In Virtual Invoice verstaat men onder 'Actie', het linken van het versturen van een bevestigingsmail aan een evenement (plaatsen van een stempel, transfer van facturen naar haar fiduciaire). In het geval van de goedkeuringen, nodigt de bevestigingsmail de ondertekenaar uit om de betrokken facturen goed te keuren of te verwerpen.
U kunt zelf acties aanmaken die aan stempels gelinkt zijn.
Merk op dat Virtual Invoice automatisch een actie aanmaakt bij het aanmaken van een nieuwe ondertekenaar: Virtual Invoice koppelt de mail, met de uitnodiging aan de goedkeurder tot het plaatsen van een goedkeuringsstempel, aan de goedkeuringsaanvraagstempel.
Klik op de knop 
om zelf een actie toe te voegen en vul de administratorcode in.
Vul voor elke actie volgende elementen in:
Naam van de actie
Vul een referentie van de actie in. Bepaal deze zodanig dat deze makkelijk terug te vinden is tijdens verschillende zoekopdrachten.
Opstarten van de actie
Ofwel het plaatsen van een stempel (specificeer dan de naam van de stempel), ofwel de transfer van documenten via FTP server (specificeer dan de naam van de sessie).
Het model van e-mail verzenden
Kies in de lijst het ad-hoc mailmodel.
Indien u een e-mailmodel wenst te verpersoonlijken, raadpleeg het hoofdstuk E-mail model.
Om te beëindigen, selecteer de bestemmeling(en) naar wie deze e-mail moet verstuurd worden.
Klik op de knop 
om te bewaren.
Wanneer er een nieuwe goedkeurder wordt aangemaakt, dan wordt er ook automatisch een goedkeuringsactie aan deze lijst toegevoegd. Niet nodig om er terug te keren na het aanmaken van elke ondertekenaar.
