On peut résumer de la manière suivantes les avantages de Virtual Invoice :
Reconnaissance optique
Virtual Invoice™ offre une solution unique en combinant la technique « FreeForm » et « Layout based ». De plus, Virtual Invoice™ est le premier à vous offrir une utilisation révolutionnaire des possibilités de l'internet à savoir le partage de définitions de masque entre utilisateurs : les taux de reconnaissance augmentent continuellement.
Enfin, l'option Premium permet de reconnaître les mentions comptables de vos factures à 99%.
Le scanning est également optimisé pour offrir la meilleure qualité d’image au moteur de reconnaissance optique
Intégration complète dans l'encodage Winbooks
Rendez-vous directement en encodage de factures : vous visualisez la facture. Bien plus qu'un simple "copier-coller" manuel entre applications, toutes les zones reconnues sont automatiquement transférées dans l'écran d'encodage et cette intégration parfaite est actuellement unique sur le marché : le concepteur de Virtual Invoice est le même que celui du programme comptable : WinBooks ! On devrait d'ailleurs plutôt parler de fusion que d'intégration.
Toutes les validations comptables sont opérationnelles et les ajustements restent possibles avant enregistrement définitif. Une zone non reconnue ?
Il suffit simplement de l'indiquer avec la souris sur le document. Et la prochaine fois, Virtual Invoice™ pourra la retrouver automatiquement.
Consultation et recherche des documents scannés
Les documents scannés sont attachés à l'écriture comptable. L'utilisateur peut donc les consulter à volonté : d'un clic, la pièce comptable justificative apparaît. Très efficace lors d'un contrôle de gestion, ou pour une utilisation en mode ASP (dossier sur un serveur distant via Internet).
Tout le texte des factures est indexé. La puissance de cette fonctionnalité vous permet une multitude de recherches toutes plus intéressantes les unes que les autres. Cette fonctionnalité couplée à l'archivage électronique des documents justifie à elle-seule l'utilisation de Virtual Invoice™ aux yeux de nombreux utilisateurs.
Utilisation du meilleur moteur OCR du marché
Au coeur de Virtual Invoice™, on retrouve la technologie FineReader Engine et FlexiCapture Studio de la société ABBYY, leader dans la technologie de reconnaissance de documents et de linguistique. ABBYY est reconnu comme le leader mondial en matière de qualité de la reconnaissance.
ABBYY, c'est une équipe de plus de 600 personnes, couronnée par plus de 150 Awards mondiaux par les professionnels de l'informatique.
La certification légale des scans, grâce au module de "scanning intègre"
Le document scanné est marqué et signé définitivement par une signature électronique avancée : intégrité et authenticité du document scanné sont garantis. Le scan traité par le « Scanning intègre » a la même valeur que l'original papier vis-à-vis de l'administration de la TVA et des Contributions Directes.
Dans ces conditions, plus besoin de conserver les documents papiers un mois après le scanning intègre.
L'approbation des factures
En option, ce module propose une approche intuitive et efficace pour l'approbation de factures entrantes dans les PME. Au départ, le responsable déclenche la génération automatique des demandes d'approbation, suivant des « règles » prédéfinies : contenu d'une zone reconnue sur la facture, limitation sur les montants, un ou plusieurs signataires, hiérarchisation dans les signataires (X ne signe qu'après Y). Le signataire est invité par E-mail avec un hyperlien vers les factures à approuver. Seules les factures dûment approuvées seront proposées au paiement dans la comptabilité.
Zones paramétrables : je respecte les caractéristiques propres à mon activité
Les nouvelles zones paramétrables vous permettent d'adapter le logiciel aux spécificités de votre business. Vous définissez les contenus à extraire propres à votre activité.
De plus, les zones d'extraction de la facture vous permettent l'extraction des bases de la TVA ainsi que, si d'application, les frais de vidanges, les frais de ports et d'escompte.
