Klik op 
of selecteer Scannen in de menu Bestand of maak gebruik van de sneltoets F2 van het klavier.
Wanneer u een groep (of batch) facturen gaat scannen: kies één van volgende opties.
De optie BRON SELECTEREN: hier selecteert u uw scanner. Indien geen scanner correct werd aangesloten, dan is deze zone grijs (niet beschikbaar). U dient te beschikken over een scanner, die over een TWAIN- of WIA-driver beschikt en die aangesloten is op de PC waar Virtual Invoice werkt.
Voor de installatie en de basisparameters van de scanner, verwijzen wij naar de gebruikershandleiding van de leverancier van uw scanner.
De knop 
: geeft u toegang tot het parameterscherm van de scanner die u gebruikt. Dit parameterscherm verschilt van scanner tot scanner en dit in functie van de kenmerken eigen aan het model van scanner.
DOELMAP betreft de map waar u de gescande beelden wenst te plaatsen. Standaard stelt Virtual Invoice u de map « Scans » van het actieve dossier voor.
ARCHIVE ID:
Elk gescand document wordt sequentieel bewaard op basis van een naam (de Archive ID) en bestaat uit:
- een voorvoegsel of prefix: de naam van de map waarin u het papieren document gaat bewaren
- een volgnummer dat automatisch wordt aangemaakt: bijvoorbeeld, de plaats van het document in de klasseermap.
Dit laat u toe om op basis van de naam van het document, het papieren origineel vlug terug te vinden in de klasseermap. Een andere oplossing bestaat uit het kleven van een etiket met QR-code of met barcode 128 (met klasseringsnummer) op het papieren document.
Voor meer uitleg met betrekking tot deze topic, gelieve de Discussie m.b.t. de nummering van gescande en ingeboekte facturen te raadplegen.
Met FORMAAT kunt u kiezen tussen zwart en wit, grijstinten of scannen in kleur.
Virtual Invoice genereert pdf-bestanden met aangepaste compressie (adaptive compression), of anders gezegd, de grootte van het bestand wordt berekend in functie van de inhoud van de factuur.
Echter, de maximale grootte van 300 KB zal nooit overschreden worden.
Het pdf-formaat laat een uitwisseling van leesbare bestanden toe. Lees hierover meer in de rubriek Import - Export van documenten.
Zwart/wit: een erfenis uit het verleden! Wanneer een gekleurd origineel wordt gescand, passen bepaalde scanners het contrast slecht aan ten gevolge van de digitalisatie en verliezen informatie in aanwezigheid van gekleurde achtergronden: dit is normaal, de scanner kan enkel kiezen tussen twee mogelijkheden voor een kleurenpixel: zwart of wit: de kwaliteit van de OCR daalt hierdoor!
Zwart/wit formaat ten stelligste afgeraden
Het wordt ten stelligste afgeraden om uw documenten in het zwart/wit te scannen.
De visuele kwaliteit neemt niet alleen af, ook is het mogelijk dat bepaalde informatie verloren gaat, zoals hierboven beschreven.
Grijstint: bij raadpleging riskeren de logo's, annotaties of gele 'post it'-berichten niet opgemerkt te worden. Maar het is al veel beter dan Zwart/Wit.
Kleur: de beste oplossing. De scanning en verwerking zullen wel trager zijn, maar u behoudt de ganse rijkdom van het document. Onmisbaar in geval van Integere scanning. Documenten met een grootte van 250 KB, vormen geen probleem met de grootte van de harde schijven van tegenwoordig.
Scan Recto of Recto/Verso.
GEVORDERD:
De door blanco pagina's gescheiden documenten groeperen
De facturen met meerdere pagina's moeten samen gegroepeerd worden: dit geschiedt nog niet automatisch! Voor meer informatie, zie Groeperen van documenten met meerdere pagina's. Door deze optie aan te vinken, vraagt u aan Virtual Invoice om de pagina's die zich tussen twee blanco pagina's bevinden, als één factuur met meerdere pagina's te beschouwen en automatisch te groeperen. U kunt om het even welk volledig blanco A4-blad gebruiken.
Verbetering van de uitlijning (Auto deskew)
De meerderheid van de scanners kunnen dit zelf doen wanneer deze optie is aangevinkt. Indien niet, dan zal Virtual Invoice hier zelf voor zorgen tijdens de processing of verwerking.
Automatische detectie van het papierformaat
Standaard worden de documenten in A4-formaat gescand, wat ook betekent, dat wanneer u een ander formaat scant (zoals bv. een restaurantticket), het A4-formaat van toepassing blijft, ook al is het document veel kleiner. Vink deze optie aan om zwarte boorden te vermijden en kleine documenten in volle resolutie te bekomen.
Het hoofdstuk 'Gevorderde scanningparameters' legt uit hoe deze opties geactiveerd kunnen worden.
Toon de afbeelding tijdens de scanning
Het al dan niet weergeven van de afbeelding van het document tijdens de scanning. Het is aangeraden om deze functionaliteit te deactiveren wanneer uw scanner meer dan 30 afbeeldingen per seconde scant.
U hebt de mogelijkheid om batches van facturen te scannen, maar ook van andere documenten. Het tabblad ANDERE DOCUMENTEN, biedt u hiertoe de mogelijkheid. Het verschil? U kunt een andere map selecteren en andere formaten dan pdf.
