Om de identificatiegegevens van een klant of een leverancier vanuit een Excel bestand te importeren, volg de verschillende stappen zoals uitgelegd in het hoofdstuk De import van Excelbestanden.
Hoewel de import van de identificatiegegevens van klanten en leveranciers apart geschiedt, zijn de structuur van de bestanden en de controles identiek.
Om de import van de identificatiegegevens van klanten en leveranciers zo correct mogelijk te laten verlopen, gelieve ervoor te zorgen dat het boekhoudplan reeds aanwezig is in uw dossier en de centralisatierekeningen reeds gedefinieerd zijn.
Indien u over de module Virtual Invoice beschikt, moet u een reorganisatie doen met gescande documenten, om de bestanden WVI_SUPPLIERS en WVI_CUSTOMERS up te daten.
Hieronder vindt u de omschrijving van de verschillende velden van de identificatiefiches van klanten en leveranciers zoals in WinBooks gedefinieerd en enkele eventuele opmerkingen die eigen zijn aan de overname van dit type bestand.
Bepaalde velden in het WinBooks bestand vereisen voorgedefinieerde waarden. Deze worden vermeld in de kolom Mogelijke waarden. Andere velden moeten van een specifiek type zijn (bijvoorbeeld logische velden of een datum).
Definitie van de kolom Type veld
C = Karakter
N = Numeriek
L = Logisch
D = Datum
U kan de velden van het logische type op verschillende manieren invullen.
- "TRUE" of "VRAI" of "YES" of "CHECK" of "1"
- "FALSE" of "FAUX" of "NO" of "UNCHECK" of "0"
Definitie van de iconen in de kolom Verplicht ? :
= verplicht veld in het Excel bestand.
= facultatief veld, automatisch ingevuld tijdens de import indien niet verstrekt.
= veld overgenomen in het WinBooks bestand ten gevolge van de activatie van een parameter of van een optie.
= veld automatisch door WinBooks ingevuld, geen koppeling mogelijk met een Excel veld.
Wanneer een facultatief gegeven niet verstrekt is, zal de Standaardwaarde, indien gedefinieerd, in aanmerking worden genomen.
Veld | Type | Lengte | Dec. | Beschrijving | Mogelijke waarden | Verplicht? | Standaardwaarden |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
NUMBER | C | 10 | 0 | Referentie derde |
| ||
TYPE | C | 1 | 0 | Type derde | Klant = 1, Leverancier = 2 |
| 1 of 2 |
NAME1 | C | 40 | 0 | Naam1 |
| ||
NAME2 | C | 40 | 0 | Contactpersoon |
| ||
CIVNAME1 | C | 6 | 0 | Aanspreektitelcode te plaatsen voor name1 |
| ||
CIVNAME2 | C | 6 | 0 | Aanspreektitelcode te plaatsen voor contactpersoon |
| ||
ADRESS1 | C | 40 | 0 | Adres1 |
| ||
ADRESS2 | C | 40 | 0 | Adres 2 |
| ||
VATCAT | C | 1 | 0 | Categorie BTW | 1 = A of B = onderworpen, 2 = E of V = vrijgesteld, 3 = N = niet-onderworpen |
| |
COUNTRY | C | 2 | 0 | Landcode |
| ||
VATNUMBER | C | 17 | 0 | Nummer BTW/onderneming |
| ||
PAYCODE | C | 4 | 0 | Betalingscondities |
| ||
TELNUMBER | C | 20 | 0 | Telefoonnummer |
| ||
FAXNUMBER | C | 20 | 0 | Faxnummer |
| ||
BNKACCNT | C | 14 | 0 | Bankrekening |
| ||
ZIPCODE | C | 10 | 0 | Postcode |
| ||
CITY | C | 30 | 0 | Plaats |
| ||
DEFLTPOST | C | 10 | 0 | Default boekingsrekening |
| ||
LANG | C | 1 | 0 | Taalcode |
| ||
CATEGORY | C | 5 | 0 | Categorie |
| ||
CENTRAL | C | 8 | 0 | Centralisatierekening |
| ||
VATCODE | C | 10 | 0 | Default interne BTW-code |
| ||
CURRENCY | C | 3 | 0 | Valuta |
| ||
LASTREMLEV | C | 1 | 0 | Niveau laatste aanmaning |
| ||
LASTREMDAT | D | 8 | Datum laatste aanmaning |
