1 - Les opérations effectuées par WinBooks
1.1 - Création de la licence sur le portail de digitalisation
La création de la licence sur le portail de digitalisation est effectuée par le service administratif de WinBooks.
En aucun cas il ne faut créer la licence manuellement sur le portail de digitalisation.
1.2 - Création des modules
L'activation du module Connect et son activation sont également réalisés par WinBooks.
1.3 - Ajout d'une cartouche à la licence
Une fois la licence créée sur la plate-forme de digitalisation, le service administratif de WinBooks y ajoutera une ou plusieurs cartouches en fonction de la commande passée.
Si le client désire travailler avec de la reconnaissance il devra obligatoirement acquérir une cartouche de reconnaissance OCR de type Premium ou Optimum. Dans le cas contraire seule une cartouche de transport sera créée.
2 - Les opérations effectuées par le revendeur WinBooks
2.1 - Création de l'utilisateur "Admin"
Au niveau de la licence sur le portail de digitalisation, sélectionnez le menu . Dans la barre supérieure de l'écran des utilisateurs, cliquez sur
Remplissez soigneusement les différents champs, sélectionnez le profil 'Licence Admin' dans le menu déroulant et générez lui un mot de passe en cliquant sur
.Cliquez ensuite sur et communiquez le WinBooks ID (l'dentifiant) et le mot de passe à l'utilisateur admin.
3 - Les opérations à effectuer par l'utilisateur "Licence Admin" sur le portail de digitalisation
Exemple : Prenons l'exemple d'un bureau comptable composé de 3 collaborateurs.
Grâce à son WinBooks Id, l'utilisateur 'Licence Admin' peut à présent se connecter au portail de digitalisation à l'adresse suivante : https://customers.winbooks.be/portal/login et ainsi créer les identifiants de ses collaborateurs.
3.1 - Création des autres collaborateurs du bureau comptable
Dans le menu
du portail de digitalisation, l'utilisateur 'Licence Admin' crée les identifiants de connexion de ses collaborateurs.Les différents niveaux:
Niveau utilisateur | Droits |
---|---|
Utilisateur | Peut accéder aux dossiers autorisés Peut créer des batches avec des documents dans ces mêmes dossiers |
Power User | Peut créer de nouveaux dossiers/sociétés ou de nouveaux utilisateurs Peut définir les droits d'accès pour les autres utilisateurs aux dossiers auxquels il peux accéder Peut créer des journaux dans les dossiers auxquels il peux accéder Peut créer des batches avec des documents dans les dossiers auxquels il peux accéder Peut télécharger des batches avec des documents dans les dossiers auxquels il peux accéder Peut activer des modules dans les dossiers auxquels il peux accéder |
License Admin | Mêmes droits que le Power User Peut activer des modules de licence |
L'utilisateur 'Licence Admin' choisira avec soin le niveau qu'il attribuera à ses collaborateurs. Il peut s'il le désire, attribuer à chaque collaborateur de son bureau comptable un niveau équivalent au sien.
3.2 - Création des groupes et/ou des rôles pour les collaborateurs du bureau comptable
L'utilisateur "Licence Admin" à le choix soit de créer un groupe pour les différents utilisateurs du bureau comptable, soit créer les rôles un par un.
Dans le menu winbooks.be) ainsi que les login de ces 2 autres collègues en cliquant simplement sur .
du portail de digitalisation," l'Utilisateur Admin" va créer un Groupe "Utilisateurs fiduciaire" afin d'y ajouter son propre login (ap+accountantclassic@Le groupe 'Utilisateurs fiduciaire est à présent créé. En double cliquant sur cette ligne, il peut à présent y ajouter son propre identifiant ainsi que les identifiants de ses autres collègues.
3.3 - Création des rôles pour les collaborateurs du bureau comptable
Il suffit maintenant de définir un rôle au groupe 'Utilisateurs fiduciaire' créé précédement.
Les 3 utilisateurs du groupe 'Utilisateurs fiduciaire' ont ainsi hérités du rôle 'Connect Accountant'
Il n'est intéressant de créer des groupes que dans le cadre d'une utilisation multi-utilisateurs. Dans le cas contraire vous pouvez directement définir uniquement un rôle à votre utilisateur.
4 - Les opérations à réaliser par les collaborateurs du bureau comptable sur le portail de digitalisation
4.1 - Création des utilisateurs finaux (les clients du bureau comptable)
Dans le menu
, chaque collaborateur du bureau comptable peut à présent y créer les utilisateurs auquels il a décidé de donner accès au module Connect.Paramétrage avance de l'utilisateur 'Entrepreneur'
Une fois que l'utilisateur 'Entrepreneur' a été créé, vous pouvez décider de ne pas l'autoriser à envoyer directement les documents qu'il dépose sur la plate-forme Connect à la reconnaissance OCR.
