U kunt de kosten van een factuur nu spreiden over meerdere perioden of over twee boekjaren, bijvoorbeeld bij het invoeren van een verzekeringsfactuur.
Om dit te doen, activeert u het instelbare veld ' Te spreiden' via de menu Dossier/ Parameters/Bestanden/tabblad Boekhoudplan.
Zodra dit veld is geactiveerd, moet u:
- een dagboek diverse posten aanmaken van het type 'Spreiding DP';
- dit dagboek van het type 'Spreiding DP' en een wachtrekening in het menu Dossier/Parameters/Algemeen/Automatische DP/ tabblad 'Te spreiden' invullen.
- Vink voor elke algemene kostenrekening die onderworpen zou kunnen zijn aan de spreiding van kosten, het vakje 'Te spreiden' aan.
Wanneer u bijvoorbeeld een vervaldatumbericht voor de brandverzekering boekt, krijgt u bij het opslaan van deze factuur een toewijzingstabel te zien.
U kunt dan uw spreidingstype kiezen en een datumbereik invoeren 'Van ……. Tot…… '
Wanneer het datumbereik is ingevoerd, wordt de tabel automatisch ingevuld met de verdeling per periode volgens de gekozen optie.
- Eenvoudige spreiding over een aantal periodes (maximaal 12): per maand
- Spreiding over twee boekjaren naar rato van het aantal maanden
- Spreiding over twee boekjaren naar rato van het aantal dagen
Als u een datumbereik invult voor een 'eenvoudige spreiding over een bepaald aantal periodes', worden alleen de velden maand en jaar gebruikt aangezien de verdeling per maand gebeurt.
Als u bijvoorbeeld wilt dat een vervaldagbericht, ontvangen op 17/09/2020, wordt gespreid over 12 periodes, moet u 08/2021 als einddatum opgeven.
Bewaar vervolgens de spreiding en de verschillende diverse verrichtingen worden direct in elke periode geboekt.
Als het volgende boekjaar nog niet open is, worden de spreidingsboekingen opgeslagen in een wachtbestand. Deze boekingen zullen automatisch worden geregistreerd wanneer het volgende boekjaar wordt geopend.
Als een factuur die aanleiding geeft tot een spreiding moet worden gewijzigd, moet u deze eerst verwijderen en opnieuw inboeken.
Als u een factuur verwijdert die de bron is van een spreiding, dan wordt de spreiding samen met de factuur verwijderd. Er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven.
U kunt ook een spreiding van de kosten bekijken via de menu Operaties / Visualisatie van de spreiding van kosten.
Vul het boekjaar, de dagboekcode, de periode en het nummer van de factuur die aan de basis ligt van de weer te geven spreiding van kosten, in.
En druk op de knop Show (Weergeven).
Voorbeelden:
1° Eenvoudige spreiding over een aantal periodes (maximaal 12): Per maand
Voor een kost van 12.000 euro op datum van 15/03/2020 op de rekening 614001
Spreiding van 03/2020 tot 02/2021
13 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (de eerste diverse post om de kost tegen te boeken, daarna 12 diverse posten voor het spreiden van deze kost)
DP 'SPREID 20030001' D 49xxxx 12.000 à C 613xxx 12.000 (op factuurdatum)
DP 'SPREID 20030002' D 614001 1.000 à C 49xxxx 1.000 (op factuurdatum)
DP 'SPREID 20040001' D 614001 1.000 à C 49xxxx 1.000 (op 01/04/2020)
DP 'SPREID 20050001' D 614001 1.000 à C 49xxxx 1.000 (op 01/05/2020)
………
DP 'SPREID 20120001' D 614001 1.000 à C 49xxxx 1.000 (op 01/12/2020)
DP 'SPREID 21010001' D 614001 1.000 à C 49xxxx 1.000 (op 01/01/2021) → Jaar 2
DP 'SPREID 21020001' D 614001 1.000 à C 49xxxx 1.000 (op 01/02/2021) → Jaar 2
2° Spreiding over twee boekjaren naar rato van het aantal dagen
Voor een kost van 12.000 euro op datum van 15/03/2020 op de rekening 614001
Spreiding van 15/03/2020 tot 14/03/2021 (kies de optie die toelaat om enkel te spreiden over de twee boekjaren in verhouding tot het aantal dagen)
3 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (de eerste diverse post om de kost tegen te boeken, daarna 2 diverse posten voor het spreiden van deze kost)
DP 'SPREID 20020002' D 49xxxx 12.000 à C 613xxx 12.000 (op factuurdatum)
DP 'SPREID 20020003' D 614001 (12.000 * 320/366) à C 49xxxx (12.000 * 320/366)
DP 'SPREID 21010001' D 614001 (12.000 * 45/366) à C 49xxxx (12.000 * 45/366) (Het saldo)
3° Spreiding over twee boekjaren naar rato van het aantal maanden
Voor een kost van 12.000 euro op datum van 15/03/2020 op de rekening 614001
Spreiding van 15/03/2020 tot 14/03/2021 (kies de optie die toelaat om enkel te spreiden over de twee boekjaren in verhouding tot het aantal maanden)
3 diverse posten worden gegenereerd in het dagboek SPREID (de eerste diverse post om de kost tegen te boeken, daarna 2 diverse posten voor het spreiden van deze kost)
DP 'SPREID 20020002' D 49xxxx 12.000 à C 613xxx 12000 (op factuurdatum)
DP 'SPREID 20020003' D 614001 (12.000 * 10/12) à C 49xxxx (12.000 * 10/12)
DP 'SPREID 21010001' D 614001 (12.000 * 2/12) à C 49xxxx (12.000 * 2/12)
Wanneer u een spreiding maakt in een boekjaar dat nog niet bestaat, omdat u deze nog niet hebt geopend, worden de spreidingsboekingen voor dit boekjaar in een wachtbestand opgeslagen. Bij het openen van dit nieuwe boekjaar worden deze boekingen automatisch overgenomen.
Deze functionaliteit is niet beschikbaar voor dossiers met driemaandelijkse periodes.
Technische opmerking: er zijn 3 bestanden nodig om deze functionaliteit soepel te laten werken.
- DISTRIB.dbf: dit bestand bevat de relaties tussen de originele factuur en de verschillende verrichtingen van de spreiding.
- ACTDISTR.dbf : wachtbestand met boekingen in te lezen in het volgende boekjaar tijdens de archiveringsprocedure.
- ANTDISTR.dbf : wachtbestand met analytische gegevens in te lezen in het volgende boekjaar tijdens de archiveringsprocedure.
La répartition des charges d'une facture (A partir du release 8 prévu courant 2021)
