Pour importer les opérations diverses contenues dans un fichier Excel, suivez les différentes étapes définies dans le chapitre l'import de fichiers Excel.
Dans ce chapitre vous retrouverez la description des différents champs définis dans WinBooks et quelques remarques éventuelles propres à la reprise de ce type de fichier.
- Pour que la reprise des opérations diverses se fasse le plus correctement possible veillez à ce que le plan comptable soit déjà présent dans votre dossier et que les comptes centralisateurs soient définis.
- Veillez à ne pas dépasser 999 lignes dans le tableau excel. Si votre Opération Diverse dépasse 999 lignes, vous devez générer et injecter deux fichiers.
Ainsi certains champs des fichiers WinBooks n'acceptent que des valeurs prédéfinies. Celles-ci sont mentionnées dans la colonne Valeurs possibles. D'autres doivent être d'un type bien spécifique (logique ou date par exemple).
Etant donné que dans une opération diverse, certaines valeurs (journal, période,...) sont identiques pour toutes les écritures reprises dans cette opération diverse, WinBooks vous permet de renseigner des valeurs par défaut lorsque celles-ci n'ont pas été définies dans le fichier Excel.
Définition de la colonne Type de champ
C = Caractère
N = Numérique
L = Logique
D = Date
Vous pouvez remplir les champs de type Logique de différentes manières.
- "TRUE" ou "VRAI" ou "YES" ou "CHECK" ou "1"
- "FALSE" ou "FAUX" ou "NO" ou "UNCHECK" ou "0"
Définition des icônes de la colonne Obligatoire ? :
= champ obligatoire dans le fichier Excel.
= champ facultatif ou rempli automatiquement (si valeur par défaut) lors de l'import si pas renseigné.
= champ repris dans le fichier WinBooks suite à l'activation d'un paramétrage ou d'une option.
= champ rempli automatiquement par WinBooks, pas de liaison possible avec une zone Excel.
Lorsqu'une donnée facultative n'est pas renseignée, c'est la Valeur par défaut qui est prise en considération.
Champ | Type | Longueur | Dec | Description | Valeurs possibles | Obligatoire? | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
DOCTYPE | C | 1 | 0 | Type de document | 1 = C = Client,2 = F = Fournisseur,3 = G = Général |
| |
DBKCODE | C | 6 | 0 | Code journal |
| ||
DBKTYPE | C | 1 | 0 | Type journal | 5=OD |
| 5 |
DOCNUMBER | C | 8 | 0 | Numéro document |
| Dernier document + 1 | |
DOCORDER | C | 3 | 0 | Numéro d'ordre des lignes d'écriture |
| Géré par WinBooks | |
OPCODE | C | 5 | 0 | Code opération interne |
| MAIN | |
ACCOUNTGL | C | 8 | 0 | Compte général (ACCOUNT) |
| ||
ACCOUNTRP | C | 10 | 0 | Référence tiers (ACCOUNT) |
| ||
BOOKYEAR | C | 1 | 0 | Année comptable |
| ||
PERIOD | C | 2 | 0 | Période (mm) |
| ||
DATE | D | 8 | 0 | Date opération |
| DATEDOC | |
DATEDOC | D | 8 | 0 | Date pièce comptable |
| Date du jour | |
DUEDATE | D | 8 | 0 | Date d'échéance |
| ||
COMMENT | C | 40 | 0 | Commentaire |
| ||
COMMENTEXT | C | 35 | 0 | Commentaire |
| ||
AMOUNT | N | 17 | 3 | Montant en BEF |
| ||
AMOUNTEUR | N | 17 | 3 | Montant en euro |
| ||
VATBASE | N | 17 | 3 | Base imposable |
| ||
VATCODE | C | 6 | 0 | Code interne TVA |
| ||
CURRAMOUNT | N | 17 | 3 | Montant en devise |
| ||
CURRCODE | C | 3 | 0 | Code devise |
| ||
CUREURBASE | N | 17 | 3 | Base euro/monnaie |
| ||
VATTAX | N | 17 | 3 | Montant TVA |
| ||
VATIMPUT | C | 6 | 0 | Référence code interne TVA dans la partie imputation |
| ||
CURRATE | N | 12 | 5 | Cours de la devise |
| ||
REMINDLEV | N | 1 | 0 | Niveau de rappel |
| ||
MATCHNO | C | 8 | 0 | Numéro de réconciliation |
| ||
OLDDATE | D | 8 | 0 | Date du + vieux document réconcilié |
| ||
ISMATCHED | L | 1 | Réconcilié? |
| 0 | ||
ISLOCKED | L | 1 | Document bloqué? |
| 0 | ||
ISIMPORTED | L | 1 | écriture importée d'un autre logiciel? |
| 0 | ||
ISPOSITIVE | L | 1 | Montant à soustraire? (usage interne) |
| 1 | ||
ISTEMP | L | 1 | Temporaire? |
| 0 | ||
MEMOTYPE | C | 1 | Mémo associé | Blank=pas de mémo, 1=mémo standard, 2=mémo urgent |
| blank | |
ISDOC | L | 1 | Document associé? |
| 0 | ||
DOCSTATUS | C | 1 | 0 | Statut du document |
| ||
DICFROM | C | 16 | 0 | Référence de l'écriture dans le dictionnaire |
| ||
CODAKEY | C | 3 | 0 | Clé CODA |
| ||
QUANTITY | N | 10 | 3 | Quantité |
| ||
DISCDATE | D | 8 | Date de validité de l'escompte |
| |||
DISCAMOUNT | N | 17 | 3 | Montant de l'escompte HTVA |
|
Les zones 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' et 'USERNAME' sont remplies automatiquement lors de l'importation pour autant qu'elles aient été activées.