| |||
TOTDEB1 | N | 17 | 3 | Total EUR debit jaar 1 |
| ||
TOTCRE1 | N | 17 | 3 | Total EUR credit jaar 1 |
| ||
TOTDEBTMP1 | N | 17 | 3 | Total EUR simulatie debit jaar 1 |
| ||
TOTCRETMP1 | N | 17 | 3 | Total EUR simulatie credit jaar 1 |
| ||
TOTDEB2 | N | 17 | 3 | Total EUR debit jaar 2 |
| ||
TOTCRE2 | N | 17 | 3 | Total EUR credit jaar 2 |
| ||
TOTDEBTMP2 | N | 17 | 3 | Total EUR simulatie debit jaar 2 |
| ||
TOTCRETMP2 | N | 17 | 3 | Total EUR simulatie credit jaar 2 |
| ||
ISLOCKED | L | 1 | Geblokkeerd ? | (0=fout, 1= waar) |
| 0 | |
MEMOTYPE | C | 1 | 0 | Type memo | Blanco=geen memo, 1=standaard memo, 2=dringende memo |
| blanco |
ISDOC | L | 1 | Gescand document aangehecht ? | (0=fout, 1= waar) |
| 0 | |
F28150 | C | 1 | 0 | Fiche 281.50 Enkel voor leveranciers | 1=commissies,2=erelonen,3=voordelen,4=kosten,5=te bepalen |
| blanco |
WBMODIFIED | L | 1 | Gewijzigd in WinBooks (voor synchro met logistics) | (0=fout, 1= waar) |
| 0 | |
DISCPRCT | N | 4 | 2 | % korting toegestaan of gekregen Enkel voor leveranciers |
| ||
DISCTIME | N | 2 | 0 | Geldigheid van de korting Enkel voor leveranciers |
| ||
C | 30 | 0 |
| ||||
REG28150 | C | 30 | 0 | Beroep 281.50 Enkel voor leveranciers |
| ||
PAYLOCKED | L | 1 | Geblokkeerde overschrijvingen / aanmaningen (parametreerbaar veld) | (0=fout, 1= waar) |
| 0 | |
TOAPPROVE | L | 1 | Goedkeuringscode automatische betaling Enkel voor leveranciers | (0=fout, 1= waar) |
| 0 | |
EREMINDERS | C | 60 | 0 | E-mailadres voor de aanmaningsbrieven Enkel voor klanten |
| ||
IBANAUTO | C | 34 | 0 | IBAN van de BBAN rekening ingevuld in de identificatiefiche |
| ||
BICAUTO | C | 11 | 0 | BIC van de in de fiche ingevulde bankrekening |
| ||
STATUS281 | L | 1 | Natuurlijke persoon Enkel voor leveranciers |
| |||
SECNAME281 | C | 40 | 0 | Naam van de natuurlijke persoon Enkel voor leveranciers |
| ||
FIRNAME281 | C | 40 | 0 | Voornaam van de natuurlijke persoon Enkel voor leveranciers |
| ||
NUM281 | C | 20 | 0 | Nationaal nr. Enkel voor leveranciers |
| ||
ZON1 | C of N of D of L | 0 | Vrij veld 1* (mogelijkheid om tot 15 velden aan te maken) | 60 Karakters of Logische velden of Datum of 15 numerieke posities of tabelwaarden van 5 posities |
| ||
INVISIBLE | L | 1 | Verbergen van identificatiegegevens | (0=fout, 1= waar) |
| 0 | |
INTRASTAT | C | 10 | Goederencode Intrastat |
|
De velden 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' en 'USERNAME' worden automatisch tijdens het importeren ingevuld, voor zover zij geactiveerd werden.
Indien u een landcode, valutacode definieert, een categorie, een algemene rekening of een goederencode Intrastat, dan wordt er een controle op de aanwezigheid van deze in hun respectievelijke tabel uitgevoerd.
De controle i.v.m. de geldigheid van een BTW-nummer wordt slechts verricht wanneer de klant of de leverancier aan de BTW onderworpen is. (VATCAT = 1 of A of B)
U kunt op elk moment uw reeds bestaande klantenfiches, leveranciersfiches en fiches van uw algemene rekeningen aanvullen.
Wenst u bijvoorbeeld een categorie in te vullen, importeer een Excel bestand dat slechts de referentie, de naam en de categorie weergeeft (de referentie en de naam zijn twee verplichte velden).
WinBooks zal u vragen wat u wenst te doen met de andere niet gelinkte velden, ofwel behoudt u deze gegevens in uw huidige bestand, ofwel wist u deze.
