Om productiviteitsredenen gaat u een geheel van documenten in 1 keer scannen. Daarom is een document feeder onmisbaar en enkele voorbereidingen m.b.t. het geheel van de te scannen documenten, kunnen tevens noodzakelijk zijn.

Verwijder de nietjes, maak de aan elkaar gehechte documenten los en beheer de kleine formaten

De scanner kan nietjes en aan elkaar gehechte pagina's niet verwerken.

Wanneer uw scanner geen kleine formaten kan scannen (zoals restauranttickets, parkeerbonnen, ...), kleef deze (één per één) op een A4 pagina.

Zorg ervoor dat de vervolgbladzijden van multi-pagina facturen de hoofdbladzijde van deze facturen opvolgen

In het geval van multi-pagina facturen is het belangrijk om na te gaan of de vervolgbladzijden van deze facturen of de bewijsstukken onmiddellijk na de 1ste pagina van deze factuur komen. Dit is de natuurlijke volgorde, maar indien dit niet het geval zou zijn en indien u de pagina's in willekeurige volgorde zou scannen, dan zou u het mogelijk moeilijker hebben om ze terug te vinden en te hergroeperen. 


Plaats eventueel een stempel met QR-code op de eerste pagina's van de facturen 


Enkel de QR-Code van WinBooks wordt herkend.

Kleef eventueel een etiket met barcode 128 of QR-code op de eerste pagina's van de facturen

U kunt een etiket kleven met barcode 128 of QR-code in de plaats van stempels te plaatsen. 

Deze etiketten kunnen afgedrukt worden via Bestand - Etiketten met barcodes afdrukken 

  

Bepaal het formaat en het type etiket, de om te zetten tekst in de barcode of de QR-code, evenals de (facultatieve) gepersonaliseerde tekst die de barcode vergezeld.
Indien gewenst, kunt u het beheer van klasseringsnummers gebruiken die met het elektronische nummer overeenstemt (zie de paragraaf over het 'plaatsen van een nummerstempel').

Dit klasseringsnummer zal eveneens in de barcode of de QR-code worden omgezet en behandeld worden door Virtual Invoice tijdens het groeperen van documenten.

Voor een goede leesbaarheid en een maximale herkenning, is het maximum aantal af te drukken etiketten per regel beperkt tot '3'.

Voeg eventueel een blanco pagina toe voor en na elke factuur bestaande uit meerdere pagina's

Enkel indien u de methode van de blanco pagina's ter groepering van de facturen met hun vervolgpagina's hebt gekozen: zullen alle pagina's tussen twee blanco pagina's gegroepeerd worden en beschouwd worden als 1 factuur. Zie ook Groepering van documenten met meerdere pagina's.


  • No labels