On peut résumer de la manière suivantes les avantages de Virtual Invoice :
Reconnaissance optique
Virtual Invoice™ offre une solution unique en combinant la technique « FreeForm » et « Layout based ».
L'option Premium permet de reconnaître les mentions comptables de vos factures à 99%.
Le scanning est également optimisé pour offrir la meilleure qualité d’image au moteur de reconnaissance optique
Intégration complète dans l'encodage Winbooks
Rendez-vous directement en encodage de factures : vous visualisez la facture. Bien plus qu'un simple "copier-coller" manuel entre applications, toutes les zones reconnues sont automatiquement transférées dans l'écran d'encodage et cette intégration parfaite est actuellement unique sur le marché : le concepteur de Virtual Invoice est le même que celui du programme comptable : WinBooks ! On devrait d'ailleurs plutôt parler de fusion que d'intégration.
Toutes les validations comptables sont opérationnelles et les ajustements restent possibles avant enregistrement définitif. Une zone non reconnue ?
Il suffit simplement de l'indiquer avec la souris sur le document. Et la prochaine fois, Virtual Invoice™ pourra la retrouver automatiquement.
Consultation et recherche des documents scannés
Les documents scannés sont attachés à l'écriture comptable. L'utilisateur peut donc les consulter à volonté : d'un clic, la pièce comptable justificative apparaît. Très efficace lors d'un contrôle de gestion, ou pour une utilisation en mode ASP (dossier sur un serveur distant via Internet).
Tout le texte des factures est indexé. La puissance de cette fonctionnalité vous permet une multitude de recherches toutes plus intéressantes les unes que les autres. Cette fonctionnalité couplée à l'archivage électronique des documents justifie à elle-seule l'utilisation de Virtual Invoice™ aux yeux de nombreux utilisateurs.
L'approbation des factures
En option, ce module propose une approche intuitive et efficace pour l'approbation de factures entrantes dans les PME. Au départ, le responsable déclenche la génération automatique des demandes d'approbation, suivant des « règles » prédéfinies : contenu d'une zone reconnue sur la facture, limitation sur les montants, un ou plusieurs signataires, hiérarchisation dans les signataires (X ne signe qu'après Y). Le signataire est invité par E-mail avec un hyperlien vers les factures à approuver. Seules les factures dûment approuvées seront proposées au paiement dans la comptabilité.
Zones paramétrables : je respecte les caractéristiques propres à mon activité
Les nouvelles zones paramétrables vous permettent d'adapter le logiciel aux spécificités de votre business. Vous définissez les contenus à extraire propres à votre activité.
De plus, les zones d'extraction de la facture vous permettent l'extraction des bases de la TVA ainsi que, si d'application, les frais de vidanges, les frais de ports et d'escompte.
