De bedoeling van dit hoofdstuk is u enkele scenario’s van goedkeuringen voor te stellen maar ook de configuratie ervan uit te leggen.
Wat moet u op voorhand voorbereiden?
- Een of meerdere ondertekenaars moeten toegevoegd worden.
- Een of meerdere leveranciers moeten in de boekhouding toegevoegd worden.
- Op twee vragen een antwoord geven:
In het eenvoudigste geval, hebt u om een factuur te kunnen betalen alleen maar de goedkeuring van de CEO nodig.
In het scherm 'Instellingen Leverancier', maak gewoon een nieuwe regel 'FORWARDTO chief executive officer'.
Klik hiervoor op 'Regels' en nadien op 'NIEUW'.
Vervolgens moet u de regel definiëren voor de bepaalde leverancier en op 'Bewaren' klikken.
Het is mogelijk een regel aan meerdere ondertekenaars tegelijkertijd toe te wijzen.
Daarvoor, moet u de verschillende lijnen selecteren, de regel kiezen en deze verandering opslaan.
Gebruik de toetsen CTRL of SHIFT om meerdere leveranciers te selecteren. CTRL + A om alles te selecteren. |
Om de factuur te kunnen betalen, is de goedkeuring van de CEO vereist. En om ervoor te zorgen dat de factuur bij de CEO toekomt moet de secretaresse de factuur eerst goedkeuren.
In het scherm 'Instellingen per leverancier', selecteert u de ondertekenaar 'Secretary CEO' in de kolom 'Eerste ondertekenaar' en de ondertekenaar 'CEO' in de kolom 'Betalingsregel'.
Als de secretaresse de aanvraag goedkeurt, zal een goedkeuringsaanvraag automatisch naar de Directeur verzonden worden.
In dit geval, heeft de secretaresse de goedkeuring van de Sales Manager of van de Marketing Manager nodig, om vervolgens het document te laten goedkeuren door de CEO.
In dit geval, heeft de secretaresse de goedkeuring van de Sales Manager EN de Marketing Manager nodig om het document te laten goedkeuren door de CEO.
In dit geval wordt de factuur eerst naar de CEO verzonden. Deze kan dan de goedkeuring van een van zijn medewerkers vragen. Vanaf het moment dat de factuur door de medewerker goedgekeurd of geweigerd is, komt de factuur terug bij de CEO voor goedkeuring (of weigering).
Dit scenario is hetzelfde als het vorige, doch met de uitzondering dat de 'BOSS' de facturen na de CEO goedkeurt.
Herneem het schema van scenario 5, maar vervang het scherm van de goedkeuringsparameters als volgt:
In dit geval, is de 'Secretary CEO' verplicht een goedkeuringsaanvraag naar een andere persoon te sturen.
Vanaf nu, zal het document in haar directory blijven totdat zij een goedkeuringsaanvraag stuurt naar een van deze ondertekenaars, zelfs als zij het document zelf goedkeurt.
Zij is dus verplicht een aanvraag te sturen om de factuur te laten goedkeuren.
Dankzij deze sterke flexibiliteit kan een goedkeuringsaanvraag naar de verantwoordelijke van een bepaald project gericht worden op basis van een herkend veld (bijvoorbeeld een projectnummer) in een instelbare zone zoals “project referentie”. |
Deze regels kunnen ook in de bijzondere regels toegepast worden, als regel voor de eerste ondertekenaar of als regel voor de betaling. |
4. Voorbeeld van een regel met waarden van analytische stempels
Als de analytische afdeling MARKETING is, stuur het dan naar de ondertekenaar 'marketing', anders als de analytische afdeling VERKOOP is, stuur het dan naar de ondertekenaar 'sales'.
Opgelet: de waarden van de analytische stempels kunnen niet gebruikt worden in de specifieke regels. |