Pour importer les données d'un signalétique client ou fournisseur contenues dans un fichier Excel, suivez les différentes étapes définies dans le chapitre l'import de fichiers Excel.
Bien que l'importation des signalétiques clients et fournisseurs s'effectue séparément, la structure des fichiers et les contrôles sont identiques.
Pour que la reprise des signalétiques clients et fournisseurs se fasse le plus correctement possible veillez à ce que le plan comptable soit déjà présent dans votre dossier et que les comptes centralisateurs soient définis.
Si vous disposez du module Virtual Invoice, vous devez exécuter une réorganisation avec documents scannés, afin de mettre les fichiers WVI_SUPPLIERS ET WVI_CUSTOMERS à jour.
Ci-dessous vous retrouverez la description des différents champs des signalétiques clients et fournisseurs définis dans WinBooks et quelques remarques éventuelles propres à la reprise de ce type de fichier.
Ainsi certains champs du fichier signalétique WinBooks n'acceptent que des valeurs prédéfinies. Celles-ci sont mentionnées dans la colonne Valeurs possibles. D'autres doivent être d'un type bien spécifique (logique ou date par exemple).
Définition de la colonne Type de champ
C = Caractère
N = Numérique
L = Logique
D = Date
Vous pouvez remplir les champs de type Logique de différentes manières.
- "TRUE" ou "VRAI" ou "YES" ou "CHECK" ou "1"
- "FALSE" ou "FAUX" ou "NO" ou "UNCHECK" ou "0"
Définition des icônes de la colonne Obligatoire ? :
= champ obligatoire dans le fichier Excel.
= champ facultatif ou rempli automatiquement (si valeur par défaut) lors de l'import si pas renseigné.
= champ repris dans le fichier WinBooks suite à l'activation d'un paramétrage ou d'une option.
= champ rempli automatiquement par WinBooks, pas de liaison possible avec une zone Excel.
Lorsqu'une donnée facultative n'est pas renseignée et qu'une Valeur par défaut est prédéfinie, celle-ci est prise en considération
Description des champs du fichier signalétique Clients et Fournisseurs
Champ | Type | Longueur | Dec | Description | Valeurs possibles | Obligatoire? | Valeur par défaut |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
NUMBER | C | 10 | 0 | Référence tiers |
| ||
TYPE | C | 1 | 0 | Type de tiers | Client = 1, Fournisseur = 2 |
| 1 ou 2 |
NAME1 | C | 40 | 0 | Nom 1 |
| ||
NAME2 | C | 40 | 0 | Personne de contact |
| ||
CIVNAME1 | C | 6 | 0 | Code de civilité à placer devant name1 |
| ||
CIVNAME2 | C | 6 | 0 | Code de civilité à placer devant personne de contact |
| ||
ADRESS1 | C | 40 | 0 | Adresse 1 |
| ||
ADRESS2 | C | 40 | 0 | Adresse 2 |
| ||
VATCAT | C | 1 | 0 | Catégorie TVA | 1 = A ou B = assujetti, 2 = E ou V = exempté, 3 = N = non-assujetti |
| |
COUNTRY | C | 2 | 0 | Code pays |
| ||
VATNUMBER | C | 17 | 0 | Numéro de TVA/entreprise | Numéro de TVA/Entreprise ne doit pas être précédé du code pays |
| |
PAYCODE | C | 4 | 0 | Conditions de paiement |
| ||
TELNUMBER | C | 20 | 0 | Numéro de téléphone |
| ||
FAXNUMBER | C | 20 | 0 | Numéro de fax |
| ||
BNKACCNT | C | 14 | 0 | Compte bancaire |
| ||
ZIPCODE | C | 10 | 0 | Code postal |
| ||
CITY | C | 30 | 0 | Localité |
| ||
DEFLTPOST | C | 10 | 0 | Compte d'mputation comptable par défaut |
| ||
LANG | C | 1 | 0 | Code langue |
| ||
CATEGORY | C | 5 | 0 | Catégorie |
| ||
CENTRAL | C | 8 | 0 | Compte centralisateur |
| ||
VATCODE | C | 10 | 0 | Code interne TVA par défaut |
| ||
CURRENCY | C | 3 | 0 | Devise |
