On entend par 'Action' dans Virtual Invoice, le fait d'attacher à un événement (Apposition d'un cachet, transfert de factures à sa fiduciaire), l'envoi d'un E-mail de notification. Dans le cas des approbations, l'E-mail de notification invite le signataire à approuver ou rejeter les factures concernées.
Vous pouvez créer vous-même des actions attachées à des cachets.
Remarquez que Virtual Invoice crée automatiquement une action lors de l'inscription d'un nouveau signataire : Virtual Invoice attache l'E-mail d'invitation à approuver à l'apposition du cachet de demande d'approbation au signataire.
Pour ajouter une action, cliquez sur 
, et renseignez le code administrateur
Pour chaque nouvelle action, renseignez les éléments suivants :
Nom de l'action
Référence de l'action, codifiez là de manière à vous y retrouvez facilement lors de différentes recherches.
Evènement déclencheur
Soit l'apposition d'un cachet (spécifiez alors le nom du cachet), soit un transfert de documents FTP (spécifiez alors le nom de la session)
le type de mail à envoyer
Choisissez dans la liste le modèle d'E-mail ad-hoc.
Si vous désirez personnaliser un modèle d'E-mail, reportez-vous au chapitre Modèles d'E-mail
Pour terminer, sélectionnez le ou les destinataire(s) de l'E-mail à envoyer.
Cliquez sur 
pour enregistrer
Lorsqu'un nouveau signataire est créé, une action d'approbation est automatiquement ajoutée à cette liste. Nul besoin d'y retourner après chaque création de signataire.
