Wanneer u reeds een herkenningssysteem hebt gebruikt, dan weet u dat facturen die uit meerdere pagina's bestaan, een bijzondere behandeling vereisen. Op de een of andere manier moet u in het programma aanduiden dat deze moeten worden gegroepeerd.

Er bestaan verschillende methodes.

Vóór de scanning

Blanco pagina's tussen multi-pagina documenten voegen.

Het programma ontdekt deze twee blanco pagina's en groepeert al hetgeen er zich tussen bevindt.  

Steek een blanco pagina voor de eerste pagina van het multi-pagina document en een andere na de laatste pagina. Herhaal deze operatie voor elk te scannen bundel multi-pagina facturen.

Indien twee multi-pagina facturen elkaar opvolgen in een bundel facturen, dan is het noodzakelijk om een blanco pagina toe te voegen na de laatste pagina van de multi-pagina factuur, alsook een blanco pagina vóór de eerste pagina van de volgende multi-pagina factuur.

Vergeet niet in het scanscherm de optie 'De door blanco pagina's gescheiden documenten groeperen' aan te vinken.

Kleven van een etiket met QR-Code of met barcode 128 ter scheiding van de pagina's, op elke 1ste pagina van de factuur.

Bij het ontdekken van de QR-code  of een barcode 128, zal Virtual Invoice een nieuwe factuur beschouwen.

Voor meer detailleerde informatie, raadpleeg de Discussie m.b.t. de nummering van gescande en ingeboekte facturen.

Deze etiketten kunnen wordt afgedrukt via de menu BESTAND - ETIKETTEN MET BARCODES/ QR CODES AFDRUKKEN.

  

Definieer het formaat en het type etiket, de om te zetten tekst in barcode of QR-code, evenals de gepersonaliseerde tekst (optioneel) die de barcode vergezelt.

Indien gewenst, kunt u gebruik maken van het beheer van klasseringsnummers, hetgeen in feite overeenstemt met de incrementele nummerstempel (zie hoofdstuk Voorbereiden van de documenten - paragraaf 'Plaatsen van een nummerstempel').

Dit klasseringsnummer zal eveneens omgezet worden in de barcode of QR-code en door Virtual Invoice behandeld worden tijdens het groeperen.

Na de scanning

Als u beslist om de documenten na de scanning te groeperen, dan moet u de te groeperen bestanden aanduiden in het programma.

Groepering van een selectie pagina's

In de lijst met gescande documenten kunt u met behulp van de toets SHIFT, CTRL-SHIFT samen ingedrukt of CTRL (wanneer de documenten elkaar niet opvolgen), meerdere documenten selecteren.

Ga in het menu naar DOCUMENT, klik vervolgens op GROEPEREN/GROEPERING ONGEDAAN MAKEN, of kies GROEPEREN/GROEPERING ONGEDAAN MAKEN via de rechtermuisknop in de lijst van documenten. Of gebruik F5.

Een boodschap zal u bevestiging vragen om te groeperen en in welke volgorde. 

Uw documenten zijn nu gegroepeerd. Virtual Invoice stelt voortaan elk eerste document van een groep voor, met links een + icoon. U kunt hierop klikken om de vervolgpagina's te raadplegen.

Het + symbool wordt ook gebruikt in het geval van een multi-pagina pdf-bestand. Klik op het + teken om onmiddellijk naar de verschillende pdf pagina's te gaan. 

Indien u deze groepering ongedaan wenst te maken, dan volstaat het om deze operatie omgekeerd uit te voeren: selecteer een bestand van de groep en kies DOCUMENT, klik vervolgens op GROEPEREN/GROEPERING ONGEDAAN MAKEN. U krijgt vervolgens de volgende waarschuwingsboodschap: 'Weet u zeker dat u de groepering van deze bestanden ongedaan wilt maken?'.

Indien uw antwoord hierop ja is, maakt u de groepering van de (voordien gegroepeerde) geselecteerde documenten ongedaan. Teneinde de verschillende handelingen te kunnen opvolgen, werd de naam van de betrokken bestanden opnieuw aangepast. Deze keer werd een kleine « a »  in de bestandsnaam tussengevoegd. Elke behandeling zal aanleiding geven tot het aanpassen van de bestandsnamen, om de verschijningsvolgorde in de documentenlijst te respecteren.   

Met Virtual Invoice, is het interessant om met de rechtermuisknop te werken. De contextuele menu's bekomen via de muis, zijn zoals snelkoppelingen. In dit geval is de functie DOCUMENT/GROEPEREN/GROEPERING ONGEDAAN rechtstreeks toegankelijk via de rechtermuisknop op een element uit de documentenlijst.  

Groepeer een pagina met de vorige(n)

Maar de snelste manier van werken is het gebruik van de functietoets F11: MET HET VORIGE DOCUMENT VERENIGEN.  Het is dus niet nodig om vooraf de te groeperen documenten te selecteren en u kunt de operatie voor alle pagina's van hetzelfde document herhalen.  

Het is zeer eenvoudig: overloop virtueel uw gescande documenten van boven naar onder. Wanneer u een vervolgpagina van een document opmerkt, klik F11.  Zoniet ga naar het volgende document met de pijltjes van het klavier.

Tijdens het overlopen van de gescande documenten, merkt u op dat een factuur zich niet op de juiste plaats bevindt of dat deze werd vergeten en u wenst deze op de juiste plaats toe te voegen in de lijst met gescande documenten: het volstaat om een Drag & Drop te gebruiken in de lijst van gescande beelden: selecteer één of meerdere bestanden, hou de selectie vast, klik met de linkermuisknop en verplaats de selectie naar de gewenste plaats. Eenvoudig, niet?

Dankzij Drag & Drop, kunt u de selectie eveneens verplaatsen naar een andere map: het volstaat de bestanden te 'droppen' op een map van Windows Explorer.  Kopiëren/Knippen/Plakken zijn eveneens beschikbaar.

Naar aanleiding van deze verschillende handelingen, verkrijgt u een lijst met gescande documenten die alle boekhoudkundige stukken bevat, in een continue sequentiële volgorde en waarvan de multi-pagina documenten zijn gegroepeerd. 

Groepeer een selectie pagina's met een etiket met QR-code of met barcode 128

Om de scanprocedure niet te vertragen, kan de groepering van deze documenten automatisch gebeuren.

Om al de documenten te groeperen die eenzelfde QR code of eenzelfde barcode 128 hebben, plaats u in de map waar deze gescande documenten zich bevinden.

Selecteer vanaf het menu Document, 'De documenten per barcode groeperen'.  



  • No labels