Om productiviteitsredenen gaat u een geheel van documenten in 1 keer scannen. Daarom is een document feeder onmisbaar en enkele voorbereidingen m.b.t. het geheel van de te scannen documenten, kunnen tevens noodzakelijk zijn.
Verwijder de nietjes, maak de aan elkaar gehechte documenten los en beheer de kleine formaten
De scanner kan nietjes en aan elkaar gehechte pagina's niet verwerken.
Wanneer uw scanner geen kleine formaten kan scannen (zoals restauranttickets, parkeerbonnen, ...), kleef deze (één per één) op een A4 pagina.
Zorg ervoor dat de vervolgbladzijden van multi-pagina facturen de hoofdbladzijde van deze facturen opvolgen
In het geval van multi-pagina facturen is het belangrijk om na te gaan of de vervolgbladzijden van deze facturen of de bewijsstukken onmiddellijk na de 1ste pagina van deze factuur komen. Dit is de natuurlijke volgorde, maar indien dit niet het geval zou zijn en indien u de pagina's in willekeurige volgorde zou scannen, dan zou u het mogelijk moeilijker hebben om ze terug te vinden en te hergroeperen. Dit ondanks het feit dat Virtual Invoice u de mogelijkheid biedt om pagina's te herorganiseren.
Plaats eventueel een nummerstempel op de eerste pagina's van de facturen
Deze stempel zal de volgorde in de papieren klasseermap weergeven. Dit volgnummer is een klasseerindex in het papieren archief (klasseermap) en heeft dus niets te maken met het volgnummer van de inboeking in het boekhouddagboek (nummer van het boekstuk). Het is niet nodig deze stempel op de vervolgbladzijden, die onmiddelijk na de hoofdbladzijde geklasseerd worden, van eenzelfde factuur te plaatsen. Gebruik een speciale stempel om automatisch de facturen te groeperen die uit meerdere bladzijden bestaan (zie Groepering van documenten met meerdere pagina's): enkel op de eerste bladzijde van de factuur.
Dit zal u toelaten om zeer vlug het papieren archief terug te vinden wanneer u het document via het scherm opvraagt: het nummer (infeite van de plaats van het originele papier in de klasseermap) verschijnt op het scherm.
Het plaatsen van dit volgnummer op het origineel papier is niet verplicht en laat u gewoonweg toe om vlug het originele papier terug te vinden. Wanneer u de Gecertificeerde of Integere scanning gebruikt, is het niet nodig om een link met het papieren archief te behouden en is dit volgnummer bijgevolg niet meer nodig.
Het is niet noodzakelijk om vooraf de documenten volgens chronologische volgorde te klasseren: u kunt Virtual Invoice vragen om de documenten na de scanning en voor het inboeken in de boekhouding, per chronologische volgorde te sorteren.
Wanneer uw documenten afkomstig zijn van een klasseermap waarin deze per chronologische volgorde werden geklasseerd, met de oudste onderaan en wanneer u deze in deze volgorde scant, dan is het eerste document van het geheel, dus de meest recente, die het eerst zal gescand worden. Maar men boekt in principe steeds het oudste document als eerste in de boekhouding. Daarom is het handig om de volgorde van de gescande documenten om te keren. Het is niet nodig om dit voor de scanning te doen. Er bestaat namelijk een functie Volgorde van de documenten omkeren: het laatste document (de oudste) verschijnt voortaan als eerste, enz.
Voor meer toelichting in verband met deze kwestie, raadpleeg de Discussie m.b.t. de nummering van gescande en ingeboekte facturen.
Deze incrementele nummersstempel wordt niet meer door WinBooks verdeeld, maar is vervangen door de stempel met QR code. Niettemin kan deze incrementele nummerstempel nog steeds gebruikt worden door diegenen die erover beschikken.
Plaats eventueel een stempel met QR-code op de eerste pagina's van de facturen
Enkel de QR Code van WinBooks wordt herkend.
Kleef eventueel een etiket met barcode 128 of QR-code op de eerste pagina's van de facturen
U kunt een etiket kleven met barcode 128 of QR-code in de plaats van stempels te plaatsen.
Deze etiketten kunnen afgedrukt worden via Bestand - Etiketten met barcodes afdrukken
Bepaal het formaat en het type etiket, de om te zetten tekst in de barcode of de QR-code, evenals de (facultatieve) gepersonaliseerde tekst die de barcode vergezeld.
Indien gewenst, kunt u het beheer van klasseringsnummers gebruiken die met het elektronische nummer overeenstemt (zie de paragraaf over het 'plaatsen van een nummerstempel').
Dit klasseringsnummer zal eveneens in de barcode of de QR-code worden omgezet en behandeld worden door Virtual Invoice tijdens het groeperen van documenten.
Voor een goede leesbaarheid en een maximale herkenning, is het maximum aantal af te drukken etiketten per regel beperkt tot '3'.
Voeg eventueel een blanco pagina toe voor en na elke factuur bestaande uit meerdere pagina's
Enkel indien u de methode van de blanco pagina's ter groepering van de facturen met hun vervolgpagina's hebt gekozen: zullen alle pagina's tussen twee blanco pagina's gegroepeerd worden en beschouwd worden als 1 factuur. Zie ook Groepering van documenten met meerdere pagina's.
