas le bouton Email / Imprimer et va se dérouler en 2 phases:
- La première phase va imprimer les factures uniquement pour les clients qui n'ont pas d'adresse mail définie dans leur fiche client.
- Via le menu Impression > Documents > Documents en chaîne, sélectionner le journal des factures et le range de numéros.
- Ensuite sélectionner 1 copie pour le layout Facture papier et 0 copie pour le layout Facture mail.
- Et puis cliquer sur le bouton Imprimer.
- La seconde phase va envoyer les factures par email uniquement pour les clients qui ont une adresse mail définie dans leur fiche client.
- Toujours via le menu Impression > Documents > Documents en chaîne, sélectionner le même journal des factures et le même range de numéros.
- Ensuite sélectionner 1 copie pour le layout Facture mail et 0 copie pour le layout Facture papier.
- Et puis cliquer sur le bouton Email.
Copie papier supplémentaire
Ce bouton Email / Impression peut proposer (depuis la version 6.0.14) l'impression d'une copie papier supplémentaire (pour les besoins d'un archivage interne par exemple). Pour activer cette copie supplémentaire, l'option lancer une copie papier supplémentaire doit être cochée dans le paramétrage des envois d'e-mail. Lorsque cette option est activée, l'impression ou l'envoi par mail (pour les clients avec adresses électroniques) des documents sélectionnés est suivi d'une impression supplémentaire. En fin de compte, les documents des clients avec une adresses électroniques seront envoyés par mail et imprimer en un seul exemplaire, tandis que les documents des autres clients seront imprimer en deux exemplaires (sans envoi de mail). L'option Ne plus poser cette question permet d'éviter de demander à chaque fois à l'utilisateur si une copie papier est nécessaire.
Imprimer un document en format PDF
Voir Préférences pour les différents choix possibles pour la génération de PDF.
Paramètre général Création de fichier PDF à définir par PC.
Il est possible de sauvegarder un document en format PDF lors de l'impression.
Si on travaille en impression directe, il n'est alors pas possible sauvegarder un document PDF lors de l'impression.
Les fichiers PDF sont sauvegardés dans le sous-répertoire PDF (qui est automatiquement créé lors de la première création) du dossier ou dans le répertoire que vous avez défini dans les Paramètres généraux.
Le nom du fichier PDF = code du journal, suivi du numéro de document et d'un numéro d'ordre qui est significatif si vous sauvegardez chaque impression (option Créer un nouveau fichier PDF)
ex.:
FAC 300012 (1)
L'écran d'impression se présente alors comme suit :
- Ne pas archiver en PDF : aucun fichier PDF ne sera sauvegardé
- Remplacer le dernier fichier PDF : à chaque impression du même document, l'unique fichier PDF original sera écrasé
FAC 300010
- Créer un nouveau fichier PDF : à chaque impression, le numéro de révision est incrémenté dans le nom du nouveau fichier PDF créé
FAC 300010 (1)
FAC 300010 (2)
FAC 300010 (3)...
Le dernier choix est automatiquement mémorisé pour l'impression suivante et reste en mémoire tant que vous ne le changez pas.
Entre les choix de Remplacer le dernier fichier PDF et Créer un nouveau fichier PDF, il est fortement conseillé de choisir par journal entre une de ces deux méthodes de génération de fichier PDF et de ne plus changer par la suite. Si des fichiers PDF avec différents numéros de révision ont déjà été créés avec la méthode Créer un nouveau fichier PDF, le fait de changer de méthode en cours de route pour choisir la méthode Remplacer le dernier fichier PDF, ce nouveau choix ne remplacera pas le dernier fichier PDF avec un numéro de révision, mais dans ce cas, c'est bien le fichier PDF original non révisé qui sera écrasé et remplacé.
Le fichier PDF est généré dès que vous demandez l'impression dans l'écran d'impression, même si dans l'écran de l'imprimante, vous annulez et que vous n'imprimez donc pas physiquement sur une imprimante.
Désactiver l'ouverture automatique du fichier PDF généré
- Pour éviter l'ouverture du fichier PDF, dans Fichier > tables générales > paramètres, ajoutez le paramètre
OPEN_PDF_AFTER_PRINT. - Dans la valeur, il faut mettre
.F. - Et pour finir, il faut quitter et redémarrer.
Envoyer un document via e-mail
Paramètres généraux Création de fichier PDF et Paramètres pour l'envoi des e-mail à définir par PC.
Conditions :
- Il faut également gérer les fichiers PDF
- Il faut être en impression avec confirmation.
Il n'est pas nécessaire d'imprimer en format PDF (donc de sauvegarder l'impression en PDF) pour pouvoir générer un e-mail avec le document.
- Sélectionnez l'adresse e-mail du tiers du document ou sélectionnez Email du layout et tapez l'adresse e-mail dans le champ à côté.
- Email facturation : adresse e-mail relative à l'adresse de facturation (onglet Adresse du Tiers)
- Email livraison : adresse e-mail relative à la personne de contact sélectionnée dans le document (onglet Contacts du tiers)
- Email facturation alternative : si vous avez changé l'adresse de facturation dans l'onglet facturation (double-clic sur l'adresse), ce choix permet d'utiliser l'e-mail de ce contact. L'impression de cette adresse nécessite une adaptation de votre layout. Votre revendeur pourra vous aider à réaliser cette adaptation.
Exemple d'expression pour qu'à la place du nom de société principal s'imprime le nom de la société de l'onglet contact :
iif(empty(dochead.invpersid),cust.name,invpers.company).
- Cliquez sur Email : l'e-mail est créé dans votre programme de messagerie et est envoyé directement ou non suivant votre paramétrage.
- Le document est attaché à l'e-mail avec comme nom code journal suivi du n° de document.
- Le sujet de l'e-mail est par défaut : code journal suivi du n° de document et du nom de votre licence.
- Le corps de l'e-mail est vierge.
Le sujet et le corps de l'e-mail peuvent être prédéfinis via les Paramètres pour l'envoi des fichiers PDF via e-mail (voir Paramètres pour l'envoi des e-mail).
