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Dans ce chapitre vous retrouverez la description des différents champs définis dans WinBooks et quelques remarques éventuelles propres à la reprise de ce type de fichier.
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Ainsi certains champs des fichiers WinBooks n'acceptent que des valeurs prédéfinies. Celles-ci sont mentionnées dans la colonne Valeurs possibles. D'autres doivent être d'un type bien spécifique (logique ou date par exemple).
Etant donné que dans une opération diverse, certaines valeurs (journal, période,...) sont identiques pour toutes les écritures reprises dans cette opération diverse, WinBooks vous permet Lors de l'association des champs, vous avez la possibilité de renseigner des valeurs par défaut lorsque celles-ci n'ont pas été définies dans le fichier Excel.
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Définition de la colonne Type de champ
C = Caractère
N = Numérique
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Vous pouvez remplir les champs de type Logique de différentes manières.
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Définition des icônes de la colonne Obligatoire ? :
= champ obligatoire dans le fichier Excel.
= champ champ facultatif , ou rempli automatiquement (si valeur par défaut) lors de l'import si pas renseigné.
= présent suite à lchamp repris dans le fichier WinBooks suite à l'activation d'un paramétrage ou d'une option.
= champ rempli automatiquement par WinBooks, pas de liaison possible avec une zone Excel.
| Note |
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Lorsqu'une donnée facultative n'est pas renseignée, c'est la Valeur par défaut qui est prise en considération. |
| Advanced Tables - Table Plus | |||||||||||||||
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Les zones 'DATESTAMP', 'TIMESTAMP' et 'USERNAME' sont remplies automatiquement lors de l'importation pour autant qu'elles aient été activées. |
Valeurs par défaut et zones particulières
ACCOUNTGLRP
ACCOUNT et DOCTYPE
Le Dans le fichier des écritures comptables , la zone définie (ACT) comporte 2 champs relatifs au compte imputé. On distingue ainsi une zone pour le compte général ACCOUNTGL est différente de celle définie pour les comptes de celle dédiée aux comptes tiers (clients ou fournisseurs) ACCOUNTRP.
Dans le fichier Excel que l'on importe, on retrouvera fréquemment les deux types de compte (général et tiers) au sein d'un même champ. Celui-ci devra être associé à la zone ACCOUNT dans la partie WinBooks.
Pour éviter qu'il y ait confusion lors du traitement, il faudra cependant que le fichier Excel comporte un champ permettant de distinguer Pour éviter une source d'erreur, un seul champ pour les comptes généraux, des comptes clients et fournisseurs peut être défini dans le fichier Excelou fournisseurs. Ce champ doit quant à lui devra être associé à la zone Accountglrp.
| Info |
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C'est le champ Doctype qui détermine le type de compte et par ce fait le champ WinBooks qui sera rempli. |
AMOUNTEURCREDIT / AMOUNTEURDEBIT
zone DOCTYPE
AMOUNTEUR OU AMOUNTEURCREDIT/AMOUNTEURDEBIT
Dans le fichier Excel, il se peut que le montant se retrouve toujours dans un même champ, soit dans deux champs distincts selon qu'il s'agit d'un montant au débit ou un crédit.
Pour rémédier à cela, vous Vous avez deux possibilités pour importer les montants d'une opération diverse.
- Soit, cochez l'option Colonne solde dans les Valeurs par défaut si le fichier Excel ne comporte qu'un seul champ
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- relatif au montant. Le montant ainsi renseigné doit être signé
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- . Toutefois l'absence de signe indique qu'il s'agit d'un montant au débit. Le champ Excel devra être associé à la zone AMOUNTEUR.
- Soit,
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- cochez l'option
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- Colonne Débit et colonne Crédit dans les Valeurs par défaut
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- . Le champ AMOUNTEUR est éclaté en deux parties AMOUNTEURDEBIT et AMOUNTEURCREDIT.
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- Vous pouvez dès lors, dans votre fichier Excel prévoir les montants au débit dans une colonne et les montants au crédit dans une autre.
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- C'est le programme de reprise qui va gérer le sens du montant dans la zone AMOUNTEUR
Valeurs par défaut
En cliquant sur 
vous pouvez renseigner des valeurs par défaut (valables pour toutes les lignes à importer) lorsque celles-ci n'ont pas été définies dans le fichier Excel.
Vous pouvez ainsi attribuer , une Année comptable, un Code journal, une Période, un Code journal, un Numéro de document, une Date de document, un Commentaire ou un Commentaire Type de Compte.
| Warning |
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Si vous définissez une valeur par défaut via cette fenêtre, celle-ci ne pourra être modifiée que dans cette fenêtre et . Il ne pourra pas être associée un champ Excel. Sauf, si vous décochez vous sera pas possible d'associer une autre colonne Excel à la zone WinBooks concernée à moins d'appeler à nouveau cette fenêtre et de décocher l'option. |
| Note |
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Les zones CURRAMOUNT, CURRCODE et CURRATE ne doivent être remplies que si l'on désire injecter des montants en devises autres que EUR. Si un de ces champs est rempli, les autres doivent obligatoirement être renseignées. |
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Il est possible d'injecter une opération diverse en reprenant des montants dans les zones Débit ET Crédit pour le même compte (sur la même ligne).
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| Note |
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Si vous désirez importer des opérations diverses sur des comptes pour lesquels la gestion des véhicules est activée : Dans la zone commentaire du compte de charge pour lequel il y a la gestion des véhicules, commencez le commentaire par "CAR:_" suivi de la référence du véhicule. |
Contrôles particuliers
- Contrôle sur le type de journal d'opération diverse. Seules les imputations sur un journal de type "Journal d'opérations journalières" ou "Journal de réouverture" sont autorisées.
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