WinBooks vous permet de reprendre des données issues d'un tableau Excel.  Cette fonctionnalité peut se révéler très pratique si vous désirez reprendre les données d'un autre logiciel pour lequel il n'existe pas encore de programme de reprise automatisé.

Vous pouvez, de cette manière, reprendre  les signalétiques clients, fournisseurs, plan comptable, fiches immobilisés. De plus grâce à cette fonctionnalité, il vous est loisible d'importer également une opération diverse (par exemple : écritures d'ouverture, écritures de salaire générées sur base d'un fichier venant d'un autre logiciel ).

L'import Excel peut tout aussi bien être utilisé pour la création d'un nouveau dossier (Récupération de données comptables) que pour l'injection de données supplémentaires.


Seuls les fichiers Excel avec l'extension .xls et .xlsx, peuvent être traités. La reprise ne pourra être effectuée pour autant que le programme Excel de Microsoft Office et que le module Office API light ou Office API full soient installés.

  • La première ligne du fichier Excel doit toujours être remplie soit avec le nom des colonnes, soit avec la première ligne de données.
  • Dans le fichier Excel à importer, ne pas laisser de colonne vide entre des colonnes contenant des données.
  • WinBooks traite les différents regionals settings (Format date et décimales), mais vérifier vos données avant importation.

Lorsque vous désirez modifier ou compléter des enregistrements déjà présents dans les fiches signalétiques (Clients, fournisseurs, plan comptable), veillez à reprendre toutes les informations de ce signalétique dans votre fichier excel. Ce sont toutes les zones de la fiche signalétique qui sont remplacées par celles du fichier excel.


Etapes de l'import Excel

A. Sélection du fichier

  1. Créez un fichier Excel. Dans ce fichier, la première ligne peut être réservée aux noms de zones (Le nom de ces zones dans Excel est libre). Une zone par colonne et une ligne par enregistrement. 

  2. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option IMPORT EXCEL.

     

  3. Sélectionnez le fichier Excel à importer. Cliquez sur  pour sélectionner le fichier.

  4. Sélectionnez l'onglet (feuille) du fichier Excel à importer. Si plusieurs feuilles de travail sont présentes dans le fichier Excel, sélectionnez celle qui se rapporte à l'import que vous désirez effectuer.

  5. Sélectionnez le type de données à importer :  Signalétique client, signalétique fournisseur, plan comptable, opération diverse, fiche des immobilisés. 

    L'option avec titre de colonne est cochée par défaut, car ainsi les noms des colonnes du fichier Excel sont affichés. Si la première ligne de votre fichier Excel ne comporte pas le nom des différentes zones, il suffit de décocher cette option. 

B. Association des zones

Etablissez le lien entres les colonnes de la feuille Excel et les champs du fichier WinBooks. Dans la partie gauche de la fenêtre vous retrouvez le fichier Excel à importer et, dans la partie droite vous retrouvez les champs du fichier WinBooks.

Par défaut, tous les champs sont affichés dans la partie droite de la fenêtre. Vous pouvez décider d' afficher Uniquement les champs liés ou Tous les champs.

L'association des champs précédés d'une * est obligatoire. Il n'est pas possible de passer à l'étape suivante si vous n'avez pas lié ces zones.


Pour lier un champ du fichier Excel à importer avec un champ WinBooks vous devez : 

  1. Soit cliquer sur l'entête d'une colonne du fichier Excel et, à l'aide de votre souris,  glissez la zone dans l'entête correspondante dans la partie droite de la fenêtre réservée aux champs du fichier WinBooks. Ou inversément.
  2. Soit cliquer sur  l'entête d'une colonne du fichier Excel, puis cliquer sur le champ correspondant du fichier WinBooks et finalement cliquer sur  

Lorsque l'association est compatible, les deux entêtes de colonnes sont teintées de la même couleur. Vous constaterez également que le nom du champ WinBooks a été repris dans la zone Correspondance.


Si vous avez attribué le même nom aux colonnes Excel que celles définies pour les champs WinBooks, l'association des zones peut se faire automatiquement en cliquant sur 


Vous avez la possibilité de lier deux champs WinBooks avec un champ Excel. Par exemple: le libellé de l'année 1 et le libellé de l'année 2 d'un compte général peuvent être associés au même champ du fichier Excel.

La colonne Valeur par défaut permet d'attribuer une valeur à une zone bien particulière.

Par exemple, si vous n'avez pas défini de code langue pour les clients dans votre fichier excel, vous pouvez attribuer un code langue par défaut pour tous vos clients.

