Back to back gebruik

Overzicht

Invoeren van de klantenbestelling

1. Ga naar het documentenscherm via het menu Invoeren > Documenten (of de knop in de werkbalk, of Ctrl+D).
2. Klik op Toevoegen in de linkerbeneden hoek van het documentenscherm
   
3. Dubbelklik op BESTELLING KLANT in de lijst van beschikbare dagboeken.
   
4. Typ het begin van de klantencode, druk vervolgens op de toets TAB om automatisch aan te vullen.
   
5. Klik op Toevoegen of druk op F9.
6. Typ het begin van de artikelcode, druk vervolgens op de toets TAB.
7. Bevestig de hoeveelheid, de eenheidsprijs, het kortingspercentage, de omschrijving (klik eventueel op Notitie of druk op F8 om een notitie toe te voegen).
8. Klik op Bewaren of typ F7 om de bestelling op te slaan.

Levering van de klantenbestelling

1. Klik op de knop VerzendNota of druk op Shift+F4 om te leveren wat leverbaar is of om na te gaan wat leverbaar is.
   
2. Bevestig in de kolom LEVEREN wat u levert aan de klant. Als het veld een rode achtergrond heeft, is er niet genoeg voorraad. Selecteer In negatieve voorraad plaatsen als u de levering wenst te forceren.
   

   Om het bestellingsnummer over te nemen in de verzendnota (of de leveringsbon, afhankelijk van uw terminologie), vinkt u de optie Elke bestelling beginnen met het nummer (aparte lijn) in het tabblad Opties

3. Om de leveringsbon (verzendnota) aan te maken klikt u op Uitvoeren of typt u F7. Op dit moment wordt de voorraad verminderd en wordt de backorder van de klant afgeboekt.
4. Als u geen gedeeltelijke levering wenst te doen en niet alles leverbaar is, klik dan op Annuleren of druk op ESC.

Leveranciersbestelling

Voor een klantenbestelling maakt u een leveranciersbestelling aan voor de ontbrekende artikelen.

1. Als u niet genoeg voorraad heeft om de klantenbestelling te leveren, kunt u vanuit de klantenbestelling naar de leveranciersbestelling gaan door te klikken op of Shift+F5 in te drukken.
   
   
2. De module van berekening van herbevoorrading wordt opgeroepen maar dan beperkt tot de artikelen van de klantenbestelling.
   Algemeen worden volgende opties gebruikt:
   • Selectie > Berekeningswijze
     • Te bestellen aantal = om de optimale (max.) voorraad te bereiken
       
   • Opties > Acties
     • Aantallen of leveranciers wijzigen
     • De status van de voorraad tonen
     • Afdrukken gegenereerde leveranciersbestellingen
       
       
       
3. In het tussenscherm zijn de blauwe kolommen alleen-lezen en de zwarte kolommen kunnen gewijzigd worden.
   Om een artikel niet te bestellen, volstaat het de leverancierscode te wissen.
   Als alternatieve leveranciers zijn ingevuld in het tabblad prijs van de artikelfiche, verschijnen ze in een lijst hieronder. Door te dubbelklikken op een van de alternatieve leveranciers, selecteert u deze als leverancier voor deze bestelling.

   Omdat de leveranciersbestellingen zijn geplaatst vanuit een klantenbestelling, is er een link aangemaakt tussen de klantenbestelling en de leveranciersbestelling. Door te klikken op de knop kuntn u deze gelinkte bestellingen terugvinden.

Ontvangst leveranciersgoederen

Open de leveranciersbestelling door te klikken op de knop of de link Dagboek in de linkerbovenhoek van het documentenvenster.

1. Klik op de knop Levering.
   
2. Bevestig het magazijn waarin de goederen zullen opgeslaan worden (kolom Magazijn) en de werkelijk geleverde hoeveelheden (klolom LEVEREN).
   
   Deze bewerking maakt een leverancierslevering aan. Op dit moment worden de voorraden verhoogd en de backorders van de leverancier afgeboekt.
   Er wordt een koppeling aangemaakt tussen elke lijn van de leverancierslevering en de lijnen van de leveranciersbestelling. Plaats u op de geleverde lijnen en klik op de knop om de gekoppelde bestelling te vinden.
   
   In back to back vindt u ook de klantenbestelling terug die gelinkt is aan de leveranciersbestelling.

Facturatie

Twee keuzes zijn mogelijk, u kunt:

• ofwel de aangemaakte verzendnota direct in factuur omzetten door te klikken op de knop Facturering, vervolgens op de knop Uitvoeren.
  

• ofwel facturatie in batch starten via het menu Bewerkingen > Facturatie klanten.
  
  Als u facturatie in batch verkiest, kunt u filteren welke verzendnota's gefactureerd moeten worden op basis van hun statuut. Als u het veld statuut leeg laat, worden alle verzendnota's die nog niet gefactureerd zijn voorgesteld.
  Als u een analytische uitsplitsing gedefinieerd hebt in de derdenfiche, kan deze uitsplitsing ook gebruikt worden om de klanten te filteren die u wilt factureren (bijvoorbeeld wekelijkse, tweewekelijkse of maandelijkse facturatie volgens de klant).
  In de opties kunt u kiezen om de verzendnota's van een klant te hergroeperen op 1 factuur of niet (een factuur per verzendnota).
  Als u in de Algemene parameters > tabblad Klanten en leveranciers de optie Beheer van groeperingswijze van leveringen op verkoopfacturen activeert, kan deze keuze gebeuren op niveau van elke klant.
  
  Een scherm laat u nog toe om manueel te selecteren welke verzendnota's u wil factureren. Klik op Uitvoeren om alles te factureren.
  

Facturen koppelen met de boekhouding

1. Koppel de facturen en creditnota's via het menu Tools > Boekhoudkoppeling > Koppeling van facturen en creditnota's.
2. Klik op de knop Uitvoeren.
   
3. Alle facturen die niet gekoppeld zijn aan de boekhouding worden getoond.
   
   
   Lijst van te koppelen documenten
   De facturen van de eerste maand die niet gekoppeld zijn, zijn geselecteerd voor de koppeling (kolom Koppelen).
   U kunt ook (tijdelijk) een factuur uitsluiten uit de koppeling door de X in de kolom Koppelen te wissen. Deze factuur zal opnieuw worden voorgesteld bij de volgende koppeling. Om een factuur definitief uit te sluiten van koppeling, zet een D in de kolom Koppelen.
   U kunt ook een groep facturen opnemen of uitsluiten. Plaats de cursor op de laatste factuur om op te nemen of uit te sluiten en klik op de knop Insluiten(X), Uitsluiten of Definitief (D).
   
   Boekperiode
   • Als u geen boekperiode invult, wordt de factuur ingeboekt in de periode die overeenkomt met zijn datum.
   • Als u de inboeking in een bepaalde periode van het boekjaar wil, geef het nummer van de periode op. Voor de boekjaren die beginnen met januari, 01 = januari, 02 = februari, ..., 12 = december. Voor de verschoven boekjaren komt 01 overeen met de eerste periode van het boekjaar (en niet januari).