Pour envoyer les rappels, vous devez générer préalablement une proposition de rappels. 

Pour faciliter votre travail, les options de sélection ainsi que le résultat de la recherche sont affichés dans le même écran.

Est reprise ici la description de l'écran de proposition tel qu'il se présente à vous, après que vous avez entré au moins une fois vos paramètres de rappels (détaillé dans la rubrique : Paramétrer la gestion des rappels).

OUTPUT - GESTION - DIVERS - RAPPELS DE PAIEMENT 

Lancez la procédure de calcul des rappels de paiements en cliquant sur le bouton

Critères de sélection des rappels de paiements

Facture échues au

Renseignez dans ce champ la date pivot de calcul de vos rappels de paiements. WinBooks On Web se basera sur cette date pour calculer si une facture est échue ou non.

Si vous avez demandé de reprendre les opérations diverses et/ou financières sur vos lettres de rappel, celles-ci seront reprises quelque que soit la date de sélection.

Niveaux de ... à

Renseignez les niveaux pour lesquels vous désirez effectuer la procédure de calcul des rappels de paiements.

Vous pouvez filtrer les clients affichés à l'écran selon le niveau de rappels à imprimer en sélectionnant les niveaux souhaités. Ceci limite donc la liste des clients affichée selon le niveau de rappel à imprimer.

Utile pour les impressions regroupées pour un envoi en recommandé par exemple.

Clients de ... à

Vous pouvez limiter le calcul des rappels pour un client ou un intervalle de client. Pour un seul client, vous indiquerez la référence client dans cette zone et la reprendrez dans la zone suivante. Pour un intervalle de client, vous pouvez faire la sélection en vous basant sur l'ordre alphabétique ou par N° de TVA des références clients.

Filtrer sur cette catégorie

Si vous avez attribué des catégories à vos clients, il est possible de sélectionner une catégorie, pour que seuls les clients de cette catégorie soient repris sur la liste. Vous pourrez en effet avoir des accords avec certains clients pour qu'ils ne reçoivent jamais de rappel et ainsi les exclure du calcul de rappels.

Afin d'être cohérent, il est important que vous soyez en ordre d'encodage de vos financiers avant de lancer la procédure de rappels de paiements.

Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur le bouton 

La dernière sélection effectuée est toujours conservée. Vous pouvez la modifier à tout moment pour autant que vous recalculiez la proposition à chaque fois.

Écran de propositions de rappels de paiements



La partie centrale de la fenêtre de proposition est subdivisée en deux parties. La partie supérieure reprend le montant global à rappeler par client. La partie inférieure reprend sous forme de balance âgée le détail des transactions reprises sur un rappel.

Vous pouvez dès à présent contrôler et/ou de modifier la sélection, le niveau de rappel des différents clients repris dans la proposition et passer à l'envoi des rappels. 

Il est également possible de générer une proposition de rappel pour un client en cliquant sur  à partir de sa fiche signalétique.

Les colonnes (Partie "montant global")

Sélectionner

Par défaut, tous les clients sont sélectionnés pour l'envoi des rappels.

Décochez cette case pour les clients qui ne doivent pas recevoir de rappel.

Vous pouvez également Sélectionner ou Désélectionner tous les clients en cliquant sur 

Référence

Référence de votre client

Nom

Nom complet du client

Adresse e-mail

Cette colonne reprend l'adresse e-mail du contact auquel le rappel doit être envoyé par mail.

Il est possible de modifier ou de renseigner l'adresse e-mail du client (si celle-ci est manquante).  Si vous le désirez, la fiche du contact client sera automatiquement mise à jour.

Vous ne pourrez pas envoyer de rappels par mails si l'adresse e-mail n'est pas renseignée pour un ou plusieurs clients sélectionnés.

Solde

Ce montant reprend le total des colonnes qui suivent. Il correspond au solde comptable du client.

Echu

Ce montant correspond au montant total des factures dont l'échéance est dépassée et des documents lettrés avec celles-ci.


Ce montant est toujours une valeur positive. Pour calculer ce montant, WinBooks On Web procède par groupes de transactions.


Par exemple :

Une facture échue de 25000 Euros, lettrée avec aucun paiement : le résultat est positif et s'inscrit donc dans la colonne Echu;
Une facture échue de 2345 Euros, mais lettrée avec un paiement de 5000 Euros: le résultat est négatif (2345 - 5000 = -2655 Euros) : le montant s'inscrit dans la colonne Autre et ainsi de suite.

À échoir

Ce montant correspond au montant total des factures dont l'échéance n'est pas dépassée et des documents lettrés avec celles-ci.


Ce montant est toujours une valeur positive. Pour calculer ce montant, WinBooks On Web procède par groupes de transactions.

Par  exemple :

Une facture non échue d'une valeur de 70000 Euros est lettrée avec 2 paiements. Le résultat est négatif (70000 - 40000 - 25000 = -5000 Euros) et s'inscrit dans la colonne Autre.
Une facture non échue d'une valeur de 22000 Euros n'a été lettrée avec aucun paiement : le résultat est positif et s'inscrit donc dans la colonne  À échoir.

Autre

Ce montant est composé comme suit :

  • Les paiements, notes de crédit ou tout montant diminuant la créance et non lettrés avec une facture.
  • Tout montant négatif résultant de factures échues ou non avec les paiements y associés.
Intérêts

Ce montant correspond au montant des intérêts calculés par le programme sur base des paramètres définis. 

Frais

Ce montant correspond au montant des frais calculés par le programme sur base des paramètres définis. 

Niveau reçu

Reprend le dernier niveau de rappel déjà envoyé au client.

Niveau à envoyer

Reprend le niveau du rappel qui sera imprimé/envoyé pour ce client. Ce niveau se met à jour lors de l'impression à condition de l'avoir confirmé à ce moment-là. Vous pouvez cliquer dans la colonne Niveau à envoyer à hauteur du client souhaité pour sélectionner un autre niveau.

Les colonnes (Partie "Détail des transactions")

La majorité des colonnes est identique à celles expliquées ci-dessus.  Des colonnes ont été ajoutées pour reprendre entre autre certaines informations propres aux transactions telles que, le commentaire ou le lettrage.

Pour terminer, ces transactions sont également ventilées dans différentes colonnes sous forme d'une balance âgée.

La colonne Sélectionner vous permet d'inclure ou d'exclure une ou plusieurs transactions pour un client.

Le bouton  vous permet de zoomer et donc de visualiser le détail d'une transaction.

L'envoi des rappels

Par Mail

Cliquez sur  pour envoyer les rappels par mail.  Confirmez, et, les e-mails sont envoyés directement aux destinataires. À la fin du traitement, il vous est demandé de mettre les niveaux de rappel à jour ou pas. 

La colonne statut sera dès lors mise à jour.

Le mail contiendra directement le texte du rappel défi dans le chapitre Textes de rappel.


WinBooks On Web offre la possibilité de s'envoyer d'abord un email test afin de visualiser les informations que l'on désire envoyer à son client. Pour ce faire, cliquez sur le bouton


Imprimer

Cliquez sur  pour imprimer les rappels. Ceux-ci sont préalablement affichés à l'écran. À la fin du traitement, il vous est demandé de mettre les niveaux de rappel à jour ou pas.


Autres fonctionnalités

Le bouton  permet d'augmenter d'un niveau, le niveau de rappel à envoyer de tous les clients repris dans la proposition de rappel.

Le bouton  vous permet d'accéder à la gestion de l'historique des rappels. 

Il est également possible d'accéder à l'historique des rappels envoyés à un client via sa fiche client en cliquant sur 

Haut de page