Om productiviteitsredenen gaat u een geheel van documenten in 1 keer scannen. Daarom is een document feeder onmisbaar en enkele voorbereidingen m.b.t. het geheel van de te scannen documenten, kunnen tevens noodzakelijk zijn.
Verwijder de nietjes, maak de aan elkaar gehechte documenten los en beheer de kleine formaten
De scanner kan nietjes en aan elkaar gehechte pagina's niet verwerken.
Wanneer uw scanner geen kleine formaten kan scannen (zoals restauranttickets, parkeerbonnen, ...), kleef deze (één per één) op een A4 pagina.
Plaats eventueel een nummerstempel op de eerste pagina's van de facturen
Deze stempel zal de volgorde in de papieren klasseermap weergeven. Dit volgnummer is een klasseerindex in het papieren archief (klasseermap) en heeft dus niets te maken met het volgnummer van de inboeking in het boekhouddagboek (nummer van het boekstuk). Het is niet nodig deze stempel op de vervolgbladzijden, die onmiddelijk na de hoofdpagina geklasseerd worden, van eenzelfde factuur te plaatsen. Gebruik een speciale stempel om automatisch de facturen te groeperen die uit meerdere bladzijden bestaan (zie Groepering van documenten met meerdere pagina's) : enkel op de eerste bladzijde van de factuur.
Dit zal u toelaten om zeer vlug het papieren archief terug te vinden wanneer u het document via het scherm opvraagt : het nummer (infeite van de plaats van het originele papier in de klasseermap) verschijnt op het scherm.
Het plaatsen van dit volgnummer op het origineel papier is niet verplicht en laat u gewoonweg toe om vlug het originele papier terug te vinden. Wanneer u de Gecertificeerde of Integere scanning gebruikt, is het niet nodig om een link met het papieren archief te behouden en is dit volgnummer bijgevolg niet meer nodig.
Het is niet noodzakelijk om vooraf de documenten volgens chronologische volgorde te klasseren : u kan Virtual Invoice vragen om de documenten na de scanning en voor het inboeken in de boekhouding, per chronologische volgorde te sorteren.
Wanneer uw documenten afkomstig zijn van een klasseermap waarin deze per chronologische volgorde werden geklasseerd, met de oudste onderaan en wanneer u deze in deze volgorde scant, dan is het eerste document van het geheel, dus de meest recente, die het eerst zal gescand worden. Maar men boekt in principe steeds het oudste document als eerste in de boekhouding. Daarom is het handig om de volgorde van de gescande documenten om te keren. Het is niet nodig om dit voor de scanning te doen. Er bestaat namelijk een functie Volgorde van de documenten omkeren : het laatste document (de oudste) verschijnt voortaan als eerste, enz.
Voeg eventueel een blanco pagina toe voor en na elke factuur bestaande uit meerdere pagina's
Enkel indien u de methode van de blanco pagina's ter groepering van de facturen met hun vervolgpagina's hebt gekozen : zullen alle pagina's tussen twee blanco pagina's gegroepeerd worden en beschouwd worden als 1 factuur. Zie ook Groepering van documenten met meerdere pagina's.
