Er bestaat een eenvoudige manier om een bewijsstuk toe te voegen of een bijlage te linken aan een document. Dit is zeer handig in geval van de goedkeuring van een factuur.
Toon het document waaraan u een bijlage wenst toe te voegen en selecteer DOCUMENT/IN BIJLAGE TOEVOEGEN. U kan ook met de rechtermuis klikken op een document uit de documentenlijst en 'In bijlage toevoegen" kiezen. U heeft de keuze om een bestaand document toe te voegen , een stuk te scannen of de inhoud van het klembord te importeren.
Een bestaand document toevoegen
Duidt het document aan in de verkenner.
Het bestand wordt bewaard in de groep. U kan het zien in de documentenlijst zoals een extra pagina.
U bent niet gelimiteerd door grafische formaten, beelden van facturen of A4 documenten. U kan evengoed Word, Excel, of andere bestanden als bewijsstuk bewaren.
Virtual Invoice is natuurlijk niet bekwaam om alle formaten van documenten te lezen. Hoewel de meerderheid van grafische formaten ondersteund zijn, zal Virtual Invoice bij een ander formaat zijn toevlucht nemen tot de geassocieerde toepassing : deze associatie wordt gedaan op het niveau van Windows. Een bestand met extensie .xls zal met Excel worden geassocieerd. Virtual Invoice zal u aangeven dat het document niet rechtstreeks leesbaar is, maar u kan de geassocieerde toepassing visualiseren en opstarten door op het visualisatie icoon van een origineel document te klikken :
.
Een document scannen
De scanmenu verschijnt. Na het scannen zal het gescande document onmiddellijk gegroepeerd worden met het betrokken document.
Kopieer de inhoud vanaf het klembord
In dit geval heeft u het klembord (clipboard, COPY functie) voorafgaandelijk gevuld met de toe te voegen pagina('s). Deze functie voegt aan de geselecteerde factuur de inhoud van het klembord ( PASTE functie). De geïmporteerde documenten zullen als extra pagina's verschijnen.
