Voilà un moyen simple pour attacher un justificatif ou une annexe à un document. Très utile en cas d'approbation de facture.
Visualisez le document auquel vous désirez attacher l'annexe et sélectionnez Document/Attacher une annexe ou clic droit sur le nom du document (Attacher une annexe).
Vous avez le choix d'attacher un document existant, scanner une pièce ou coller le contenu du presse-papiers.
Sélectionner depuis un répertoire
Pointez le document sur le disque.
Le fichier est conservé dans le groupe. Vous le voyez dans la liste des documents comme une page supplémentaire.
Vous n'êtes pas limité à des formats graphiques, à des images de factures ou de documents A4. Vous pouvez également sauvegarder comme justificatifs des fichiers Word, Excel, ...
Evidemment, Virtual Invoice n'est pas capable de lire tous les formats de documents. Si la majorité des formats graphiques sont supportés, pour d'autres formats de documents, Virtual Invoice fait appel à l'application associée : cette association est faite au niveau de Windows . Par exemple, un fichier avec l'extension .xls est associé à Excel.
Le fichier annexé est déplacé dans le répertoire du document principal. Vous pouvez conserver une copie de l'annexe en cochant l'option Laisser une copie du ou des fichier(s) dans le répertoire source.
Scanner un document
Le menu de scan apparaît. En fin de scan, le document scanné sera immédiatement groupé avec le document concerné.
Copier le contenu du presse-papiers
Vous avez préalablement rempli le presse-papier (clipboard, fonction COPY) avec le ou les pages à annexer. Cette fonction attache à la facture sélectionnée le contenu du presse-papier (fonction PASTE). Les documents importées apparaîtront comme des pages supplémentaires.
Définir comme Annexe
Lorsqu'une annexe est reprise dans un document groupé, et qu'elle a été définie comme une page normale. Vous pouvez définir la page concernée comme annexe.
Clic droit sur la page dans la liste des documents et sélectionnez l'option "Définir comme Annexe".
