Options de paramétrage des rappels

Onglet Options

Paramètres

Niveau maximum de rappel

Par défaut, WinBooks On Web permet de gérer en standard 8 niveaux de rappel. Le niveau 1 correspondant au ton le plus neutre, le niveau 8 au ton le plus sévère. Ces modèles peuvent être personnalisés via les fonctions reprises sous l'onglet En-tête et pied de page du rappel. 

Intervalle entre les rappels (jours)

Par défaut, WinBooks On Web ne contrôle pas la date du dernier envoi. Mais, si vous voulez éviter qu'un client reçoive des rappels à des intervalles trop rapprochés, vous pouvez entrer le délai à respecter entre deux envois. Ainsi, si vous introduisez comme délai 10 JOURS, et que vous générez des lettres de rappels une fois par semaine, vous éviterez qu'un client qui était repris sur la liste de la semaine passée, le soit à nouveau cette semaine.

Délai toléré avant rappel

Indiquez le nombre de jours de retard que vous tolérez par rapport à la date d'échéance de votre créance.

Montant minimum à prendre en considération

Entrez le montant total échu à partir duquel vous souhaitez envoyer un rappel au client. En effet, vous pouvez décider de ne pas envoyer des rappels pour des petits montants, les frais d'envoi de rappel et de traitement étant par exemple trop élevés par rapport au montant échu. 

Gestion de l'historique des rappels

Dans WinBooks On Web, il est possible de garder l'historique de tous les rappels imprimés et/ou envoyés aux clients. Cochez cette case pour activer cette fonctionnalité.

Utiliser les modèles Word

Cochez cette case si vous désirez créer votre modèle de lettres de rappels à partir d'un document Word

Autres documents à prendre en compte

Par défaut, seules les factures échues (sur base de la date pivot de calcul) sont reprises sur le rappel.

Tenir compte des notes de crédit

Cochez cette option  pour afficher également les notes de crédits qui n'ont pas fait l'objet d'un lettrage avec les factures.

Tenir compte des financiers

Cochez cette option pour afficher également les financiers qui n'ont pas fait l'objet d'un lettrage avec les factures.

Tenir compte des opérations diverses

Cochez cette option pour afficher également les opérations diverses qui n'ont pas fait l'objet d'un lettrage avec les factures.

Intérêts de rappel

Vous pouvez tenir compte d'un calcul d'intérêts lors de l'envoi de vos rappels.

Gestion des intérêts de rappel depuis 

Si vous désirez activer la gestion des intérêts de rappel, cochez cette case 

Niveau

Spécifiez le niveau de rappel à partir duquel le calcul des intérêts sera effectué.

Taux d'intérêt annuel

Indiquez ici le % pour le calcul des intérêts

Méthode %

Ce calcul peut se faire soit sur une base quotidienne, soit mensuelle.

Le résultat peut être expliqué de la façon suivante :

Sur une base quotidienne, le premier jour qui suit l'échéance de la facture est considéré comme le 1er jour de calcul d'intérêts. Il est alors considéré comme une fraction de l'année pour avoir le ratio de calcul.

Par exemple, une facture de 1000 Euros qui est échue depuis 1 jour à un taux d'intérêt de 10 % nous donnera comme intérêts : 0,27 Euros. Détail du calcul : 1000 Euros * 10 pour cent * 1/365 = 0,27 Euros

Sur une base mensuelle, le mois dans lequel la date d'échéance est atteinte sert déjà de base au calcul d'intérêts.

Reprenons notre exemple : 1000 Euros * 10 pour cent * 1/12 = 8,33 Euros

Montant dû minimum

Introduisez ici le montant minimum que vous souhaitez voir appliquer par facture sur le rappel. Si les intérêts calculés n'atteignent pas le montant minimum, WinBooks On Web appliquera ce montant minimum. 

Montant dû maximum

Introduisez ici le montant maximum que vous souhaitez voir appliquer sur le rappel.

Si les intérêts calculés pour cette lettre de rappel dépassent le montant maximum, WinBooks On Web appliquera ce montant sur le rappel.

Coûts de rappel

Vous pouvez tenir compte de frais administratifs lors de l'envoi de vos lettres de rappels. Ces coûts de rappel peuvent êtres calculés à partir d'un certain niveau ou par niveau

Gestion des frais de rappel depuis le niveau

Si vous désirez activer la gestion des coûts de rappel, cochez cette case et sélectionnez le niveau de rappel à partir duquel le calcul des coûts sera effectué.

Vous pouvez opter pour un montant fixe ou un montant variable.

Niveau

Spécifiez le niveau de rappel à partir duquel les coûts de rappel seront calculés.

Montant fixe

Introduisez le montant des coûts qui sera repris sur le rappel.

Vous devez ensuite préciser si le calcul se fait par facture échue ou par rappel.

Calculé par facture

Ce mode indique au programme que vous souhaitez multiplier le nombre de factures échues par la valeur des frais fixes.

Calculé par rappel

Ce mode indique au programme que vous souhaitez recevoir la valeur des frais fixes une seule fois sur le rappel. Le fait d'envoyer un second rappel ne doublera pas le montant des frais fixes.

Montant variable

Si vous choississez un montant variable, vous devrez introduire un pourcentage par rapport au montant dû.

Pourcentage du montant dû

Introduisez le pourcentage qui servira de base de calcul pour WinBooks On Web pour la valeur des coûts. Le calcul est ici fait sans tenir compte du nombre de jours depuis l'échéance des factures.

Montant dû minimum

Introduisez ici le montant minimum que vous souhaitez voir appliquer sur le rappel. Si les coûts calculés pour ce rappel n'atteignent pas le montant minimum, WinBooks On Web appliquera ce montant minimum. 

Montant dû maximum

Introduisez ici le montant maximum que vous souhaitez voir appliquer sur le rappel.

Si les coûts calculés pour ce rappel dépassent le montant maximum, WinBooks On Web appliquera ce montant sur le rappel.

La proposition de rappels indique le montant des intérêts et/ou coûts de rappel calculés en fonction des paramétrages.

Si vous deviez modifier votre paramétrage, n'oubliez pas de calculer une nouvelle proposition de rappels.

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