| ||
LASTREMLEV | C | 1 | 0 | Dernier niveau de rappel |
| ||
LASTREMDAT | D | 8 | Date dernier rappel |
| |||
TOTDEB1 | N | 17 | 3 | Total EUR débit année 1 |
| ||
TOTCRE1 | N | 17 | 3 | Total EUR crédit année 1 |
| ||
TOTDEBTMP1 | N | 17 | 3 | Total EUR débit de simulation année 1 |
| ||
TOTCRETMP1 | N | 17 | 3 | Total EUR crédit de simulation année 1 |
| ||
TOTDEB2 | N | 17 | 3 | Total EUR débit année 2 |
| ||
TOTCRE2 | N | 17 | 3 | Total EUR crédit année 2 |
| ||
TOTDEBTMP2 | N | 17 | 3 | Total EUR débit de simulation année 2 |
| ||
TOTCRETMP2 | N | 17 | 3 | Total EUR crédit de simulation année 2 |
| ||
ISLOCKED | L | 1 | Bloqué ? | (0=faux, 1= vrai) |
| 0 | |
MEMOTYPE | C | 1 | 0 | Type de mémo | Blank=pas de mémo, 1=mémo standard, 2=mémo urgent |
| blank |
ISDOC | L | 1 | Document scanné attaché ? | (0=faux, 1= vrai) |
| 0 | |
F28150 | C | 1 | 0 | Fiche 281.50 Uniquement pour les Fournisseurs | 1=commission,2=honoraires,3=avantages,4=frais,5=à préciser |
| blank |
WBMODIFIED | L | 1 | Modifié en WinBooks (pour synchro logistics) | (0=faux, 1= vrai) |
| 0 | |
DISCPRCT | N | 4 | 2 | % d'escompte accordé ou reçu Uniquement pour les Fournisseurs |
| ||
DISCTIME | N | 2 | 0 | Validité de l'escompte Uniquement pour les Fournisseurs |
| ||
C | 30 | 0 |
| ||||
REG28150 | C | 30 | 0 | Profession 281.50 Uniquement pour les Fournisseurs |
| ||
PAYLOCKED | L | 1 | Virements / Rappels bloqués | (0=faux, 1= vrai) |
| 0 | |
TOAPPROVE | L | 1 | Code approbation de paiement automatique Uniquement pour les Fournisseurs | (0=faux, 1= vrai) |
| 0 | |
EREMINDERS | C | 60 | 0 | Adresse mail pour les lettres de rappel Uniquement pour les Clients |
| ||
IBANAUTO | C | 34 | 0 | IBAN du compte BBAN renseigné sur la fiche signalétique |
| ||
BICAUTO | C | 11 | 0 | BIC du compte bancaire renseigné sur la fiche |
| ||
STATUS281 | L | 1 | Personne physique Uniquement pour les Fournisseurs |
| |||
SECNAME281 | C | 40 | 0 | Nom de la personne physique Uniquement pour les Fournisseurs |
| ||
FIRNAME281 | C | 40 | 0 | Prénom de la personne physique Uniquement pour les Fournisseurs |
| ||
NUM281 | C | 20 | 0 | N° registre national Uniquement pour les Fournisseurs |
| ||
ZON1 | C ou N ou D ou L | 0 | Zone libre 1* (possibilité de créer jusqu'à 15 zones) | 60 Caractères ou Logique ou Date ou Numérique 15 positions ou valeur de table 5 positions |
| ||
INVISIBLE | L | 1 | Visibilité du signalétique | (0=faux, 1= vrai) |
| 0 | |
INTRASTAT | C | 10 | Code marchandise Intrastat |
|
Les zones 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' et 'USERNAME' sont remplies automatiquement lors de l'importation pour autant qu'elles aient été activées.
Si vous spécifiez un code pays, un code devise, une catégorie, un compte général ou un code marchandise intrastat un contrôle sur la présence de ceux-ci dans leur table respective est effectuée.
Le contrôle sur la validité d'un numéro de TVA ne se fait que si le client ou le fournisseur est assujetti (VATCAT = 1 ou A ou B)
Vous pouvez à tout moment compléter vos fiches clients ou fournisseurs déjà existants.
Vous désirez renseigner une catégorie par exemple, injectez un fichier excel, qui ne reprend que la référence, le nom et la catégorie (La référence et le nom sont les deux zones obligatoires).
WinBooks vous demandera ce que vous voulez faire avec les autres zones non liées, soit vous conservez ces données dans votre fichier actuel, soit vous les effacez.
