De voordelen van Virtual Invoice kunnen als volgt worden samengevat:
Optische herkenning
Virtual Invoice™ biedt een unieke oplossing die de « FreeForm » en « Layout based » methodes combineert.
De optie Premium herkenning herkent de boekhoudkundige elementen op uw facturen voor de volle 99%.
Geoptimaliseerde scantechnieken bieden de beste beeldkwaliteit voor de optische OCR-herkenningssoftware.
Volledige integratie tijdens het inboeken in het WinBooks boekhoudpakket
Afspraak bij het inboeken van de facturen: bekijk uw factuur. Meer dan enkel manueel kopiëren-plakken tussen twee toepassingen, worden alle herkende zones automatisch ingevuld in het invoerscherm. Deze perfecte integratie is momenteel uniek op de markt: de ontwikkelaar van Virtual Invoice is dezelfde als deze van het boekhoudprogramma: WinBooks! In feite zou men eerder moeten spreken van een fusie in plaats van een integratie.
Alle boekhoudkundige gegevens kunnen worden ingevuld en aanpassingen blijven mogelijk alvorens definitief te bewaren. Een niet-herkende zone?
Het volstaat deze gewoonweg aan te duiden met de muis op het document. En de volgende keer zal Virtual Invoice™ deze automatisch kunnen terugvinden.
Raadpleging en opzoeken van gescande documenten
De gescande documenten worden gelinkt aan een boeking in de boekhouding. De gebruiker kan deze dus naar believen raadplegen: met 1 klik verschijnt het boekhoudkundig bewijsstuk. Zeer handig bij een Administratieve Controle of voor een gebruik in ASP-modus (dossier beschikbaar op een server via internet).
Heel de tekst van de facturen wordt geïndexeerd. De kracht van deze functie laat een veelvoud van opzoekingen toe. Deze functie gekoppeld aan de elektronische archivering van de documenten, is voor vele gebruikers op zich al een reden om Virtual Invoice™ te gebruiken.
Goedkeuring van de facturen
Deze optionele module stelt een intuïtieve en efficiënte manier voor de goedkeuring van binnenkomende facturen binnen kmo's voor. Bij aanvang start de verantwoordelijke de automatische aanmaak van goedkeuringsaanvragen op basis van vooraf bepaalde « regels »: inhoud van een herkend veld op de factuur, bedragbeperkingen, één of meerdere ondertekenaars, hiërarchie onder de ondertekenaars (X ondertekent slechts na Y). De ondertekenaar wordt op de hoogte gebracht via e-mail, die een hyperlink bevat naar de goed te keuren facturen. Enkel de facturen die volgens de regels werden goedgekeurd, worden ter betaling voorgesteld in de boekhouding.
Parametreerbare zones: ik hou rekening met de kenmerken die eigen zijn aan mijn activiteit
De nieuwe parametreerbare zones laten toe om het programma aan te passen aan de kenmerken eigen aan uw activiteit. U bepaalt welke inhoud, eigen aan uw activiteit, eruit gehaald moet worden.
Meer nog, de herkende factuurvelden, laten u toe om verschillende btw-basissen te herkennen, evenals, indien van toepassing, de kosten voor het leeggoed, de portkosten en het disconto.