Valeurs par défaut et zones particulières
ACCOUNT et DOCTYPE
Le fichier des écritures comptables (ACT) comporte 2 champs relatifs au compte imputé. On distingue ainsi une zone pour le compte général ACCOUNTGL de celle dédiée aux comptes tiers (clients ou fournisseurs) ACCOUNTRP.
Dans le fichier Excel que l'on importe, on retrouvera fréquemment les deux types de compte (général et tiers) au sein d'un même champ. Celui-ci devra être associé à la zone ACCOUNT dans la partie WinBooks.
Pour éviter qu'il y ait confusion lors du traitement, il faudra cependant que le fichier Excel comporte un champ permettant de distinguer les comptes généraux, des comptes clients ou fournisseurs. Ce champ quant à lui devra être associé à la zone DOCTYPE
AMOUNTEUR OU AMOUNTEURCREDIT/AMOUNTEURDEBIT
Dans le fichier Excel, il se peut que le montant se retrouve toujours dans un même champ, soit dans deux champs distincts selon qu'il s'agit d'un montant au débit ou un crédit.
Pour rémédier à cela, vous avez deux possibilités pour importer les montants d'une opération diverse.
- Soit, cochez l'option Colonne solde dans les Valeurs par défaut si le fichier Excel ne comporte qu'un seul champ relatif au montant. Le montant ainsi renseigné doit être signé. Toutefois l'absence de signe indique qu'il s'agit d'un montant au débit. Le champ Excel devra être associé à la zone AMOUNTEUR.
- Soit, cochez l'option Colonne Débit et colonne Crédit dans les Valeurs par défaut. Le champ AMOUNTEUR est éclaté en deux parties AMOUNTEURDEBIT et AMOUNTEURCREDIT. Vous pouvez dès lors, dans votre fichier Excel prévoir les montants au débit dans une colonne et les montants au crédit dans une autre. C'est le programme de reprise qui va gérer le sens du montant dans la zone AMOUNTEUR
Valeurs par défaut
En cliquant sur 
vous pouvez renseigner des valeurs par défaut (valables pour toutes les lignes à importer) lorsque celles-ci n'ont pas été définies dans le fichier Excel.
Vous pouvez ainsi attribuer une Année comptable, un Code journal, une Période, un Numéro de document, une Date de document, un Commentaire ou un Type de Compte.
Si vous définissez une valeur par défaut via cette fenêtre, celle-ci ne pourra être modifiée que dans cette fenêtre. Il ne vous sera pas possible d'associer une autre colonne Excel à la zone WinBooks concernée à moins d'appeler à nouveau cette fenêtre et de décocher l'option.
Les zones CURRAMOUNT, CURRCODE et CURRATE ne doivent être remplies que si l'on désire injecter des montants en devises autres que EUR. Si un de ces champs est rempli, les autres doivent obligatoirement être renseignées.
Il est possible d'injecter une opération diverse en reprenant des montants dans les zones Débit ET Crédit pour le même compte (sur la même ligne).
Objectif : reprendre plus facilement les balances exportées d'autres applications.
- Dans ce cas, le solde est calculé en effectuant la différence entre la colonne débit et la colonne crédit.
- Ce changement implique la modification de certains tests actuels.
- Si les deux colonnes sont complétées pour un même compte, les montants dans les colonnes Débit et Crédit doivent être positifs.
Si vous désirez importer des opérations diverses sur des comptes pour lesquels la gestion des véhicules est activée :
Dans la zone commentaire du compte de charge pour lequel il y a la gestion des véhicules, commencez le commentaire par "CAR:_" suivi de la référence du véhicule.
Contrôles particuliers
- Contrôle sur le type de journal d'opération diverse. Seules les imputations sur un journal de type "Journal d'opérations journalières" ou "Journal de réouverture" sont autorisées.
