Het doel van de module Automate is om, met behulp van verschillende services, een reeks achtergrondtaken uit te voeren. Taken zoals het automatisch uploaden van documenten naar Virtual Invoice, het automatisch inlezen van CODA-bestanden van uw banken, het automatisch inlezen van SODA-bestanden van sociale secretariaten of het automatisch verzenden van gegevens naar WinBooks View.
Het is dus niet meer nodig om bijvoorbeeld CODA-bestanden handmatig één voor één in elke dossier in te lezen. Ze worden automatisch in alle dossiers ingelezen waarvoor de automatisering van het inlezen van CODA-bestanden is geactiveerd.
De module Automate moet geactiveerd zijn op het niveau van uw WinBooks on Web-licentie. Uw dossier moet ook een WinBooks-ID hebben.
Activatie van de module Automate in het dossier
Instellingen - Configuratiescherm - Dossierinstellingen - Dossieropties - Tabblad Modules
Vink het vakje aan met betrekking tot de activering de module Automate en klik vervolgens op de knop 
.
Voor het activeren van een module in het configuratiescherm zijn administratorrechten vereist.
Hoe toegang krijgen tot de Automate?
Zodra de module op dossierniveau is geactiveerd, is de Automate toegankelijk via het menu Tools - Boekhouding - Automate.
Configuratie van de verschillende automatiseringen
Coda-bestanden beheren
Vink dit vakje aan om de aan coda's gekoppelde automatisering te beheren.
Inboeken
Automatische import
Als onderdeel van de automatische import heeft de gebruiker de mogelijkheid om zijn coda-bestand(en) automatisch te importeren, hetzij dagelijks, hetzij met een vertraging van x dagen.
Als de gebruiker de Codabox-oplossing gebruikt in combinatie met WinBooks on web, worden de coda-bestanden rechtstreeks vanop de Codabox-servers gedownload. Anders is het aan de gebruiker om zelf de directory die hij gewoonlijk gebruikt, in te voeren en daar zijn coda-bestanden te plaatsen. In beide gevallen is het vervolgens voldoende om op de knop 
te klikken om de coda-bestanden automatisch in de financiële verrichtingen van het dossier te importeren.
Dagelijks
Vink deze optie aan om uw coda's dagelijks te importeren.
Met vertraging
Vink deze optie aan om uw coda te importeren met een vertraging van x dagen (aan te geven door de gebruiker).
Op aanvraag
Vink deze optie aan om uw coda's op aanvraag te importeren.
Importeer tot
Vink deze optie aan om uw coda's te importeren tot en met een bepaalde datum (te bepalen door de gebruiker). In dit geval zal WinBooks on Web controleren of de coda-bestanden een datum hebben die lager is dan de opgegeven datum. Indien dit niet het geval is, worden coda-bestanden na de opgegeven datum niet in de financiële verrichtingen geïmporteerd.
Beheer loonbestanden
Vink deze optie aan om automatisch de loonbestanden van uw sociaal secretariaat te importeren. De soda-bestanden moeten eerder door de gebruiker in de gebruikelijke map zijn geplaatst.
In het geval van een automatische import, worden coda-bestanden en soda-bestanden om 05h00 AM in de dossiers geïmporteerd.
Beheer Back-up View
Vink dit vakje aan om de automatische export van uw dossier naar WinBooks View te beheren.
Het automatisch verzenden van de View-back-up vereist een eerste export van het boekhouddossier naar WinBooks View.
Frequentie
Bepaal de frequentie van het verzenden van uw back-up.
Elke dag
De back-up van uw boekhouddossier wordt elke dag naar WinBooks View gestuurd.
Elke week
De back-up van uw boekhouddossier wordt één keer per week naar WinBooks View gestuurd. Geef in dit kader de dag van verzending aan.
Hoe kan de gebruiker de status van de Automate bekijken?
De verschillende statussen van de Automate en de gegenereerde automatiseringen zijn zichtbaar in de menubalk.
Ze worden gesymboliseerd door kleurcodes en een verklarende tooltip wanneer de gebruiker zijn muis over het gekleurde vierkant beweegt.
| Status van de Automate | |
|---|---|
| Geeft aan dat er geen taak is uitgevoerd. |
| Geeft aan dat één (of meerdere) taak(en) niet correct is (zijn) uitgevoerd. |
| Geeft aan dat één (of meerdere) taak(en) uw aandacht vraagt (vragen). |
| Geeft het aantal verwerkte documenten aan en dat alles goed is verlopen. |
Historiek Automate
De historiek van de door de Automate uitgevoerde taken is toegankelijk via het menu Tools - Boekhouding - Historiek Automate.
Type
Selecteer in het afrolmenu het type taken dat u wilt bekijken:
- Alles
- Coda
- Lonen
- Codabox
Status
Selecteer in het afrolmenu de status van de taken die u wilt weergeven:
- Alles
- Te verwerken
- Waarschuwing
- Fout
- In verwerking
- Verwerkt
- Fout verwerking
Lezen
Selecteer de bestanden in het vervolgkeuzemenu:
- Alles
- Gelezen
- Ongelezen
Van...Tot....
Selecteer in de afrolmenu's een datum van ... tot ...
| De knoppen | |
|---|---|
| Markeert alle aangevinkte records in het raster als gelezen. |
| Markeert alle aangevinkte records in het raster als ongelezen. |
| Sluit het venster Historiek van de Automate. |
| Selecteert alle records in het raster. |
| Deselecteert alle records in het raster. |
