Het venster met batches is toegankelijk via de linkermenubalk of via het tabblad 'Documenten' van een dossier en geeft de status weer van de documenten die in behandeling zijn op het digitalisatieplatform.
Aanmaakdatum
Geeft de tijd en de datum van de upload (van de transport) naar het Portaal weer.
Bestemming
Geeft de software van bestemming aan waarnaar het document zal worden getransfereerd.
Status
Geeft de huidige status van het document weer.
Afhankelijk van het type herkenningspatroon, de geldigheid, het aantal verwerkte documenten, de kwaliteit van de geüploade scan, kan de status verschillen. De meest voorkomende statussen zijn 'In afwachting van standaardverwerking' en 'Standaardverwerking beëindigd'. Zie het hoofdstuk Batches voor meer informatie. Klik op 
om de laatste status van uw documenten te bekijken.
Als u meer informatie wilt over de status van uw documenten, klik dan op de gekleurde status van deze. Zie het hoofdstuk Batches voor meer informatie.
Aantal documenten
Geeft het aantal documenten weer. Als u meer informatie wilt over een van uw documenten, klik dan op het nummer dat het aantal documenten weergeeft.
Het aantal documenten komt niet altijd overeen met het aantal facturen dat op het platform is verzonden.
Dossier
Geeft de naam van het dossier van de betrokken batch weer.
Licentie
Geeft de naam van de licentie van de betrokken batch weer.
Klik opom de status van uw batch en de status ervan in realtime te bekijken.
Wat is een batch ?
Batch ?
Een batch is een verzameling van documenten. Klantensoftware zoals WinBooks Connect bijvoorbeeld, maken batches van documenten aan om deze ofwel naar de OCR (herkenning) te sturen, ofwel om deze documenten naar een andere klantensoftware te transporteren.
Enkele voorbeelden:
- Virtual Invoice of WinBooks on Web verstuurt facturen naar de OCR en downloadt de resultaten om deze facturen in te boeken.
- WinBooks Connect verstuurt door de ondernemer geüploade facturen naar de accountant (met of zonder OCR) om deze in de boekhouding in te boeken.
- WinBooks on Web of WinBooks Classic verstuurt bewaarde gegevens van het dossier naar WinBooks View om rapporten te genereren en de boekhouding te analyseren.
- Software van derden die toegang hebben tot ons digitalisatieplatform, versturen facturen naar de accountant (met of zonder OCR) om in de boekhouding te worden geboekt.
De status van een batch laat toe om zijn actuele status te kennen en de nog te realiseren volgende stappen te verwezenlijken.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| De batch kan niet gesloten worden. Er is een fout opgetreden. De meest voorkomende oorzaken zijn:
Raadpleeg de logs om meer informatie te bekomen. De batch kan ofwel verwijderd worden ofwel gesloten nadat het probleem is opgelost. |
| De batch is in afwachting van de Optimum OCR herkenning. |
| De batch is in afwachting van de Premium OCR herkenning (deze herkenningsmethode neemt 24 uur in beslag). |
| De huidige status van uw patroon laat geen Optimum OCR herkenning meer toe (herkenningsuniteiten zijn op of de vervaldatum is verstreken). Om de behandeling te hernemen is het toevoegen van een nieuw patroon van hetzelfde type vereist. |
| De huidige status van uw patroon laat geen Premium OCR herkenning meer toe (herkenningsuniteiten zijn op of de vervaldatum is verstreken). Om de behandeling te hernemen is het toevoegen van een nieuw patroon van hetzelfde type vereist. |
| De licentie bevat geen Transport-patroon. Deze kan gratis worden toegevoegd in het scherm van de patronen. |
| De batch werd correct verwerkt en is klaar om in de toepassing van de klant te worden gedownload. |
| De batch werd correct verwerkt en is klaar om in de toepassing van de klant te worden gedownload. |
| De batch werd correct getransporteerd zonder gebruik en vermindering van de OCR herkenningspatronen. |
| De batch vereist een goedkeuring om verder te kunnen worden behandeld. |
Maak gebruik van de functie 'Filters' naast het zoekveld om eenvoudig te visualiseren wat u zoekt. De filters kunnen gebaseerd zijn op:
| Status | Dossier | Toepassing | Bestemming | Type |
|---|---|---|---|---|
| Klaar: batches klaar om te downloaden | Selecteer het gewenste dossier | Selecteer de gewenste toepassing | WinBooks Classic | Standaard/Optimum patroon |
| In verwerking: batches in verwerking | WinBooks on Web | Premium patroon | ||
| Fout: batches die fouten bevatten | Virtual Invoice | Transport patroon | ||
| Niet gesloten: batches die niet gesloten zijn | WinBooks View | |||
| WinBooks Connect |
Een simpele klik op de status van een batch geeft toegang tot de details ervan.
Details van een batch
Het scherm van een batch van documenten laat u toe om toegang te hebben tot volgende informatie:
