Virtual Invoice laat u toe om vlug facturen, die afkomstig zijn van externe programma's, te integreren, alsook documenten te exporteren naar andere programma's zoals Word of Outlook.
Wanneer u ze in een uw extern programma kunt 'kopiëren', dan kunt u ze waarschijnlijk ook 'plakken' in Virtual Invoice.
Enkele voorbeelden:
Een elektronische factuur komt toe via uw Outlook mailbox
Uw leverancier stuurt u een factuur als bijlage (attachment) van een e-mail. Klik op de bijlage met de rechtermuisknop en vervolgens op 'Copy'. In Virtual Invoice klikt u vervolgens met de rechtermuisknop in de documentenlijst van de door u gekozen directory, bv. @INVOICES, omdat het een elektronische factuur betreft en vervolgens 'plakt' u de inhoud van het klembord.
Als het een elektronische factuur betreft, dan moet men naast het pdf-bestand, die het beeld van uw factuur bevat, beslist ook het bijgevoegd .xml bestand, indien aanwezig, kopiëren en plakken. Dit bestand bevat de inhoud van de factuur (de verschillende bedragen en de betalingsinformatie).
Als dit bestand met de extensie .xml bestaat en u vergeet het in Virtual Invoice te kleven, dan wordt de factuur herkend zoals een gescand document.
U wenst facturen te importeren die op uw computer staan
Op analoge wijze, maakt u een selectie (knoppen Ctrl of Shift ingedrukt), kopieert u de geselecteerde facturen (rechtermuisklik en vervolgens "COPY") van de directory in de Virtual Invoice of Windows verkenner en 'plakt' ze in het venster van de documentenlijst van Virtual Invoice.
U wenst facturen te exporteren
U wenst bijvoorbeeld een kopie van een factuur aan één van uw leveranciers of klanten te versturen. Niets is eenvoudiger. Klik met de rechtermuisknop op de betrokken factuur of facturen en kies vervolgens Exporteren / Export bijlage en 'plak' deze in de externe toepassing, bijvoorbeeld Outlook. De factuur wordt automatisch bijgevoegd als bijlage aan uw mail.
Indien u meerdere facturen wenst te selecteren, klik met de rechtermuisknop op deze facturen en kies in de menu Exporteren / Export bijlage.
