Pour importer les opérations diverses contenues dans un fichier Excel, suivez les différentes étapes définies dans le chapitre l'import de fichiers Excel.
Dans ce chapitre vous retrouverez la description des différents champs définis dans WinBooks et quelques remarques éventuelles propres à la reprise de ce type de fichier.
Lors de l'association des champs, vous avez la possibilité de renseigner des valeurs par défaut lorsque celles-ci n'ont pas été définies dans le fichier Excel.
La colonne Valeurs possibles reprend les valeurs à indiquer dans le fichier Excel.
Définition de la colonne Type de champ
C = Caractère
N = Numérique
L = Logique
D = Date
Vous pouvez remplir les champs de type Logique de différentes manières.
- "TRUE" ou "VRAI" ou "YES" ou "CHECK" ou "1"
- "FALSE" ou "FAUX" ou "NO" ou "UNCHECK" ou "0"
Définition des icônes de la colonne Obligatoire ? :
= champ obligatoire dans le fichier Excel.
= champ facultatif, rempli automatiquement lors de l'import si pas renseigné.
= présent suite à l'activation d'un paramétrage ou d'une option.
= champ rempli automatiquement par WinBooks, pas de liaison possible avec une zone Excel.
Lorsqu'une donnée facultative n'est pas renseignée, c'est la Valeur par défaut qui est prise en considération.
Champ Type Longueur Dec Description Valeurs possibles Obligatoire? Valeur par défaut DOCTYPE C 1 0 Type de document 1 = C = Client,2 = F = Fournisseur,3 = G = Général DBKCODE C 6 0 Code journal DBKTYPE C 1 0 Type journal 5=OD 5 DOCNUMBER C 8 0 Numéro document Dernier document + 1 DOCORDER C 3 0 Numéro d'ordre des lignes d'écriture Géré par WinBooks OPCODE C 5 0 Code opération interne MAIN ACCOUNTGL C 8 0 Compte général (ACCOUNTGLRP) ACCOUNTRP C 10 0 Référence tiers (ACCOUNTGLRP) BOOKYEAR C 1 0 Année comptable PERIOD C 2 0 Période (mm) DATE D 8 0 Date opération DATEDOC DATEDOC D 8 0 Date pièce comptable Date du jour DUEDATE D 8 0 Date d'échéance COMMENT C 40 0 Commentaire COMMENTEXT C 35 0 Commentaire AMOUNT N 17 3 Montant en BEF AMOUNTEUR N 17 3 Montant en euro VATBASE N 17 3 Base imposable VATCODE C 6 0 Code interne TVA CURRAMOUNT N 17 3 Montant en devise CURRCODE C 3 0 Code devise CUREURBASE N 17 3 Base euro/monnaie VATTAX N 17 3 Montant TVA VATIMPUT C 6 0 Référence code interne TVA dans la partie imputation CURRATE N 12 5 Cours de la devise REMINDLEV N 1 0 Niveau de rappel MATCHNO C 8 0 Numéro de réconciliation OLDDATE D 8 0 Date du + vieux document réconcilié ISMATCHED L 1 Réconcilié? 0 ISLOCKED L 1 Document bloqué? 0 ISIMPORTED L 1 écriture importée d'un autre logiciel? 0 ISPOSITIVE L 1 Montant à soustraire? 1 ISTEMP L 1 Temporaire? 0 MEMOTYPE C 1 Mémo associé Blank=pas de mémo, 1=mémo standard, 2=mémo urgent blank ISDOC L 1 Document associé? 0 DOCSTATUS C 1 0 Status du document DICFROM C 16 0 Référence de l'écriture dans le dictionnaire CODAKEY C 3 0 Clé CODA QUANTITY N 10 3 Quantité DISCDATE D 8 Date de validité de l'escompte DISCAMOUNT N 17 3 Montant de l'escompte HTVA
Les zones 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' et 'USERNAME' sont remplies automatiquement lors de l'importation pour autant qu'elles aient été activées.
Valeurs par défaut et zones particulières
ACCOUNTGLRP
Dans le fichier des écritures comptables, la zone définie pour le compte général ACCOUNTGL est différente de celle définie pour les comptes clients ou fournisseurs ACCOUNTRP.
Pour éviter une source d'erreur, un seul champ pour les comptes généraux, clients et fournisseurs peut être défini dans le fichier Excel. Ce champ doit être associé à la zone Accountglrp.
C'est le champ Doctype qui détermine le type de compte et par ce fait le champ WinBooks qui sera rempli.
AMOUNTEURCREDIT / AMOUNTEURDEBIT
Vous avez deux possibilités pour importer les montants d'une opération diverse.
Soit, un seul champ AMOUNTEUR. Le montant ainsi renseigné doit être signé ou pas.
Soit, en cochant l'option Montants répartis dans les Valeurs par défaut, le champ AMOUNTEUR est éclaté en deux parties AMOUNTEURDEBIT et AMOUNTEURCREDIT.
Vous pouvez dès lors, dans votre fichier Excel prévoir les montants au débit dans une colonne et les montants au crédit dans une autre.
C'est le programme de reprise qui va gérer le sens du montant dans la zone AMOUNTEUR
Valeurs par défaut
En cliquant sur vous pouvez renseigner des valeurs par défaut (valables pour toutes les lignes à importer) lorsque celles-ci n'ont pas été définies dans le fichier Excel.
Vous pouvez ainsi attribuer, une Année comptable, une Période, un Code journal, un Numéro de document, une Date ou un Commentaire
Si vous définissez une valeur par défaut, celle-ci ne pourra être modifiée que dans cette fenêtre et ne pourra pas être associée un champ Excel. Sauf, si vous décochez l'option.
Les zones CURRAMOUNT, CURRCODE et CURRATE ne doivent être remplies que si l'on désire injecter des montants en devises autres que EUR..
Contrôles particuliers
- Contrôle sur le type de journal d'opération diverse. Seules les imputations sur un journal de type "Journal d'opérations journalières" ou "Journal de réouverture" sont autorisées.