Pour ce faire, glissez simplement le curseur vers la droite de manière à activer cette restriction. Les documents déposés sur Connect devront êtres validés par un utilisateur du bureau comptable AVANT d'êtres envoyés à la reconnaissance OCR.
Cette fonctionnalité peut s'avérer être utile afin d'éviter que l'entrepreneur n'envoie à la reconnaissance des documents qui ne doivent pas figurer dans le dossier comptable et évite ainsi le décrémentage excessif de la cartouche de reconnaissance OCR du bureau comptable.
4.2 - Création des groupes et/ou des rôles pour les utilisateurs finaux (les clients du bureau comptable)
L'utilisateur final étant à présent créé, il faut maintenant lui attribuer un groupe et/ou un rôle
Dans licence, créez un nouveau groupe en cliquant sur
Le groupe 'Connect Entrepreneur' est à présent créé. En double cliquant sur cette ligne, vous pouvez à présent y ajouter l'identifiant de vos entrepreneurs en cliquant dans le menu User sur le bouton
.Recherchez l'identifiant de votre entrepreneur sur base du WinBooks ID que vous lui avez créé..
Sélectionnez l'entrepreneur et attribuez-lui un rôle.
Attribuez le rôle 'Connect Entrepreneur' au groupe précédement crée.
Créez de la même manière tous les identifiants pour vos entrepreneurs.
Il n'est intéressant de créer des groupes que dans le cadre d'une utilisation multi-utilisateurs. Dans le cas contraire vous pouvez directement définir uniquement un rôle à votre utilisateur.
5 - Dans l'application WinBooks Classic
5.1 - Liaison entre un dossier comptable et Connect
Chaque collaborateur du bureau comptable, peut à présent définir et paramétrer les dossiers comptables qu'il désire utiliser en liaison avec Connect
Lorsque la connexion entre WinBooks Classic - Virtual Invoice et WinBooks Connect est établie, vous pouvez activer la liaison pour un dossier comptable. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur sous-menu PARAMETRAGE et sélectionnez l'option WinBooks Connect Cochez l'option Activer WinBooks Connect pour ce dossier. Une série de contrôles est effectuée permet à tout moment de réexécuter ces contrôles Si tous les contrôles sont positifs, WinBooks Connect est prêt à être utilisé. Le processus d'activation peut prendre entre 10 et 180 secondes. Une fois que WinBooks Connect est activé pour ce dossier, il vous est possible d'exécuter le . Ce processus n'est pas obligatoire. Cette option, à n'utiliser qu'une seule fois, permet d'envoyer vers WinBooks Connect les documents PDF déjà liés à une pièce comptable dans ce dossier pour les deux exercices courants. Ce processus s'exécute en temps réel, l'utilisateur ne pourra pas travailler dans son dossier WinBooks jusqu'à la fin de la procédure. Il est vivement conseillé de débuter ce processus lorsque l'utilisateur n'a pas besoin de WinBooks Classic (pause, l'heure du déjeuner , au moment de quitter le bureau ...). Le temps nécessaire pour finaliser ce traitement dépend du nombre de documents et de la vitesse de la connexion Internet. La section des utilisateurs est facultative et est utilisée pour la création de tâches prédéfinies. Cependant, c'est aussi depuis cet écran que la fiduciaire peut créer un utilisateur supplémentaire pour ce dossier et donc définir quel est le client qui a accès à ce dossier. Cliquez sur pour créer le WinBooksID de votre client. Il ne s'agit pas ici de définir les rôles de chaque utilisateur dans WinBooks Connect. Les rôles "Comptable" et "Entrepreneur" sont gérés sur le Portail de Management. A tout moment, tous les accès, utilisateurs et modules de WinBooks Connect peuvent être gérés à partir du portail. Il n'y a aucune obligation de passer par WinBooks Classic pour cela, car WinBooks Classic est un "client" de l'API (Connect et DEP) permet d'accéder à la liste des utilisateurs du Portail de Management (portal.winbooks.be) permet d'accéder au calendrier des tâches défini dans WinBooks Connect permet d'accéder aux documents archivés dans WinBooks Connect Ce paramétrage doit être exécuté pour chaque dossier comptable pour lequel vous désirez exploiter WinBooks Connect.Pour établir la liaison entre un dossier WinBooks Classic et WinBooks Connect
Onglet Général
Activation
Synchronisation
Utilisateurs
Les actions
5.2 - Paramétrage du module Connect pour chaque dossier comptable