In de markt van digitale herkenning van facturen bestaan er twee methodes.
De eerste methode, «FreeForm Based», herkent alle tekstelementen van het document, analyseert deze en stelt op basis van vooraf door onze ontwikkelaars gedefinieerde regels, een interpretatie voor. Zo zal bijvoorbeeld het totaal factuurbedrag rechts van de tekst « A payer/Te betalen » gezocht worden. Men hoeft hiervoor bij aanvang geen lay-outs meer te definiëren.
Deze oplossing is zeer handig, omdat deze onmiddellijk werkt. Echter de grafische diversiteit aan facturen doet het herkenningspercentage gevoelig dalen: een onleesbare regel, een logo dat gans het document bedekt, een iets te artistieke lay-out, een niet nader gespecifieerde vermelding en ... de factuur wordt niet correct meer herkend. De herkenningsgraad van deze toepassingen bereikt op dit moment ten hoogste 80 %.
De tweede methode, zijnde «Layout Based», legt op basis van de lay-out van de facturen (afhankelijk van de plaats waar de gegevens zich bevinden) een bibliotheek aan van «lay-outs»: in feite gaat het hier om rechthoekige zones door de gebruiker vastgelegd. Zo kan een bepaalde zone een bedrag zonder btw bevatten, een andere zone de factuurdatum enz. ...
Zonder twijfel is de herkenningsgraad hier uitstekend, omdat deze afhangt van de gebruiker ... Het voorbereidend werk daarentegen is niet verwaarloosbaar en is rechtstreeks in functie van het aantal verschillende leveranciers ...
Virtual Invoice biedt de voordelen van deze twee methodes: indien er voor deze leverancier reeds een masker werd aangemaakt, dan wordt deze toegepast om de gegevens te vinden, zoniet wordt de freeform methode toegepast. Het aanmaken van een masker is uiterst eenvoudig: het volstaat om op het bedrag te staan of de tekst met de muis aan te duiden en Virtual Invoice bewaart deze plaats voor de volgende keer.
Maak geen lay-outs aan, tenzij dit echt nodig is. Aarzel niet om eerst gebruik te maken van de verbetering van de herkenning.
Vermelden we bovendien dat Virtual Invoice gelinkt is aan verschillende online databases (waaronder deze van de belastingplichtigen), hetgeen toelaat om vanaf de herkenning van het btw-nummer van uw leverancier, bepaalde informatie aan te vinken of in te vullen met de identificatiegegevens uit deze databases.
