Dans le marché de la reconnaissance digitale des factures, deux méthodes ont vu le jour.
La première, «FreeForm Based», reconnaît tous les éléments de texte du document, les analyses et, sur base de règles définies par le développeur du logiciel, propose son «interprétation». Par exemple, le total de la facture sera recherché directement à droite de la mention « A payer/Te betalen ». Il n'est plus nécessaire de confectionner des masques au départ.
Cette solution est pratique puisqu'elle fonctionne immédiatement. Mais la diversité graphique des factures fait drastiquement chuter le taux de reconnaissance : une règle trop floue, un logo qui vient encombrer le document, un layout un peu trop "artistique", une mention non spécifiée et... la facture n'est plus interprétée correctement. Le taux de reconnaissance de ces solutions atteint actuellement, au mieux, les 80 %.
La deuxième , dite «Layout Based», s'attache aux layouts des factures (la disposition des zones sur la page) pour constituer une bibliothèque de «masques» : en fait des simples zones rectangulaires définies par l'opérateur et qui indiquent que telle zone contient un montant hors TVA, telle autre la date de la facture et ainsi de suite.
A n'en pas douter, le taux de reconnaissance est forcément excellent puisqu'il dépend de l'encodeur... Par contre, le travail de préparation est non négligeable et directement proportionnel au nombre de fournisseurs différents...
Virtual Invoice offre les avantages des deux méthodes : si un masque a déjà été défini pour ce fournisseur, il sera appliqué pour extraire les zones, sinon la méthode freeform est utilisée. Et la confection d'un masque est extrêmement simple : il suffit de pointer le montant ou le libellé avec la souris et Virtual Invoice mémorise la position pour la prochaine fois.
Ne créez ce ou ces masque(s) que si c'est vraiment nécessaire. N'hésitez pas au préalable d'exploiter l'option d'amélioration de la reconnaissance.
Précisons enfin que Virtual Invoice est également relié à différentes base de données en ligne (dont celle des assujettis à la TVA), ce qui permet, dès la reconnaissance du numéro de TVA de votre fournisseur, de croiser/compléter les informations reconnues et le contenu signalétique des bases de données.