Seules certaines zones peuvent être définies ainsi et sont colorisées en jaune clair.


Si vous avez associé deux champs par erreur, cliquer sur le champ à délier et ensuite sur . Vous pouvez également tout délier en cliquant sur .

Si les associations que vous avez définies, peuvent être utilisées dans le cadre d'une autre reprise, vous pouvez sauver ces associations sous la forme d'un template. Cliquez sur   et ensuite renseignez le nom ainsi que le répertoire dans lequel le template doit être sauvegardé. Il suffit ensuite d'enregistrer. Les fichiers ainsi créés portent l'extension .wbimport

Cliquez sur  pour récupérer un template. 

C. Tests et import
  1. Lorsque vous avez terminé de définir les associations, cliquez sur 
  2. Si vous avez des champs non liés et qu'une référence est déjà existante, il vous est demandé si vous voulez conserver les anciennes valeurs ou les effacer.

  3. Une simulation de l'importation de la première ligne et une séries de contrôles sont effectués. 


    Outre l'affichage du nom des champs WinBooks, de leur descriptif, du nom du champ Excel associé ainsi que des données de la première ligne repris à titre d'exemple, une première série de tests est effectuée.
    Ces tests sont exclusivement axés sur la structure du fichier Excel
    Par exemple, ces tests détecteront si vous avez lié un montant à un champ non numérique  ou encore, rempli une zone logique avec un paramètre non reconnu...


    Les lignes pour lesquelles des erreurs ont été détectées sont mentionnées en jaune dans la colonne Erreur Excel ligne(s).

    Simultanément, un fichier .log reprenant les erreurs détectées est créé. Il porte le même nom que le fichier Excel et se retrouve dans le même répertoire que le fichier source Excel. Seules les 100 premières erreurs sont reprises dans ce fichier.

    Il n'est pas possible de continuer l'importation des données tant que le fichier Excel n'est pas corrigé.

  4. Cliquez sur 

    Une seconde série de tests est effectuée. Celle-ci concerne les données proprement dites.

    Par exemple, est-ce qu'un compte existe déjà ? Est-ce que la période dans laquelle l'opération diverse doit être comptabilisée est clôturée ? ...

    Si des erreurs sont détectées, la fenêtre de gestion des erreurs sera affichées.


    Ces contrôles sont identiques à ceux effectués lors de l'utilisation du module Import/export ou lors de l'injection de données via WBLinker

    L'importation d'écritures  peut donner lieu à 2 types de conflits : 

    *  soit des FATAL ERROR (il est alors impossible de résoudre le conflit et donc de procéder à l'import), 

    *  soit des WARNING (A résoudre) (des avertissements : situations qui nécessitent une action de la part de l'utilisateur pour poursuivre). C'est après avoir résolu tous les WARNING que l'importation peut démarrer.

    Les conflits concernent soit les écritures, soit les fiches se rapportant à ces écritures (signalétiques clients, plan comptable, ...) puisque ces dernières sont automatiquement transférées avec les écritures. Ils sont classés par genre, avec une brève explication, et un choix parmi les différentes actions possibles.

    Dans le cas d'une FATAL ERROR, aucune action n'est possible, si ce n'est d'abandonner la procédure d'import.
    Au titre des FATAL ERROR, on trouve des écritures non balancées, des longueurs de numéro de compte incompatibles, des journaux qui n'existent pas, des structures de fichiers différentes (paramétrage des signalétiques), ...

    Au titre des WARNING (A résoudre) on trouve des avertissements signalant qu' une zone signalétique a changé (par exemple, dans le cas d'un changement d'adresse dans la fiche d'un client. Actions possibles : tenir compte de la modification, ignorer la modification), qu'il ya une rupture de séquentialité dans les numéros de pièces comptables (seule action possible : accepter), qu'un document est hors période, ...
    Pour résoudre un conflit de type  WARNING (A résoudre), cliquer sur A résoudre et choisissez une action à appliquer.

     

    Suivant les cas, un grand nombre de conflits peut être généré. Quand vous résolvez un conflit, une option vous permet de répercuter la résolution choisie à tous les conflits de même type, vous évitant des encodages répétitifs fastidieux.



  1. Si aucune erreur n'a été détectée ou si vous avez solutionné toutes les erreurs de type WARNING, vous pouvez importer les données

  2. Lorsque l'importation est terminée, un message vous confirme que l'importation s'est terminée avec succès.



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